Sekretariat WorkFlow – elektroniczny obieg dokumentów

Czym jest Sekretariat WorkFlow

Sekretariat WorkFlow to moduł elektronicznego obiegu dokumentów z linii Sekretariat, który porządkuje drogę pisma od momentu jego wpływu do firmy aż po archiwum. Każdy dokument — papierowy czy elektroniczny — trafia do jednego systemu, gdzie zostaje zarejestrowany, opisany i skierowany do właściwych osób. Zamiast krążącej po biurkach teczki pracujecie na jednej, elektronicznej wersji dokumentu, do której każdy uprawniony ma dostęp z poziomu przeglądarki.

Praca z dokumentem zaczyna się od jego wprowadzenia do systemu: zeskanowania pisma przychodzącego lub dołączenia gotowego pliku, a następnie rejestracji z odpowiednim opisem i kategorią. Dzięki temu dokument jest od początku powiązany z korespondencją, kontrahentem i sprawą, której dotyczy. To powiązanie sprawia, że później łatwo odtworzyć historię kontaktu z danym partnerem czy przebieg konkretnego procesu.

Moduł obsługuje dokumenty, które w firmach krążą najczęściej i najbardziej spowalniają pracę, gdy prowadzone są papierowo — między innymi:

• dziennikami podawczymi i pismami przychodzącymi,
• fakturami kosztowymi,
• umowami,
• zapotrzebowaniami wewnętrznymi,
• wnioskami urlopowymi i delegacjami,
• okólnikami oraz dowolnymi plikami dołączanymi do sprawy.

Dla kogo jest Sekretariat WorkFlow

Sekretariat WorkFlow sprawdza się wszędzie tam, gdzie przez firmę przepływa dużo dokumentów, a decyzje o nich wymagają akceptacji kilku osób. Im więcej pism, faktur i wniosków przechodzi przez ręce pracowników, tym więcej czasu pochłania ich ręczne rozdzielanie, przypominanie o zaległościach i szukanie zagubionych papierów. Moduł zdejmuje ten ciężar, prowadząc dokument ustaloną drogą i pilnując, by nie utknął na żadnym etapie.

Z modułu najczęściej korzystają:

• sekretariaty i kancelarie rejestrujące korespondencję przychodzącą i wychodzącą,
• działy księgowości i finansów obiegające faktury kosztowe do akceptacji,
• zarządy i kadra kierownicza zatwierdzające dokumenty i wnioski,
• firmy wielodziałowe, w których jeden dokument musi przejść przez kilka zespołów,
• organizacje wymieniające dokumenty z partnerami zewnętrznymi i dbające o bezpieczne ich przechowywanie.

Ponieważ Sekretariat WorkFlow jest konfigurowalny, ten sam moduł dopasujecie zarówno do małego biura, jak i do rozbudowanej struktury z wieloma działami. Reguły obiegu, rodzaje dokumentów i uprawnienia ustawiacie pod własne procesy, bez zmiany sposobu pracy narzuconego z góry.

Automatyzacja i ścieżki akceptacji dokumentów

Sercem Sekretariat WorkFlow są definiowane ścieżki obiegu. Dla każdego rodzaju dokumentu ustalacie, przez kogo i w jakiej kolejności ma przejść — od rejestracji, przez dekretację, po kolejne akceptacje. Gdy dokument trafi do systemu, sam wędruje wyznaczoną drogą, a osoby odpowiedzialne dostają go we właściwym momencie, bez ręcznego przekazywania z rąk do rąk.

Dekretacja pozwala skierować dokument do właściwej komórki lub osoby i opisać, czego dotyczy, a elektroniczne akceptacje zastępują odręczne podpisy i pieczątki. Na każdym etapie widać, kto ma dokument w danej chwili, co już zatwierdził i na kim proces czeka. Automatyczne powiadomienia informują użytkowników o zadaniach i terminach, dzięki czemu sprawy nie zalegają przez przeoczenie, a przełożony nie musi dopytywać, na jakim etapie znajduje się dana faktura czy umowa.

• definiowanie ścieżki obiegu osobno dla każdego typu dokumentu,
• dekretacja kierująca pismo do właściwej osoby lub działu,
• elektroniczne akceptacje zamiast papierowych podpisów,
• automatyczne powiadomienia o zadaniach i terminach,
• bieżąca kontrola statusu i etapu, na którym znajduje się dokument.

Archiwizacja i wyszukiwanie dokumentów w Sekretariat WorkFlow

Gdy dokument przejdzie całą ścieżkę, w Sekretariat WorkFlow nie ląduje w segregatorze, tylko trafia do elektronicznego archiwum. Wszystkie pisma, faktury i umowy przechowywane są w jednym miejscu, wraz z historią zmian i informacją o tym, kto i kiedy nad nimi pracował. Dzięki temu w każdej chwili można odtworzyć przebieg sprawy, a fizyczne kopie przestają być jedynym źródłem informacji. Papierowe archiwum, w którym każde pismo istnieje tylko w jednym egzemplarzu, zostaje zastąpione zbiorem elektronicznym dostępnym dla wszystkich uprawnionych naraz.

Ponieważ każdy dokument jest opisany i skategoryzowany już na wejściu, jego odnalezienie sprowadza się do kilku kliknięć — zamiast przeszukiwania szaf i teczek. Dostęp do zgromadzonych dokumentów porządkują prawa dostępu: poszczególne osoby i grupy widzą tylko to, do czego są uprawnione, więc materiały wrażliwe nie trafiają w niepowołane ręce. Uporządkowana kontrola dostępu ułatwia też spełnianie wymogów ochrony danych osobowych, nad których przestrzeganiem czuwa Urząd Ochrony Danych Osobowych. Uprawniony pracownik dociera do potrzebnego pisma z poziomu przeglądarki, niezależnie od tego, gdzie w danej chwili pracuje.

W ten sposób Sekretariat WorkFlow łączy trzy rzeczy, które papierowa dokumentacja zwykle rozdziela: uporządkowane archiwum, szybkie wyszukiwanie i kontrolę nad tym, kto ma do czego dostęp.

Sekretariat WorkFlow to zaawansowane narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Zastępuje papierową dokumentację i ręczne procesy automatyzacją przepływu, centralizacją danych i pełną kontrolą nad dokumentacją — oszczędzając czas i minimalizując ryzyko błędów.

Dlaczego warto

Dokumenty opisane i skategoryzowane — sprawne wyszukiwanie Prawa dostępu — pewność, że dokumenty nie trafią w niepowołane ręce Prosta administracja i rozbudowane prawa dostępu Możliwość modelowania formatki dokumentu Skrócenie czasu przetwarzania i wyższa ergonomia pracy Praca samodzielna lub jako element platformy Sekretariat

Sekretariat WorkFlow

Wybrane zdjęcia z systemu Sekretariat WorkFlow