Co to jest system PDF?

PDF (Portable Document Format) to format pliku, który zachowuje wygląd dokumentu niezależnie od komputera, programu i systemu, na którym go otworzysz. W firmie ma to konkretne znaczenie: pismo zeskanowane do PDF-a wygląda tak samo dziś i za dziesięć lat, a jego odmiana PDF/A została stworzona właśnie po to, żeby dokument dało się odczytać po latach przechowywania. Poniżej wyjaśniamy, czym jest ten format, czym różni się PDF/A, jak działa podpis elektroniczny w pliku PDF i jaką rolę PDF pełni w elektronicznym obiegu dokumentów.

Co to jest system PDF — podstawy formatu

PDF to uniwersalny format plików opracowany przez firmę Adobe Systems, od 2008 roku będący otwartym standardem ISO 32000. Służy do udostępniania dokumentów w sposób niezależny od oprogramowania, sprzętu i systemu operacyjnego. Plik zachowa swój oryginalny wygląd na dowolnym urządzeniu, na którym zostanie otwarty.

Jak działa plik PDF? W środku znajduje się opis dokumentu: układ stron, osadzone czcionki, obrazy i informacje o strukturze tekstu. Opis ten wywodzi się z języka PostScript, który określa, jak zawartość ma zostać wyświetlona na ekranie lub wydrukowana. Dlatego odbiorca nie musi mieć tej samej czcionki ani tego samego programu, co autor.

Poza samym tekstem plik PDF może zawierać:

• Obrazy — grafikę wektorową i rastrową, diagramy, wykresy.
• Odnośniki — aktywne linki do innych stron dokumentu, stron internetowych lub plików.
• Formularze — pola do wypełnienia, przyciski i pola wyboru.
• Multimedia — pliki dźwiękowe i wideo.
• Adnotacje — komentarze, podkreślenia i zaznaczenia.
• Warstwę tekstową z OCR — rozpoznany tekst pod obrazem skanu, dzięki któremu dokument da się przeszukiwać.

PDF/A — odmiana formatu stworzona do archiwizacji

Zwykły PDF wystarcza do przesłania oferty mailem, ale do wieloletniego przechowywania dokumentów stworzono osobny standard: PDF/A (norma ISO 19005). Różnica sprowadza się do jednej zasady — plik PDF/A musi być samowystarczalny. Wszystko, co jest potrzebne do jego poprawnego wyświetlenia, znajduje się w środku pliku.

W praktyce oznacza to, że PDF/A:

• ma osadzone wszystkie czcionki — dokument wyświetli się tak samo także wtedy, gdy za dziesięć lat nikt nie będzie miał tej czcionki zainstalowanej,
• nie odwołuje się do zasobów zewnętrznych — żadnych linków do plików, które mogą zniknąć,
• nie zawiera skryptów ani elementów wykonywalnych — nie ma JavaScriptu, który po latach nie zadziała albo okaże się luką bezpieczeństwa,
• nie jest zaszyfrowany — plik archiwalny musi dać się otworzyć bez hasła, którego po latach może już nikt nie pamiętać,
• zawiera opis kolorów — profil barwny jest zapisany w pliku, więc wydruk nie zmieni odcieni.

Standard ma kilka odmian. PDF/A-1 jest najbardziej rygorystyczny, PDF/A-2 dopuszcza między innymi kompresję JPEG2000 i przezroczystość, a PDF/A-3 pozwala dołączyć do dokumentu plik źródłowy — z tego korzystają na przykład faktury elektroniczne, w których obok wersji do czytania siedzi dołączony plik XML z danymi.

Jeśli budujesz elektroniczne archiwum dokumentów, wybór PDF/A zamiast zwykłego PDF-a jest decyzją, którą podejmuje się raz, a jej skutki widać po latach. Szerzej o zasadach porządkowania zbioru piszemy w artykule na czym polega elektroniczna forma archiwizacji dokumentów.

Podpis elektroniczny i zabezpieczenia pliku PDF

PDF jest jedynym powszechnie używanym formatem biurowym, w którym podpis elektroniczny jest osadzany wewnątrz dokumentu, a nie dołączany obok jako osobny plik. Dlatego właśnie w PDF-ie podpisuje się umowy, pisma urzędowe i dokumenty przekazywane przez e-Doręczenia.

Rodzaje podpisu w dokumencie PDF

• Podpis kwalifikowany — ma skutek prawny równy podpisowi własnoręcznemu. Wymaga certyfikatu od kwalifikowanego dostawcy i karty lub podpisu w chmurze.
• Podpis zaawansowany — jednoznacznie wskazuje podpisującego i wykrywa zmianę treści, ale nie jest automatycznie równy podpisowi odręcznemu.
• Pieczęć elektroniczna — podpisuje organizacja, nie osoba fizyczna. Używana do masowej wysyłki dokumentów.
• Znacznik czasu — dowodzi, że dokument istniał w danej postaci w konkretnym momencie.

Podpis w PDF-ie działa na zasadzie sumy kontrolnej: każda późniejsza zmiana choćby jednego znaku unieważnia podpis i czytnik to pokaże. To odróżnia podpisany PDF od skanu podpisanej kartki, który jest tylko obrazkiem i niczego nie dowodzi.

Hasła i uprawnienia

Niezależnie od podpisu plik PDF można zabezpieczyć hasłem otwarcia — wtedy dokument zobaczy wyłącznie ten, kto je zna. Osobno ustawia się uprawnienia: czy dokument wolno drukować, kopiować z niego tekst i wprowadzać zmiany. Warto pamiętać, że uprawnienia to zabezpieczenie umowne — respektuje je czytnik, więc nie chronią tak jak hasło. O tym, jak zabezpieczać całe zbiory dokumentów, a nie pojedyncze pliki, piszemy w artykule o bezpieczeństwie danych w programach do archiwizacji.

PDF w elektronicznym obiegu dokumentów

W firmie PDF rzadko jest celem samym w sobie — jest formatem, w którym dokument wchodzi do systemu i w którym z niego wychodzi. Ścieżka wygląda zwykle tak:

• Wejście — pismo przychodzące trafia do skanera i powstaje plik PDF, który zostaje zarejestrowany w dzienniku korespondencji razem z nadanym numerem i datą wpływu.
• Rozpoznanie treści — OCR dokłada do skanu warstwę tekstową, dzięki czemu dokument da się później znaleźć po treści, a nie tylko po numerze.
• Obieg wewnętrzny — ten sam plik krąży między osobami do dekretacji i akceptacji, bez drukowania kolejnych kopii.
• Wyjście — pisma wychodzące, zestawienia i pocztowa książka nadawcza są generowane do PDF-a, bo tylko on wygląda u odbiorcy tak samo jak u nadawcy.
• Archiwum — po zamknięciu sprawy dokument ląduje w archiwum, najlepiej w PDF/A, z zachowaniem okresu przechowywania.

Okresy przechowywania i sposób kwalifikowania dokumentów nie są dowolne — wynikają z instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt. Format pliku jest tu tylko narzędziem, ale narzędziem, które przesądza, czy po wymaganych latach dokument nadal da się odczytać i czy zachował moc dowodową.

Najczęściej zadawane pytania