Zlecenia spedycyjne – program do obsługi spedycji

ZLECENIA SPEDYCYJNE to program, który umożliwia kompleksową obsługę zleceń spedycyjnych. Wystawisz i zweryfikujesz zlecenia przewozowe, utworzysz dokumenty i listy przewozowe, będziesz zarządzać kontrahentami, uzyskasz informacje o stawce frachtowej oraz skontrolujesz przebieg realizacji zleceń.

Dlaczego warto

Program do wystawiania zleceń spedycyjnych porządkuje codzienną pracę spedytora — wszystkie zlecenia spedycyjne prowadzisz w jednym systemie — i przekłada się na wymierne korzyści:

• Oszczędność czasu dzięki automatyzacji wystawiania zleceń.
• Konfigurowalność — listy zleceń, kontrahentów i wydruki dopasowane do potrzeb.
• Bezpieczeństwo — dane przechowywane lokalnie, dostęp chroniony loginem i hasłem.
• Praca wielostanowiskowa z różnymi poziomami uprawnień.
• Funkcjonalność systemu TMS: zlecenia, trasy, kontrahenci.

System zleceń spedycyjnych

Co powinno zawierać zlecenie spedycyjne

Zlecenie spedycyjne to dokument, w którym zleceniodawca powierza spedytorowi zorganizowanie przewozu towaru — zgodnie z art. 794 Kodeksu cywilnego spedycja to działalność polegająca na organizacji przewozu oraz koordynacji i planowaniu tego procesu. Aby dokument był kompletny i nie budził wątpliwości między stronami, powinien jednoznacznie opisywać ładunek, trasę, terminy oraz warunki rozliczenia. Prawidłowo wystawione zlecenia spedycyjne zawierają przede wszystkim:

• dane zleceniodawcy oraz zleceniobiorcy (spedytora),
• termin i miejsce załadunku oraz rozładunku,
• specyfikację ładunku — rodzaj, wymiary, wagę i liczbę sztuk,
• rodzaj transportu, wymagane rodzaje pojazdów oraz numer kontenera,
• wymagania dotyczące załadunku, rozładunku i dokumentacji,
• dane kierowcy oraz pojazdu,
• warunki płatności — ustaloną kwotę wynagrodzenia oraz termin zapłaty.

Warto odróżnić trzy pokrewne pojęcia. Umowa spedycji to szersza umowa o usługi spedycyjne, w której spedytor zobowiązuje się do zorganizowania przewozu. Zlecenie spedycyjne jest konkretnym dokumentem stwierdzającym zobowiązanie do wykonania określonych zadań w ramach tej współpracy. Z kolei zlecenie przewozowe ogranicza się zwykle do terminów załadunku i rozładunku oraz kierunku docelowego — w zleceniu spedycyjnym pojawiają się natomiast szczegóły dotyczące organizacji całego transportu. Dobrze przygotowane zlecenia spedycyjne zabezpieczają więc interesy obu stron transakcji.

Wystawianie takich dokumentów ręcznie bywa czasochłonne i podatne na błędy. Program do wystawiania zleceń spedycyjnych automatyzuje ten proces: korzysta z bazy kontrahentów z możliwością pobrania danych z GUS, generuje dokumenty do PDF wraz z listami przewozowymi, a dzięki pracy wielostanowiskowej pozwala prowadzić dokumentację całego zespołu w jednym, spójnym systemie. Dzięki temu zlecenia spedycyjne powstają szybciej i według jednego, powtarzalnego schematu.

Rola spedytora w organizacji transportu

Spedycja to działalność złożona, dlatego wystawiane dokumenty przewozowe są tylko jednym z elementów szerszej pracy spedytora. Organizując przewóz, spedytor musi znać przepisy i procedury związane z transportem, ochroną środowiska, finansami, ubezpieczeniami oraz handlem międzynarodowym. Do jego zadań należy nie tylko znalezienie najlepszej trasy i ceny, ale też załatwienie formalności, zarządzanie ryzykiem i nadzór nad przepływem towarów, tak aby dostawa była bezpieczna i terminowa. Spedytor na bieżąco informuje również klienta o statusie zamówienia i dostawy, a dobrze prowadzone zlecenia porządkują wszystkie te informacje w jednym miejscu.

Zakres usług spedycyjnych

Zakres spedycji obejmuje wiele czynności — od planowania i organizacji transportu po jego koordynację. Do typowych usług spedycyjnych należą m.in.:

• organizacja i planowanie transportu wraz ze śledzeniem przesyłki na każdym etapie podróży
• wyszukiwanie najbardziej odpowiednich połączeń transportowych
• negocjowanie cen transportu i składanie zamówień
• przygotowanie dokumentacji przewozowej
• koordynacja wszelkich spraw związanych z transportem
• pomoc w zapewnieniu bezpiecznej i terminowej dostawy
• obsługa reklamacji i rozwiązywanie sporów oraz usługi konsultingowe

Tak szeroki zakres usług sprawia, że zlecenia spedycyjne pełnią rolę dokumentu spinającego całą organizację przewozu — od wyboru trasy, przez przygotowanie dokumentacji, aż po rozliczenie i obsługę ewentualnych reklamacji.

Prawa i obowiązki stron umowy spedycji

Podstawowym prawem spedytora — i zarazem obowiązkiem strony zlecającej — jest terminowa zapłata wynagrodzenia za wykonane usługi. Zleceniodawca ma też obowiązek przekazać spedytorowi wszystkie informacje niezbędne do realizacji zlecenia: miejsce odbioru i dostawy, rodzaj i termin usługi oraz szczegóły ładunku, takie jak wymiary, waga i liczba sztuk. Po stronie spedytora leży dostarczenie towaru na czas i w nienaruszonym stanie, zapewnienie właściwego nadzoru nad ładunkiem w trakcie transportu oraz prawidłowe wykonanie wszystkich czynności przewozowych. Spedytor przekazuje również zlecającemu komplet dokumentów — potwierdzenie wykonania usługi, fakturę lub rachunek, dokument przewozowy oraz dokumenty potwierdzające odprawę celną.

Zlecenie spedycyjne jako narzędzie kontroli kosztów

Zlecenie spedycyjne to nie tylko potwierdzenie zawarcia umowy — to również narzędzie do monitorowania kosztów i czasu realizacji transportu. Zawiera najważniejsze informacje o przesyłce: rodzaj i czas transportu, adresy nadawcy i odbiorcy, rodzaj, wagę i wymiary ładunku, termin wysyłki, koszty i termin zapłaty za usługę oraz dane o ubezpieczeniu towaru. Komplet tych danych pozwala sprawnie przeprowadzić przewóz, a jednocześnie stanowi podstawę rozliczenia między nadawcą a spedytorem i ułatwia kolejne czynności — od kontroli celnej po wystawianie faktur. Dlatego dobrze prowadzone zlecenia bezpośrednio wpływają na kontrolę marży i rentowność każdego przewozu.

Zarządzanie spedycją w systemie TMS

Program, w którym powstają zlecenia spedycyjne, bywa nazywany systemem TMS (Transport Management System). Udostępnia narzędzia do tworzenia, edytowania i usuwania zleceń, wyszukiwania i porównywania tras oraz definiowania szablonów, które przyspieszają wystawianie kolejnych dokumentów. Osobny moduł porządkuje pracę z kontrahentami — pozwala tworzyć i edytować ich profile oraz śledzić historię transakcji.

W praktyce moduł zleceń umożliwia wystawienie zlecenia spedycyjnego, przygotowanie wydruków według różnych szablonów oraz podgląd realizacji. System generuje też raporty — listy przewozowe, dane o dostawie i inne zestawienia — a wbudowane śledzenie zleceń daje pewność, że transport przebiega zgodnie z ustaleniami.

Ile kosztują zlecenia spedycyjne

Licencja wieczysta od 650 zł netto – bez abonamentu. Cena obejmuje moduł spedycyjny (500 zł), jedną licencję dostępową (150 zł), wdrożenie oraz wsparcie techniczne na rok. Każdy kolejny użytkownik pracujący jednocześnie to 150 zł netto. Odnowienie wsparcia na następny rok – 20% wartości licencji. Dokładną wycenę policzysz w konfiguratorze oferty.

Wybrane zdjęcia z programu Zlecenia spedycyjne