Czym jest program do obsługi sekretariatu?
Program do obsługi sekretariatu to oprogramowanie, w którym sekretariat rejestruje pisma przychodzące i wychodzące, przekazuje je właściwym osobom, pilnuje terminów i przechowuje skany dokumentów. Zastępuje papierowy dziennik podawczy, segregatory i arkusze kalkulacyjne jednym rejestrem, do którego ma dostęp cały zespół.
Dobry system nie kończy się na korespondencji. Ten sam system prowadzi zwykle rejestr umów, terminarze, delegacje czy ewidencję wyposażenia – czyli wszystko, co w wielu firmach trafia na biurko sekretariatu.
Dlaczego papier i Excel przestają wystarczać?
Papierowy dziennik korespondencji i ręcznie prowadzone zestawienia sprawdzają się, gdy firma obsługuje kilkanaście pism miesięcznie, a rejestr prowadzi jedna osoba. Przy dziesiątkach pism i maili dziennie stają się źródłem błędów: numer nadany dwa razy, pismo, którego nikt nie może znaleźć, termin odpowiedzi, o którym przypomina dopiero ponaglenie.
Właściwe oprogramowanie rozwiązuje te problemy u źródła:
- natychmiastowy dostęp do historii korespondencji – wyszukiwarka zamiast przekopywania segregatorów,
- automatyczne przypomnienia o terminach – żadna sprawa nie umknie uwadze,
- jasny podział odpowiedzialności – przy każdym piśmie widać, kto się nim zajmuje i na jakim jest etapie.
Funkcje programu do obsługi sekretariatu, które robią różnicę
Porównując programy, sprawdź, czy mają te funkcje. To one decydują, czy system faktycznie odciąży sekretariat, czy będzie tylko elektroniczną wersją zeszytu.
- Rejestracja pism przychodzących i wychodzących z automatyczną numeracją – bez podwójnych numerów i luk w numeracji.
- Skanowanie i załączniki przy wpisie – skan pisma jest powiązany z konkretną sprawą, a nie leży osobno w folderze.
- Dekretacja i obieg – przekazanie pisma pracownikowi z terminem i powiadomieniem, a przy większych organizacjach ścieżki akceptacji.
- Terminy i przypomnienia – kalendarz, który sam pilnuje dat odpowiedzi.
- Wydruki kancelaryjne – pocztowa książka nadawcza, koperty, zestawienia z dziennika.
- Praca wielostanowiskowa – cały zespół pracuje na jednej, aktualnej bazie.
- Uprawnienia i historia zmian – każdy widzi tylko to, do czego ma dostęp, a każda operacja zostaje zapisana (ważne przy RODO).
- e-Doręczenia – korespondencja elektroniczna trafia do tego samego rejestru co papierowa.
- Raporty – zestawienie pism za dowolny okres w kilka sekund.
Program instalowany czy online?
Takie programy występują w dwóch odmianach. Funkcje bywają te same – różni się sposób dostępu i to, kto utrzymuje środowisko.
| Wersja instalowana (lokalna) | Wersja online (w chmurze) | |
|---|---|---|
| Gdzie działa | na komputerze lub serwerze w firmie | w przeglądarce, bez instalacji |
| Gdzie są dane | na własnym serwerze firmy | w środowisku dostawcy |
| Dostęp | głównie w sieci firmowej | z każdego miejsca z internetem |
| Aktualizacje | po stronie firmy | po stronie dostawcy |
| Dla kogo | firmy i urzędy, które chcą trzymać dane u siebie | zespoły rozproszone i pracujące zdalnie |
Ile kosztuje program do obsługi sekretariatu?
Ceny na rynku zależą głównie od liczby stanowisk i wybranych modułów. Na przykładzie systemu Sekretariat od AtSoftware:
- cena od 1 350 zł netto – obejmuje moduł Sekretariat Firma, jedną licencję dostępową, wdrożenie i wsparcie techniczne na rok,
- 150 zł netto za każdego kolejnego użytkownika pracującego jednocześnie – sekretariat z trzema stanowiskami to 1 650 zł netto,
- odnowienie licencji na kolejny rok – 20% wartości licencji.
Dokładną cenę dla swojej liczby stanowisk i modułów policzysz w konfiguratorze oferty systemu Sekretariat.
Sekretariat od AtSoftware – program stworzony dla polskich firm i urzędów
Program Sekretariat to program do obsługi sekretariatu zaprojektowany z myślą o polskich realiach – zgodny z RODO, KPA i e-Doręczeniami. Sercem systemu jest elektroniczny dziennik korespondencji, a kolejne moduły dokładasz wtedy, gdy są potrzebne: umowy, terminarze, delegacje, rejestr wyjść, mailing i SMS, ewidencja wyposażenia, ISO.
System działa w wersji instalowanej (z własnym serwerem MSSQL lub na istniejącym) oraz jako Sekretariat Online w przeglądarce. Korzystają z niego sekretariaty i kancelarie, urzędy i jednostki samorządu, szkoły i uczelnie oraz firmy produkcyjne i handlowe.
Jak zacząć – darmowe demo na 14 dni
Program możesz sprawdzić na własnych dokumentach, zanim cokolwiek kupisz. Pobierz pełną wersję na 14 dni – bez zobowiązań, ze wszystkimi funkcjami. Jeśli wolisz zobaczyć system na swoich procesach, umów bezpłatną prezentację.
Najczęściej zadawane pytania
Ile kosztuje program do obsługi sekretariatu?
W systemie Sekretariat od AtSoftware cena zaczyna się od 1 350 zł netto i obejmuje moduł Sekretariat Firma, jedną licencję dostępową, wdrożenie oraz wsparcie techniczne na rok. Każdy kolejny użytkownik pracujący jednocześnie to 150 zł netto, a odnowienie licencji na kolejny rok to 20% wartości licencji.
Czy jest darmowy program do obsługi sekretariatu?
Darmowe programy zwykle ograniczają się do prostego rejestru pism na jednym komputerze, bez obiegu, terminów i pracy zespołowej. System Sekretariat można bezpłatnie testować przez 14 dni w pełnej wersji, zanim podejmiesz decyzję o zakupie.
Czy program do obsługi sekretariatu działa online?
Tak. Sekretariat Online działa w przeglądarce, bez instalacji, z dostępem z każdego miejsca. Dostępna jest też wersja instalowana na komputerze lub serwerze firmy, dla organizacji, które chcą przechowywać dane u siebie.
Czy z programu może korzystać kilka osób jednocześnie?
Tak. Program działa wielostanowiskowo na wspólnej bazie danych. Każdy kolejny użytkownik pracujący jednocześnie to dodatkowa licencja dostępowa za 150 zł netto.
Czy program obsługuje e-Doręczenia?
Tak. Korespondencja z e-Doręczeń trafia do tego samego rejestru co pisma papierowe i maile, więc cała korespondencja jest obsługiwana w jednym obiegu.