Przedstawiamy najważniejsze zmiany wprowadzone w wersji 2.0


1. Integracja dziennika korespondencji z elektronicznym archiwum


Każdą korespondencję wprowadzoną do systemu możemy zarchiwizować. Archiwizacja polega na utworzeniu dokumentów w wybranym archiwum (Segregator/Teczka) oraz przekopiowanie załączników z korespondencji. Ważne: Podczas archiwizacji załączniki nie są usuwane z korespondencji.
Aby dokonać archiwizacji należy zaznaczyć dane dokumenty i wybrać opcję Archiwizuj zaznaczone.

elektroniczne archiwum

Z dostępnych opcji należy wybrać Typ archiwum (Segregator/Teczka) oraz wskazać konkretną nazwę archiwum.

Potwierdź archiwizację

Aby zaakceptować należy wybrać Archiwizuj. Po wykonaniu archiwizacji system na liście oznaczy daną korespondencję jako zarchiwizowaną.

Lista archiwum

Uwaga. Jeżeli na liście nie jest widoczna kolumna Archiwizacja należy dodać ją do listy oraz za pomocą organizatora listy zachować widok.
Prawy klawisz na nagłówku kolumny - Wybór kolumn

Wybór kolumny

Podwójne kliknięcie na polu archiwum

Dostosowywanie

Aby zapisać widok prawym klawiszem na liście organizator listy – Zapisz

Zapisanie zmian

Po zarchiwizowaniu pomiędzy korespondencją a archiwum tworzy się relacja. Będąc w korespondencji w łatyw sposób możemy otworzyć dokument z archiwum.

Relacja archiwum

2. Dodanie dodatkowych statusów korespondencji


Za pomocą słowników możemy rozszerzyć listę dostępnych statusów. Słowniki – Dodatkowe statusy

Dodatkowe statusy dziennik korespondencji

3. Wprowadzenie możliwość śledzenia czasu realizacji danej korespondencji


Wprowadzając daną korespondencję możemy ustawić sygnaturę czasu. Sygnatura czasu określa datę do kiedy dana korespondencja musi uzyskać status Zatwierdzona.

Sygnatura czasu

Za pomocą znacznika na liście korespondencji możemy sprawdzić która korespondencja przekroczyła sygnaturę czasu (jest przeterminowana ).

Sygnatura czasu

Uwaga: . Jeżeli na liście nie jest widoczna kolumna Opóźnienie należy dodać ją do listy oraz za pomocą organizatora listy zachować widok.

4. Wprowadzenie pola data przesyłki


Data przesyłki

  • Tomasz Matuszczyk
  • 22/01/2012
  • 0
  • Insrtukcje, Sekretariat Firma

Dodaj komentarz