Sekretariat Online – dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej

Czym jest Sekretariat Online

Sekretariat Online to chmurowa (online) wersja programu Sekretariat — tego samego dziennika korespondencji, który znasz z instalacji na komputerze, tyle że udostępnionego w modelu usługi przez internet. Zamiast wgrywać aplikację na firmowe stacje robocze i serwer, logujesz się do systemu przez przeglądarkę i pracujesz na bieżących danych z dowolnego urządzenia z dostępem do sieci. Cała warstwa techniczna — aplikacja i baza korespondencji — działa po stronie dostawcy.

W praktyce oznacza to, że system nie wymaga instalacji ani konfiguracji na komputerach użytkowników. Nie musisz też pilnować wersji programu na poszczególnych stanowiskach: aktualizacje i utrzymanie środowiska pozostają po stronie dostawcy, a Ty korzystasz zawsze z aktualnego wydania po zalogowaniu. To odciąża dział IT i skraca czas wdrożenia — do rozpoczęcia pracy wystarczy przeglądarka i dane dostępowe.

Zakres funkcjonalny pozostaje ten sam, co w wersji lokalnej. Program prowadzi rejestrację korespondencji otrzymanej i wysłanej, z możliwością przekazania pisma do kolejnego pracownika lub wysłania go pocztą elektroniczną. Pod każdy dokument korespondencji dodasz zeskanowane załączniki, dzięki czemu znika problem gromadzenia i wyszukiwania dokumentów papierowych. Osobna lista kontrahentów przechowuje najważniejsze informacje o podmiotach, z którymi firma prowadzi kontakty, a filtry na listach pozwalają szybko odnaleźć wpisy dotyczące zarówno korespondencji, jak i kontrahentów.

Dzięki temu przejście na wersję online nie oznacza rezygnacji z żadnej z dotychczasowych funkcji dziennika korespondencji — zmienia się wyłącznie sposób dostępu do programu, a nie zakres tego, co możesz w nim zrobić.

Dla kogo jest Sekretariat Online

Model online sprawdza się wszędzie tam, gdzie korespondencję rejestruje i obsługuje więcej niż jedna osoba, a te osoby nie zawsze pracują w jednym pomieszczeniu. Ponieważ dostęp do systemu odbywa się przez przeglądarkę, praca na wspólnym dzienniku korespondencji nie jest już przywiązana do konkretnego komputera w sekretariacie.

Sekretariat Online będzie dobrym wyborem między innymi dla:

• firm rozproszonych i organizacji z wieloma lokalizacjami, które potrzebują jednego wspólnego rejestru korespondencji dla wszystkich oddziałów;
• zespołów pracujących zdalnie i hybrydowo, gdzie pisma trzeba rejestrować i dekretować także spoza siedziby firmy;
• sekretariatów i biur podawczych obsługujących korespondencję przychodzącą i wychodzącą dla całej organizacji;
• firm, które nie chcą utrzymywać własnego serwera i instalować programu na każdym stanowisku, a wolą korzystać z gotowego środowiska online;
• osób, które potrzebują wglądu w dokumenty firmowe poza biurem — w drodze, u klienta czy z domu.

Wspólny mianownik tych sytuacji jest jeden: potrzeba dostępu do aktualnego dziennika korespondencji z różnych miejsc, bez kompromisu w postaci rozsynchronizowanych, lokalnych kopii danych. Sekretariat Online odpowiada na tę potrzebę, utrzymując jedną, wspólną bazę korespondencji, do której uprawnieni pracownicy logują się niezależnie od lokalizacji.

Bezpieczeństwo i dostępność danych w chmurze

Przeniesienie dziennika korespondencji do chmury naturalnie rodzi pytania o to, gdzie znajdują się dane i kto ma do nich dostęp. W modelu Sekretariat Online dane korespondencji przechowywane są w środowisku po stronie dostawcy, korzystającego ze specjalistycznego hostingu danych — utrzymanie i zabezpieczenie tej warstwy nie obciąża więc infrastruktury firmy klienta.

Dostęp do systemu jest możliwy z każdego miejsca, całą dobę, a jednocześnie pozostaje kontrolowany — pracują w nim wyłącznie uprawnieni użytkownicy, po zalogowaniu. Taki układ łączy wygodę pracy zdalnej z uporządkowanym dostępem do dokumentów: zamiast krążących mailem plików i lokalnych folderów masz jedno miejsce, w którym rejestrowana jest korespondencja i do którego dostęp można nadawać świadomie.

Utrzymywanie danych korespondencji w scentralizowanym, dostępnym online środowisku sprzyja też porządkowaniu obiegu dokumentów zgodnie z wewnętrznymi zasadami organizacji oraz wymogami ochrony danych osobowych (RODO), nad których przestrzeganiem czuwa Urząd Ochrony Danych Osobowych. Konkretny zakres zabezpieczeń, kopii zapasowych i warunków przetwarzania danych ustalamy indywidualnie na etapie wdrożenia — dopasowując rozwiązanie do specyfiki i wymagań danej firmy.

Sekretariat Online to dziennik korespondencji w chmurze – elektroniczny rejestr wszystkich pism przychodzących i wychodzących. Zamiast papierowych książek korespondencyjnych i arkuszy kalkulacyjnych zyskujesz szybki dostęp do informacji, śledzenie przepływu dokumentów i pracę z każdego miejsca, 24 godziny na dobę.

Dlaczego warto

Dostęp do dokumentów 24h/dobę z każdego miejsca Koniec chaosu — kontrola tworzenia, edycji i zatwierdzania Dane na specjalistycznym, bezpiecznym hostingu Webio Rozwiązanie oparte na sprawdzonym programie Sekretariat

Ile kosztuje Sekretariat Online

Licencja wieczysta od 1 350 zł netto – bez abonamentu. Cena obejmuje moduł Sekretariat Firma (1 200 zł), jedną licencję dostępową (150 zł), wdrożenie oraz wsparcie techniczne na rok. Każdy kolejny użytkownik pracujący jednocześnie to 150 zł netto. Odnowienie wsparcia na następny rok – 20% wartości licencji. Dokładną wycenę policzysz w konfiguratorze oferty.

Sekretariat Online

Sekretariat Online a wersja lokalna — co wybrać

Wersja lokalna i Sekretariat Online realizują tę samą pracę na dzienniku korespondencji — różnią się sposobem udostępnienia. Wersja lokalna instalowana jest w infrastrukturze firmy i sprawdza się tam, gdzie organizacja świadomie chce trzymać program i dane na własnym sprzęcie oraz samodzielnie odpowiadać za jego utrzymanie, a praca odbywa się głównie w jednej lokalizacji.

Sekretariat Online będzie z kolei naturalnym wyborem, gdy zależy Ci na szybkim starcie bez instalacji, dostępie do korespondencji z wielu miejsc i przeniesieniu utrzymania środowiska na dostawcę. To rozwiązanie dla firm rozproszonych, pracujących zdalnie lub po prostu preferujących model, w którym nie trzeba zajmować się własnym serwerem. Szczegółowe porównanie obu wariantów znajdziesz w zestawieniu „Wersja lokalna vs Sekretariat Online” powyżej — a jeśli nie masz pewności, który model lepiej odpowiada Twojej organizacji, pomożemy dobrać go podczas rozmowy wdrożeniowej.

Wybrane zdjęcia z systemu Sekretariat Online