Obieg faktur kosztowych


Akceptacja faktur kosztowych jest procesem obecnym w każdej bez wyjątku firmie. Zależnie od poszczególnych czynników może zająć kilka minut aż po bardzo czasochłonny zakres działań wielopoziomowego obiegu. Czynnikami takimi są: poziom rozbudowania firmy, czyli ilość posiadanych działów, ilość pracowników, czy poziom i jakość organizacji procesów obiegu dokumentów.

Naturalnie, im więcej występuje tych czynników, tym większa jest szansa na to, że dokument może zostać źle odebrany, zagubiony oraz że cały ten proces będzie zajmować wiele czasu. W takim też przypadku czas na oczekiwanie akceptacji kosztów co do konkretnych działań znacznie się wydłuża. Pojawiają się nie tylko opóźnienia w realizacji konkretnych działań, ale jeszcze i do tego zbędne koszty. Niestety, wiele firm nie bierze tego pod uwagę.

Tymczasem, pojawiła się szybka, sprawna i skuteczna alternatywa. Mianowicie, chodzi tutaj o akceptację faktury kosztowej. Jest to obieg faktury w formie elektronicznej, którą proponuje również Nasza firma softwarowa proponując program oparty na tej zasadzie. Wystarczy zapoznać się z tym system oraz zmienić swoje przyzwyczajenia odnośnie pracy z fakturami, a bardzo szybko będzie można znaleźć zalety stosowania tego typu rozwiązań.

Główną zaletą akceptacji faktur w formie elektronicznej jest prosta obsługa, która przypomina obsługę poczty mailowej. Jedynie za pomocą kilku kliknięć będzie można przeprowadzić ten jakże do tej pory żmudny proces. Jest to znaczne uproszczenie dotychczas stosowanych procedur obiegu dokumentów firmowych. Oczywiście, jest ono zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz niezbędnymi standardami kontroli jakości.

Taki scenariusz obiegu dokumentu posiada zdefiniowane reguły, dzięki czemu Dział Księgowości będzie działać skuteczniej, co pozwoli na szybszą realizację konkretnych transakcji. Możliwość otrzymywania powiadomień mailowych oraz wyposażenia programu w dodatkowe systemy tym bardziej to ułatwi. Akceptacja faktury kosztowej to zaleta e – archiwum.

  • Tomasz Matuszczyk
  • 10/02/2014
  • 0
  • Sekretariat Archiwum, Archiwizacja danych

Dodaj komentarz