System Zarządzania Jakością ISO 9001

Zarządzanie jakością

Moduł ISO umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją systemu zarządzania jakości. Jego przyjazny dla użytkownika interfejs zapewnia prosty dostęp do księgi jakości, procedur jakości, procesów oraz formularzy, przez co program stanowi doskonałe narzędzie pracy pełnomocnika ds. ISO w firmie. Jest to rozwiązanie przemyślane i zaprojektowane z myślą o użytkowniku, nie tylko pod kątem jego potrzeb, ale i udogodnień.

System zarządzania jakością funkcjonuje skuteczniej wówczas gdy cele organizacji są jasno zdefiniowane. Aby osiągnąć te cele, muszą one być mierzalne oraz mieć przełożenie na kluczowe wskaźniki przejrzystych i skutecznych procesów. Najlepszym dowodem zdolności organizacji do osiągnięcia sukcesu jest ciągłe doskonalenie wyników.

Jako specjaliści pragniemy dostarczać Państwu komplementarnych rozwiązań. Oznacza to, iż dysponujemy narzędziami, które w codziennym użytkowaniu pozwolą usprawnić etap wdrażania norm, monitorowania efektywności przeprowadzanych procesów oraz przygotowywanie obligatoryjnej dokumentacji. Proponujemy przede wszystkim oprogramowanie do ISO, które ułatwi Państwu samodzielne nadzorowanie zmian oraz wszystkich procesów im towarzyszących. Oprogramowanie do ISO zostało przygotowane przez specjalistów, którzy w ciągu swojej wieloletniej kariery zawodowej uczestniczyli w licznych standaryzacjach. Dzięki temu rozwiązania te odpowiadają na potrzeby organizacji z różnych branż.

Czym jest System Zarządzania Jakością ISO 9001

ISO 9001 to międzynarodowa norma, która stanowi podstawę do opracowania, wdrożenia i certyfikacji Systemów Zarządzania Jakością. Zawiera wymagania dotyczące systemu, które mają zastosowanie wtedy, gdy organizacja potrzebuje wykazać zdolność do ciągłego dostarczania wyrobu lub usługi spełniających wymagania klientów. System Zarządzania Jakością ISO 9001 nie jest zbiorem jednorazowych czynności — to sposób pracy oparty na podejściu procesowym, orientacji na klienta i ciągłym doskonaleniu, znanym jako cykl PDCA (planuj – wykonaj – sprawdź – działaj).

W praktyce norma porządkuje sposób, w jaki firma opisuje swoje procesy, nadzoruje dokumentację, wyznacza mierzalne cele jakości i reaguje na odchylenia. Wdrożenie ISO 9001 wymaga utrzymywania spójnej, aktualnej dokumentacji oraz dowodów na to, że system faktycznie działa. Właśnie w tym miejscu pojawia się rola oprogramowania: moduł ISO 9001 z linii Sekretariat przenosi te wymagania z segregatorów i rozproszonych plików do jednego, uporządkowanego systemu, w którym księga jakości, procedury, procesy i formularze są dostępne w jednym miejscu.

Norma obejmuje wymagania dotyczące zapewnienia jakości wyrobów i usług, a także projektowania i rozwoju, dzięki czemu znajduje zastosowanie w organizacjach o bardzo różnym profilu działalności. Moduł ISO 9001 wspiera firmę zarówno na etapie wdrażania normy, jak i w jej codziennym utrzymaniu. Aktualną normę PN-EN ISO 9001 w polskiej wersji językowej publikuje Polski Komitet Normalizacyjny.

Dla kogo jest moduł ISO 9001

Moduł ISO 9001 powstał z myślą o organizacjach, które wdrażają System Zarządzania Jakością od podstaw, oraz o tych, które utrzymują już posiadany certyfikat i chcą uprościć związaną z nim pracę. Ponieważ norma obejmuje jakość wyrobów, usług oraz projektowania i rozwoju, oprogramowanie odpowiada na potrzeby firm z różnych branż — od produkcji, przez usługi, po organizacje projektowe.

Najwięcej korzyści z modułu odnoszą osoby, które na co dzień odpowiadają za system jakości i jego dokumentację:

• pełnomocnicy i specjaliści ds. jakości oraz ds. ISO, dla których moduł jest głównym narzędziem pracy — zapewnia prosty dostęp do księgi jakości, procedur, procesów i formularzy;
• kadra zarządzająca, która potrzebuje jasno zdefiniowanych, mierzalnych celów jakości i przełożenia ich na kluczowe wskaźniki procesów;
• zespoły i pracownicy, którzy korzystają z aktualnych procedur w codziennej pracy i muszą mieć pewność, że pracują na obowiązującej wersji dokumentu;
• organizacje przygotowujące się do certyfikacji lub audytu, dla których uporządkowana i kontrolowana dokumentacja jest warunkiem wykazania zgodności z normą.

Moduł ISO 9001 sprawdza się zarówno w organizacji, która dopiero buduje księgę jakości, jak i tam, gdzie system funkcjonuje od lat i wymaga jedynie sprawnego, uporządkowanego utrzymania.

Nadzór nad dokumentacją jakości w praktyce

Nadzór nad dokumentacją to jeden z fundamentów Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 — i zarazem obszar, w którym najłatwiej o chaos, gdy dokumenty są rozproszone. Moduł ISO 9001 porządkuje ten proces, prowadząc dokument przez cały jego cykl życia: od utworzenia, przez sprawdzenie i zatwierdzenie, aż po wprowadzanie kolejnych zmian.

W codziennej pracy oznacza to konkretne udogodnienia:

• kontrolowane wprowadzanie zmian — każda modyfikacja dokumentu przebiega w nadzorowany sposób, a poprzednie wersje trafiają do archiwum zamiast bezpowrotnie znikać;
• archiwizacja poprzednich wersji — historia dokumentu pozostaje dostępna, co ułatwia wykazanie, jak system ewoluował;
• hierarchiczna budowa i powiązania między dokumentami — logiczna struktura pozwala szybko poruszać się po systemie i przyspiesza przeglądanie danych;
• tworzenie dokumentów we wbudowanym edytorze lub dołączanie gotowych plików przygotowanych w MS Word, Excel czy Open Office;
• obieg bez papieru — dokumenty można tworzyć, sprawdzać i zatwierdzać w całości elektronicznie.

Dzięki temu księga jakości oraz komplet procedur, procesów i formularzy pozostają spójne, aktualne i dostępne dla uprawnionych osób. Pełnomocnik ds. ISO zyskuje przejrzysty obraz całej dokumentacji, a zespół pewność, że sięga po obowiązującą wersję — bez ryzyka, że w obiegu funkcjonuje kilka rozbieżnych kopii tego samego dokumentu.

Uporządkowany nadzór nad dokumentacją przekłada się też na sprawniejszą codzienną pracę zespołu. Gdy procedury są logicznie powiązane, a nawigacja po systemie prosta, pracownicy szybciej odnajdują potrzebny dokument, a wdrożenie nowej osoby w zasady systemu jakości staje się łatwiejsze. Utrzymanie Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 przestaje wtedy być obciążeniem administracyjnym, a staje się naturalnym elementem organizacji pracy.

Moduł ISO 9001 a prowadzenie dokumentacji jakości w Excelu i na papierze

Wiele firm rozpoczyna przygodę z jakością, prowadząc dokumentację w arkuszach kalkulacyjnych i papierowych segregatorach. Takie podejście działa do pewnej skali, jednak wraz z rozrostem systemu ujawnia swoje ograniczenia: trudno ustalić, która wersja procedury jest aktualna, historia zmian bywa nieczytelna, a dostęp do dokumentów zależy od tego, kto akurat ma dany plik lub skoroszyt.

Moduł ISO 9001 zastępuje ten model uporządkowanym środowiskiem pracy:

• zamiast wielu kopii pliku krążących w mailach — jedno źródło aktualnej dokumentacji z kontrolowanymi zmianami;
• zamiast ręcznego pilnowania numeracji wersji — automatyczna archiwizacja poprzednich wersji dokumentu;
• zamiast luźno powiązanych arkuszy — hierarchiczna struktura i powiązania między dokumentami, które ułatwiają nawigację;
• zamiast drukowania do podpisu — tworzenie, sprawdzanie i zatwierdzanie dokumentów bez papieru;
• zamiast plików rozproszonych po dyskach — wspólny dostęp zespołu do księgi jakości, procedur i formularzy.

Przejście z Excela i papieru na moduł ISO 9001 nie oznacza rezygnacji z dotychczasowych plików — dokumenty przygotowane w popularnych edytorach można dołączać do systemu. Zmienia się natomiast to, co dla normy najważniejsze: dokumentacja staje się nadzorowana, wersjonowana i dostępna w jednym miejscu, a utrzymanie Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 przestaje zależeć od dyscypliny w nazywaniu plików.

Wybrane zdjęcia z modułu ISO 9001