Dziennik korespondencji elektronicznym obiegu dokumentów
Dziennik korespondencji w elektronicznym obiegu dokumentów umożliwia zarządzanie korespondencją elektroniczną i udokumentowanie jej obiegu. Jest to narzędzie, które pomaga w organizowaniu i śledzeniu wszelkich komunikatów wysyłanych w ramach organizacji. Dziennik może być wykorzystywany do rejestrowania wszelkich komunikatów przekazywanych za pomocą poczty elektronicznej, faksów lub wiadomości SMS.
Komunikacja w firmie dzięki dziennikowi korespondencji
Dziennik korespondencji w elektronicznym obiegu dokumentów ułatwia monitorowanie wszystkich komunikatów wysłanych i otrzymanych w ramach jednej organizacji. Umożliwia to śledzenie obiegu dokumentów i sprawdzanie, kto był odpowiedzialny za wysłanie i otrzymanie dokumentów. Może również ułatwić wykrycie nieprawidłowości w obiegu dokumentów, które mogą mieć wpływ na działanie organizacji.
Dziennik korespondencji w elektronicznym obiegu dokumentów może być wykorzystywany do tworzenia raportów i statystyk dotyczących komunikatów wysłanych i otrzymanych. Umożliwia to lepsze zarządzanie korespondencją i udokumentowanie jej obiegu. Jest to szczególnie przydatne w przypadku, gdy korespondencja jest wymagana do celów prawnych lub dokumentacji działań.
Po co w firmie dziennik korespondencji
Korespondencja w elektronicznym obiegu dokumentów to nic innego jak e – obsługa sekretariatu, umożliwiająca sprawny przepływ danych nie tylko w samej firmie, ale i z innymi, współpracującymi z nią przedsiębiorcami. System ten stanowi udoskonaloną formę korespondencji tradycyjnej, polegającej na wymianie i wysyłaniu dokumentów w formie papierowej. System elektroniczny umożliwia wymianę dokumentów w formie cyfrowej, poprzez wysyłanie ich mailem lub przesłanie ich bezpośrednio do programu. Wysyłanie i odbieranie dokumentów w formie elektronicznej jest szybsze, bardziej wygodne i umożliwia szybkie porównywanie i przeglądanie informacji. System ten umożliwia również zasięgnięcie informacji o statusie dokumentu i możliwość jego archiwizacji, co znacznie ułatwia jego przechowywanie i dostęp do niego.
Obieg korespondencji pomiedzy działami
Właściwie skonfigurowany Dziennik korespondencji umożliwi sprawną ewidencję zbioru dokumentów wysyłanych, jak i otrzymywanych. Będzie to możliwe dzięki przyporządkowaniu do poszczególnych działów firmy odpowiedniej dla nich treści. Każdy dokument będzie można przypisać do odpowiedniej jednostki organizacyjnej w firmie, a także do osoby odpowiedzialnej za jego wygenerowanie lub odebranie. Dziennik korespondencji będzie również zawierał informacje o ewentualnych opóźnieniach w dostarczaniu lub odbieraniu dokumentów. Dzięki temu będzie można szybko weryfikować czy wszystkie dokumenty zostały dostarczone lub odebrane. Możliwe będzie również szybkie wyszukiwanie dokumentów po ich numerach lub treści.Tym samym, wyznaczona w danej firmie osoba do obsługi sekretariatu będzie też i miała możliwość wysyłać przypomnienia mailowe do pracowników odpowiedzialnych za daną korespondencję. Taka kategoryzacja dokumentów szybko pozwoli dokonać ich przyjęcia, co w konsekwencji pozwoli na szybsze rozpatrzenie konkretnej sprawy.
Gotowy program czy dziennik korespondencji w Excelu?
Dziennik korespondencji proponowany przez Naszą firmę ma wiele innych, równie przydatnych funkcji. Wśród nich wystarczy wymienić: podpinanie załączników pod korespondencję, współpracę z urządzeniami skanującymi, skanowanie seryjne dokumentów, tworzenie korespondencji seryjnej, tworzenie wysyłek seryjnych, wydruki korespondencji, kopert i książki nadawczej oraz prowadzenie konkretnych spraw. Widać więc, że e – korespondencja jest wszechstronna. Może być wykorzystywana w wielu różnych celach. Nasz dziennik korespondencji ma również wbudowane narzędzie wyszukiwania, które ułatwia szybkie przeszukiwanie dziennika w poszukiwaniu konkretnej informacji. Narzędzie to jest bardzo przydatne dla pracowników, którzy wykonują zadania związane z korespondencją. Można dzięki niemu łatwo odnaleźć szukaną informację w krótkim czasie. Dziennik korespondencji zawiera również możliwość tworzenia raportów. Dzięki temu można w prosty sposób przeglądać wszystkie wysyłane i otrzymywane korespondencje oraz wyciągać wnioski na ich podstawie. Raporty mogą być wykorzystywane do analizy sprawy, która może pomóc w podjęciu decyzji lub zoptymalizowaniu procesu.
Ilość dokumentów w korespondencji ma znaczenie
System Sekretariat pozwala również na tworzenie dowolnych grup kontrahentów, dzięki temu, że stworzyliśmy program umożliwiający zarządzanie wielotysięczną bazą danych. Między innymi dlatego w konkretnej korespondencji będzie można bardzo łatwo wyszukać kontakty o określonych parametrach, przy pomocy zaawansowanych filtrów. Dzięki temu możliwa będzie współpraca z wydajnymi bazami danych Microsoft SQL, czy też import kontaktów z zewnętrznych baz danych. Bez najmniejszego trudu będzie można przydzielić prawa dostępu do poszczególnych kontrahentów.
Tego rodzaju Dziennik korespondencji skutecznie usprawni działania każdej firmy, co będzie satysfakcjonujące nie tylko dla jej pracowników, ale oczywiście i Klientów. Tym samym też podniesie się renoma przedsiębiorstwa w branży.