Zlecenia spedycyjne – program do obsługi spedycji

ZLECENIA SPEDYCYJNE to program, który umożliwia kompleksową obsługę zleceń spedycyjnych. Wystawisz i zweryfikujesz zlecenia przewozowe, utworzysz dokumenty i listy przewozowe, będziesz zarządzać kontrahentami, uzyskasz informacje o stawce frachtowej oraz skontrolujesz przebieg realizacji zleceń.

Dlaczego warto

Program do wystawiania zleceń spedycyjnych porządkuje codzienną pracę spedytora — wszystkie zlecenia spedycyjne prowadzisz w jednym systemie — i przekłada się na wymierne korzyści:

• Oszczędność czasu dzięki automatyzacji wystawiania zleceń.
• Konfigurowalność — listy zleceń, kontrahentów i wydruki dopasowane do potrzeb.
• Bezpieczeństwo — dane przechowywane lokalnie, dostęp chroniony loginem i hasłem.
• Praca wielostanowiskowa z różnymi poziomami uprawnień.
• Funkcjonalność systemu TMS: zlecenia, trasy, kontrahenci.

System zleceń spedycyjnych

Co powinno zawierać zlecenie spedycyjne

Zlecenie spedycyjne to dokument, w którym zleceniodawca powierza spedytorowi zorganizowanie przewozu towaru — zgodnie z art. 794 Kodeksu cywilnego spedycja to działalność polegająca na organizacji przewozu oraz koordynacji i planowaniu tego procesu. Aby dokument był kompletny i nie budził wątpliwości między stronami, powinien jednoznacznie opisywać ładunek, trasę, terminy oraz warunki rozliczenia. Prawidłowo wystawione zlecenia spedycyjne zawierają przede wszystkim:

• dane zleceniodawcy oraz zleceniobiorcy (spedytora),
• termin i miejsce załadunku oraz rozładunku,
• specyfikację ładunku — rodzaj, wymiary, wagę i liczbę sztuk,
• rodzaj transportu, wymagane rodzaje pojazdów oraz numer kontenera,
• wymagania dotyczące załadunku, rozładunku i dokumentacji,
• dane kierowcy oraz pojazdu,
• warunki płatności — ustaloną kwotę wynagrodzenia oraz termin zapłaty.

Warto odróżnić trzy pokrewne pojęcia. Umowa spedycji to szersza umowa o usługi spedycyjne, w której spedytor zobowiązuje się do zorganizowania przewozu. Zlecenie spedycyjne jest konkretnym dokumentem stwierdzającym zobowiązanie do wykonania określonych zadań w ramach tej współpracy. Z kolei zlecenie przewozowe ogranicza się zwykle do terminów załadunku i rozładunku oraz kierunku docelowego — w zleceniu spedycyjnym pojawiają się natomiast szczegóły dotyczące organizacji całego transportu. Dobrze przygotowane zlecenia spedycyjne zabezpieczają więc interesy obu stron transakcji.

Wystawianie takich dokumentów ręcznie bywa czasochłonne i podatne na błędy. Program do wystawiania zleceń spedycyjnych automatyzuje ten proces: korzysta z bazy kontrahentów z możliwością pobrania danych z GUS, generuje dokumenty do PDF wraz z listami przewozowymi, a dzięki pracy wielostanowiskowej pozwala prowadzić dokumentację całego zespołu w jednym, spójnym systemie. Dzięki temu zlecenia spedycyjne powstają szybciej i według jednego, powtarzalnego schematu.

Rola spedytora w organizacji transportu

Spedycja to działalność złożona, dlatego wystawiane dokumenty przewozowe są tylko jednym z elementów szerszej pracy spedytora. Organizując przewóz, spedytor musi znać przepisy i procedury związane z transportem, ochroną środowiska, finansami, ubezpieczeniami oraz handlem międzynarodowym. Do jego zadań należy nie tylko znalezienie najlepszej trasy i ceny, ale też załatwienie formalności, zarządzanie ryzykiem i nadzór nad przepływem towarów, tak aby dostawa była bezpieczna i terminowa. Spedytor na bieżąco informuje również klienta o statusie zamówienia i dostawy, a dobrze prowadzone zlecenia porządkują wszystkie te informacje w jednym miejscu.

Zakres usług spedycyjnych

Zakres spedycji obejmuje wiele czynności — od planowania i organizacji transportu po jego koordynację. Do typowych usług spedycyjnych należą m.in.:

• organizacja i planowanie transportu wraz ze śledzeniem przesyłki na każdym etapie podróży
• wyszukiwanie najbardziej odpowiednich połączeń transportowych
• negocjowanie cen transportu i składanie zamówień
• przygotowanie dokumentacji przewozowej
• koordynacja wszelkich spraw związanych z transportem
• pomoc w zapewnieniu bezpiecznej i terminowej dostawy
• obsługa reklamacji i rozwiązywanie sporów oraz usługi konsultingowe

Tak szeroki zakres usług sprawia, że zlecenia spedycyjne pełnią rolę dokumentu spinającego całą organizację przewozu — od wyboru trasy, przez przygotowanie dokumentacji, aż po rozliczenie i obsługę ewentualnych reklamacji.

Prawa i obowiązki stron umowy spedycji

Podstawowym prawem spedytora — i zarazem obowiązkiem strony zlecającej — jest terminowa zapłata wynagrodzenia za wykonane usługi. Zleceniodawca ma też obowiązek przekazać spedytorowi wszystkie informacje niezbędne do realizacji zlecenia: miejsce odbioru i dostawy, rodzaj i termin usługi oraz szczegóły ładunku, takie jak wymiary, waga i liczba sztuk. Po stronie spedytora leży dostarczenie towaru na czas i w nienaruszonym stanie, zapewnienie właściwego nadzoru nad ładunkiem w trakcie transportu oraz prawidłowe wykonanie wszystkich czynności przewozowych. Spedytor przekazuje również zlecającemu komplet dokumentów — potwierdzenie wykonania usługi, fakturę lub rachunek, dokument przewozowy oraz dokumenty potwierdzające odprawę celną.

Zlecenie spedycyjne jako narzędzie kontroli kosztów

Zlecenie spedycyjne to nie tylko potwierdzenie zawarcia umowy — to również narzędzie do monitorowania kosztów i czasu realizacji transportu. Zawiera najważniejsze informacje o przesyłce: rodzaj i czas transportu, adresy nadawcy i odbiorcy, rodzaj, wagę i wymiary ładunku, termin wysyłki, koszty i termin zapłaty za usługę oraz dane o ubezpieczeniu towaru. Komplet tych danych pozwala sprawnie przeprowadzić przewóz, a jednocześnie stanowi podstawę rozliczenia między nadawcą a spedytorem i ułatwia kolejne czynności — od kontroli celnej po wystawianie faktur. Dlatego dobrze prowadzone zlecenia bezpośrednio wpływają na kontrolę marży i rentowność każdego przewozu.

Zarządzanie spedycją w systemie TMS

Program, w którym powstają zlecenia spedycyjne, bywa nazywany systemem TMS (Transport Management System). Udostępnia narzędzia do tworzenia, edytowania i usuwania zleceń, wyszukiwania i porównywania tras oraz definiowania szablonów, które przyspieszają wystawianie kolejnych dokumentów. Osobny moduł porządkuje pracę z kontrahentami — pozwala tworzyć i edytować ich profile oraz śledzić historię transakcji.

W praktyce moduł zleceń umożliwia wystawienie zlecenia spedycyjnego, przygotowanie wydruków według różnych szablonów oraz podgląd realizacji. System generuje też raporty — listy przewozowe, dane o dostawie i inne zestawienia — a wbudowane śledzenie zleceń daje pewność, że transport przebiega zgodnie z ustaleniami.

Wybrane zdjęcia z programu Zlecenia spedycyjne