Nie wiesz, który system wybrać? Doradzimy i wycenimy wdrożenie — bez zobowiązań.
Bezpłatna wycena +48 530 468 281Nie wiesz, który system wybrać? Doradzimy i wycenimy wdrożenie — bez zobowiązań.
Bezpłatna wycena +48 530 468 281Nie wiesz, który system wybrać? Doradzimy i wycenimy wdrożenie — bez zobowiązań.
Bezpłatna wycena +48 530 468 281Nie wiesz, który system wybrać? Doradzimy i wycenimy wdrożenie — bez zobowiązań.
Bezpłatna wycena +48 530 468 281W dzisiejszym świecie biznesu, skuteczna komunikacja jest kluczem do sukcesu każdej firmy. W tym kontekście, książka korespondencji może okazać się niezastąpionym narzędziem, pomagającym zwiększyć efektywność biura.
Ostatnia aktualizacja:
Rejestracja, wyszukiwanie i kontrola terminów korespondencji.
Pisma przychodzące i wychodzące w jednym rejestrze.
Odnajdywanie pism wg nadawcy, daty i sprawy.
Kontrola terminów odpowiedzi i spraw.
Cyfrowe kopie pism podpięte do wpisu.
Przekazywanie pism do właściwych osób.
Dostęp wg struktury organizacji.
Zestawienia korespondencji wg okresu.
Bezpieczne przetwarzanie danych.
Pismo trafia do rejestru.
Trafia do właściwej osoby.
Sprawa obsłużona w terminie.
Zapis w przeszukiwalnym archiwum.
Poznajemy sposób obsługi korespondencji w firmie.
Ustawiamy rejestry, kategorie pism i uprawnienia.
Łączymy z pocztą, modułami Sekretariatu i systemem ATSoftware DMS.
Uruchamiamy system i szkolimy zespół.
W erze komunikacji w czasie rzeczywistym, elektroniczna książka korespondencji umożliwia błyskawiczne przesyłanie informacji między członkami zespołu. Niezależnie od lokalizacji, użytkownicy mają natychmiastowy dostęp do najnowszych wiadomości, co eliminuje opóźnienia w komunikacji i pozwala na natychmiastowe reagowanie na zmiany czy ważne informacje.
Papierowy dziennik a elektroniczny
Elektroniczne narzędzie którym jest książka korespondencji działa jak archiwum, przechowując pełną historię komunikacji w jednym miejscu. To ogromna zaleta, ponieważ użytkownicy mogą szybko prześledzić poprzednie rozmowy, znaleźć niezbędne informacje i zrozumieć kontekst bez konieczności przeszukiwania wielu skrzynek pocztowych czy plików.
Warto rozdzielić dwie rzeczy, które łatwo pomylić. Książka korespondencji rejestruje i opisuje każde pismo w momencie jego przyjęcia — tworzy spis treści całej komunikacji. Archiwum przechowuje dokumenty po zakończeniu sprawy, zwykle bez tak szczegółowej rejestracji. Dlatego pisma da się odnaleźć w książce po nadawcy, dacie czy temacie, nawet jeśli sama sprawa jest już zamknięta i dokument leży w archiwum.
Jeśli dokumentów jest więcej niż sama korespondencja – umowy, dokumentacja projektowa, akta spraw – książkę korespondencji łączymy z ATSoftware DMS, naszym osobnym systemem zarządzania dokumentami. Rejestr pism zostaje wtedy punktem wejścia, a DMS przechowuje i porządkuje całość dokumentacji firmy.
Zarejestrowane pismo nie zostaje w sekretariacie — przekazujesz je pracownikowi lub komórce odpowiedzialnej, a system pilnuje, u kogo się znajduje i do kiedy ma być obsłużone. Każdy widzi dokładnie tę część rejestru, na którą ma uprawnienia: jedni rejestrują i dekretują, inni tylko przeglądają swoje sprawy. Dzięki temu nad jedną korespondencją pracuje kilka osób jednocześnie, bez przesyłania skanów mailem i bez powstawania drugiej wersji tego samego dokumentu.
Co zyskujesz
W części firm i instytucji ten sam rejestr nazywa się księgą korespondencji, a nie książką. Różnica jest wyłącznie w nazwie — chodzi o jeden spis pism przychodzących i wychodzących, prowadzony chronologicznie, z numeracją i możliwością odtworzenia historii sprawy. Program obsługuje oba nazewnictwa i nie wymusza żadnego z nich: nazwę rejestru, format numeracji i zakres pól ustawiasz pod własną instrukcję kancelaryjną.
Elektroniczna księga korespondencji zastępuje papierowy zeszyt, zachowując jego logikę: wpis powstaje w momencie przyjęcia pisma i nie da się go później cicho usunąć. Różnica polega na tym, co dochodzi — wyszukiwanie po treści i metadanych, przypomnienia o terminach, załączniki przy wpisie i kontrola tego, kto co widzi.
Zakres pól bywa narzucony przez wewnętrzne regulacje — jednostki publiczne opierają go zwykle na instrukcji kancelaryjnej i jednolitym rzeczowym wykazie akt. W programie dodajesz własne pola, więc rejestr da się dopasować do obowiązującej u Ciebie instrukcji zamiast naciągać instrukcję do programu.
W sekretariacie książka korespondencji jest narzędziem pierwszego kontaktu: tu pismo wchodzi do organizacji i tu zapada decyzja, gdzie trafi dalej. Elektroniczna książka korespondencji do sekretariatu skraca ten moment do jednego formularza — rejestrujesz pismo, nadajesz numer, dołączasz skan i od razu wskazujesz osobę odpowiedzialną wraz z terminem.
Każdy wpis ma status, więc od razu widać etap sprawy — pismo przyjęte, w trakcie realizacji, oczekujące na zatwierdzenie albo zakończone. To najczęstsza korzyść zgłaszana po wdrożeniu: sekretariat przestaje obdzwaniać działy, żeby ustalić, czy ktoś odpowiedział na pismo, bo widzi to w rejestrze.
Elektroniczna książka korespondencji do sekretariatu pozwala pracować kilku osobom jednocześnie, każdej w zakresie swoich uprawnień. Zamiast przesyłać skany mailem, udostępniasz pismo bezpośrednio z rejestru osobie lub komórce, która ma się nim zająć. Dzięki temu nie powstają dwie wersje tego samego dokumentu, a historia sprawy zostaje w jednym miejscu.
Rejestr działa też w wersji rozproszonej — jeśli sekretariat obsługuje kilka lokalizacji, korespondencja z każdej z nich trafia do wspólnej książki, a uprawnienia decydują, kto widzi całość, a kto tylko swój oddział.
Cena od 1 350 zł netto. Obejmuje moduł Sekretariat Firma (1 200 zł), jedną licencję dostępową (150 zł), wdrożenie oraz wsparcie techniczne na rok. Każdy kolejny użytkownik pracujący jednocześnie to 150 zł netto. Odnowienie licencji na kolejny rok — 20% wartości licencji. Dokładną wycenę policzysz w konfiguratorze oferty.
Współczesny program dziennik korespondencji umożliwia błyskawiczną rejestrację każdej przychodzącej wiadomości. Dzięki prostym interfejsom użytkownicy mogą łatwo wprowadzać informacje o nadawcy, temacie oraz treści korespondencji. To z kolei eliminuje ryzyko utraty danych oraz pomaga w szybkim dostępie do historii komunikacji.
Nowoczesne programy dla korespondencji automatycznie przypisują daty i godziny otrzymania korespondencji. Dodatkowo, możliwość przypisywania kategorii czy tagów pozwala na łatwe grupowanie i identyfikację poszczególnych wiadomości, co przyspiesza proces wyszukiwania i analizy korespondencji.
System książka korespondencji pozwala na gromadzenie pełnych informacji o nadawcy. Od podstawowych danych takich jak nazwa firmy czy adres, po szczegóły kontaktowe, umożliwiają tworzenie kompleksowych profili nadawców, co wspomaga personalizację komunikacji.
Uporządkowanie dokumentów w spójnych rejestrach – możliwość śledzenia historii dokumentów
Łatwe wyszukiwanie dokumentów, filtrowanie i tworzenie zestawień w odniesieniu do rozmaitych kryteriów
Uporządkowanie i przejrzystość działań związanych z obsługą umów, łatwe monitorowanie terminów wygaśnięcia umów
W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, efektywne zarządzanie korespondencją wymaga zaawansowanych narzędzi, które nie tylko ułatwiają organizację informacji, ale także umożliwiają szybkie dostosowanie się do zmieniających się potrzeb. W tym rozdziale skoncentrujemy się na kluczowych funkcjach, jakie powinien posiadać elektroniczny program dziennika korespondencji, aby sprostać wymaganiom współczesnego środowiska biznesowego i systemom kancelaryjnym.
System kategoryzacji stanowi fundament skutecznego zarządzania korespondencją. Elektroniczny dziennik korespondencji powinien umożliwiać elastyczne tworzenie i przypisywanie różnych kategorii czy tagów do poszczególnych wiadomości. To pozwala na łatwe grupowanie, identyfikację oraz analizę korespondencji w kontekście określonych obszarów tematycznych czy typów kontaktów.
Wymaganie współczesnego środowiska biznesowego to szybki dostęp do potrzebnych informacji. Elektroniczny program książka korespondencji powinien oferować zaawansowane opcje wyszukiwania. To nie tylko pozwala na szybkie odnalezienie konkretnej wiadomości czy załącznika, ale również usprawnia analizę treści, co jest niezwykle istotne w dynamicznym tempie współczesnego biznesu.
Integracje
W dzisiejszym świecie biznesu, w którym obieg informacji jest szybki i nieustanny, efektywne zarządzanie korespondencją oraz ewidencja korespondencji staje się niezwykle istotne. Elektroniczne programy dla książki korespondencji, pełniące rolę ewidencji dokumentów, to nie tylko narzędzia ułatwiające archiwizację, ale także kluczowe wsparcie w codziennych operacjach firmy. Dlaczego warto zainwestować w tę technologię? Oto kilka kluczowych powodów.
Program książka korespondencji oferuje efektywne rozwiązania przechowywania dokumentów. Wszystkie wiadomości, notatki, czy załączniki są uporządkowane i dostępne w jednym miejscu, eliminując konieczność ręcznego przeszukiwania katalogów czy folderów. To przyspiesza dostęp do potrzebnych informacji i ogranicza czas poświęcony na poszukiwania dokumentów.
Aplikacja książka korespondencji integruje funkcje zarządzania korespondencją i ewidencji dokumentów. Pozwalają na efektywne łączenie informacji o przychodzącej i wychodzącej korespondencji z faktycznymi dokumentami, co przekłada się na spójność i klarowność w organizacji dokumentacji.
Jak przebiega obsługa korespondencji
Do rejestrowania, wyszukiwania i monitorowania pism przychodzących i wychodzących oraz kontroli terminów spraw.
Tak, moduł kontroluje terminy odpowiedzi i spraw oraz wysyła przypomnienia.
Tak, cyfrowe kopie pism i załączniki podpina się do wpisu.
Tak, dane przetwarzane są bezpiecznie, z kontrolą dostępu i zgodnie z RODO.
Elektroniczna książka korespondencji przechowuje wszystkie pisma w jednym, przeszukiwalnym rejestrze z kontrolą dostępu, zamiast pojedynczego papierowego egzemplarza dostępnego tylko na miejscu.
Tak, program rejestruje zarówno korespondencję przychodzącą, jak i wychodzącą — wraz z datą, kategorią oraz danymi nadawcy lub adresata.
Tak. Elektroniczna księga korespondencji zastępuje papierowy rejestr — z wyszukiwaniem po treści i metadanych, kontrolą terminów, załącznikami przy wpisie i raportami w jednym miejscu. Nazewnictwo i format numeracji ustawiasz pod własną instrukcję kancelaryjną.
Numer kolejny i datę pisma, nadawcę lub odbiorcę, temat sprawy, sposób doręczenia, komórkę odpowiedzialną oraz status i termin odpowiedzi. Zakres pól można rozszerzyć o własne.
Najczęściej sekretariat lub kancelaria, ale dostęp można nadać wielu pracownikom i działom. Uprawnienia określają, kto rejestruje pisma, a kto tylko je przegląda.
Tak. Program obsługuje pracę zespołową z podziałem uprawnień — kilka osób jednocześnie rejestruje i przegląda korespondencję w zakresie swoich ról.
0/5 (0)
Bądź pierwszy!
Dziękujemy za ocenę!
Umów bezpłatną prezentację — pokażemy system na Twoich procesach i przygotujemy wycenę wdrożenia.
Umów bezpłatną prezentację