Sekretariat Mobile – mobilny dziennik korespondencji na telefonie i w przeglądarce

Pismo jest już w systemie. Osoba, która ma je zobaczyć — w drodze.

Sekretariat rejestruje korespondencję sprawnie: pismo dostaje numer, status, załącznik i trafia do właściwego działu. Problem pojawia się dalej. Kierownik jest u klienta, prezes w podróży, kierownik produkcji na hali — a każdy z nich potrzebuje jednej informacji: co przyszło i czy dotyczy mnie. Zostają telefony do sekretariatu, zdjęcia pism wysyłane komunikatorem i decyzje odkładane „do powrotu do biurka”.

Sekretariat Mobile zamyka tę lukę. Nie dodaje nowego rejestru ani nowego obiegu — daje dostęp do tego, co już jest w systemie, z urządzenia, które pracownik ma przy sobie.

Najlepiej widać to w zestawieniu: to samo pismo, dwa różne sposoby pracy — a mobilny dziennik korespondencji skraca drogę od wpływu pisma do decyzji.

Co daje mobilny dostęp do korespondencji

Rejestr pod ręką, nie „na biurku”

Lista korespondencji przychodzącej i wychodzącej z wyborem okresu, wyszukiwaniem i sortowaniem. Pisma nieprzeczytane są wyróżnione — jak w kliencie poczty — więc od razu widać, co jest nowe.

Decyzje bez czekania na powrót

Zmiana statusu, notatka do wpisu, przekazanie pisma do działu lub konkretnej osoby, sprawdzenie załącznika — z telefonu, w kilku dotknięciach. Każda operacja ląduje w dzienniku zmian, tak samo jak wykonana w programie na komputerze.

Rejestracja pisma poza biurem

Pełna formatka wpisu dostępna również w telefonie: kontrahent ze słownika, rodzaj przesyłki, dane dokumentu, dane nadawcze i finansowe, powiązanie z innym pismem, przekazanie i załączniki. Pismo odebrane w oddziale można wprowadzić na miejscu, a nie „przy najbliższej okazji”.

Zero podwójnej pracy dla administratora

Nie zakładasz nowych kont ani nie konfigurujesz uprawnień drugi raz. Pracownik loguje się swoim loginem z systemu Sekretariat i widzi dokładnie to, na co ma prawo.

W skrócie mobilny dziennik korespondencji sprowadza się do czterech konkretnych korzyści:

Jeden system, trzy sposoby pracy

Sekretariat Mobile nie jest osobnym programem. To nowy sposób dostępu do systemu, który już u Ciebie działa — programu Sekretariat. Aplikacja w przeglądarce i apka na Androida sięgają do tej samej bazy danych i wywołują tę samą logikę biznesową, z której korzysta wersja desktopowa. Program na komputerze pracuje dalej, bez zmian.

Jedna baza, zero synchronizacji

Wpis zarejestrowany w telefonie jest widoczny w programie na komputerze natychmiast — i odwrotnie. Nie ma eksportów, importów, replikacji ani „okna synchronizacji”, w którym dane mogłyby się rozjechać. Jest jeden rejestr korespondencji, tylko oglądany z różnych urządzeń.

Jedne reguły, więc identyczne zachowanie

Numeracja pism, dozwolone zmiany statusów, zapis do dziennika zmian, reguły przekazania, wysyłka powiadomień e-mail do pracowników — wszystko to wykonuje ten sam, sprawdzony przez lata mechanizm systemu Sekretariat. Wersja mobilna nie ma własnej, drugiej wersji tych reguł, więc nie może zacząć zachowywać się inaczej niż program główny.

Jedne uprawnienia, pilnowane po stronie serwera

Obowiązują ustawienia operatora zrobione raz w administracji systemu: kto może poprawiać wpisy, kto widzi dane finansowe, kto dane nadawcze, kto których kontrahentów. Uprawnienia sprawdza serwer przy każdym żądaniu — pracownik bez prawa do danych finansowych ich po prostu nie otrzymuje.

Wspólne są nawet ustawienia użytkownika

Integracja idzie głębiej, niż zwykle bywa w dodatkach mobilnych: wybrany zakres okresu listy (np. „ten miesiąc”, „ostatni kwartał”) zapisuje się w tym samym miejscu, z którego czyta program desktopowy. Ustawienie zrobione w telefonie zobaczysz po otwarciu programu na komputerze.

Podział zadań jest celowy

Wersja mobilna obsługuje to, co robi się w ruchu. Czynności sprzętowe i wsadowe zostają w desktopie, bo tam mają sens — skanowanie dokumentów wymaga skanera przy komputerze, a wydruk dziennika korespondencji, książki nadawczej czy kopert to zadanie dla drukarki w biurze.

W praktyce mobilny dziennik korespondencji krąży między biurem a telefonem w czterech krokach:

Zakres funkcji

Pierwszym i najważniejszym obszarem jest Korespondencja — przychodząca i wychodząca. Dostępny jest też pełny słownik Kontrahentów. Kolejne moduły systemu udostępniamy etapami (patrz „Plan rozwoju”).

Korespondencja przychodząca i wychodząca

• osobne rejestry pism otrzymanych i wysłanych,
• wybór okresu z gotowymi zakresami (dziś, ten tydzień, ten miesiąc, kwartał, rok, wszystko) oraz dowolny zakres dat — wspólny z programem na komputerze,
• wyszukiwanie i sortowanie, wyróżnienie pism nieprzeczytanych, ręczne oznaczanie przeczytane/nieprzeczytane,
• kartoteka wpisu z pełnym zestawem pól formatki desktopowej — dane dokumentu, dane nadawcze i dane finansowe (kwoty netto, VAT, brutto, termin płatności) — z poszanowaniem uprawnień do poszczególnych sekcji,
• rejestracja nowego pisma i edycja istniejącego, z walidacją i statusami zgodnymi z regułami systemu,
• przekazanie do działu i/lub konkretnego pracownika, z powiadomieniem e-mail,
• powiązanie pisma z innym dokumentem,
• usunięcie wpisu zgodnie z uprawnieniem i statusem — dokładnie jak w programie.

Załączniki

Dodawanie i usuwanie plików, podgląd PDF (np. faktury) i obrazów w dużym oknie oraz pobieranie. Na Androidzie załącznik otwiera się w aplikacji systemowej, a pobrany plik można zapisać w Plikach lub przesłać dalej.

Notatki i historia zmian

Notatki do wpisu: dodawanie, edycja własnej i usunięcie — na tych samych zasadach co w programie desktopowym. Zakładka „Zmiany” pokazuje historię wpisu: kiedy, co i kto zmienił.

Kontrahenci

Pełny słownik kontrahentów: lista z wyszukiwaniem, szczegóły (adres, dane kontaktowe, dane księgowe, urząd skarbowy), dodawanie, edycja, dezaktywacja i usuwanie — z zachowaniem uprawnień, w tym ograniczenia widoczności do kontrahentów przypisanych operatorowi.

Interfejs

Układ dostosowany do ekranu: na komputerze tabela z kolumnami, na telefonie czytelne karty. Motyw jasny i ciemny. Apka na Androida ma konfigurowalny adres serwera oraz opcję „Zapamiętaj mnie”, która korzysta z systemowego magazynu kluczy telefonu.

Z poziomu telefonu obsłużysz cały mobilny dziennik korespondencji wokół pojedynczego pisma:

Kto najbardziej korzysta z wersji mobilnej

Z wersji mobilnej najwięcej zyskują kierownicy i dyrektorzy, zarząd, sekretariat oraz osoby pracujące poza centralą — w oddziałach, magazynach, na produkcji i w trybie hybrydowym. Kierownictwo widzi pisma przekazane do swojego działu od razu, także w podróży, zarząd sięga po korespondencję i faktury bez proszenia o skan, a pismo odebrane w terenie wprowadza ta osoba, która je odebrała.

Mobilny dziennik korespondencji najwięcej zmienia tam, gdzie decyzje zapadają z dala od biurka:

• Kierownicy i dyrektorzy — pisma przekazane do ich działu widzą od razu, także w podróży.
• Zarząd — wgląd w korespondencję i faktury bez proszenia sekretariatu o skan.
• Sekretariat — mniej telefonów „czy przyszło?”, a rejestrację można dokończyć również spoza biurka.
• Oddziały, magazyny, produkcja — pismo odebrane na miejscu wprowadza osoba, która je odebrała.
• Firmy z pracą hybrydową — ten sam rejestr w biurze, w domu i u klienta.

Jak to działa

Sekretariat Mobile to warstwa dostępu, a nie druga baza danych. Aplikacja w przeglądarce i apka na Androida łączą się po HTTPS z usługą API zainstalowaną na Twoim serwerze (IIS, .NET Framework 4.8). Usługa korzysta z tych samych bibliotek logiki biznesowej i z tej samej bazy SQL Server, z której korzysta program Sekretariat na komputerach — dlatego dane i reguły są wspólne, a program desktopowy pracuje równolegle bez żadnych zmian. Sekretariat Mobile nie wymaga naszej chmury i nie przenosi Twoich danych na zewnątrz: całość działa na Twojej infrastrukturze.

Bezpieczeństwo i kontrola nad danymi

Mobilny dziennik korespondencji nie osłabia zasad, na których stoi program na komputerze — trzyma je po stronie serwera:

• Dane zostają u Ciebie. Aplikacja i baza działają na Twoim serwerze. Nie hostujemy korespondencji ani załączników i nie ma konta w zewnętrznym serwisie.
• Logowanie na istniejące konta operatorów systemu Sekretariat, z sesją ważną przez ograniczony czas.
• Uprawnienia sprawdzane po stronie serwera przy każdym żądaniu — a nie tylko ukrywaniem przycisków. Obejmuje to również ograniczenie widoczności danych (np. tylko kontrahenci przypisani operatorowi).
• Cała komunikacja po HTTPS.
• Na telefonie: opcja „Zapamiętaj mnie” korzysta z systemowego magazynu kluczy Androida, nie z plików aplikacji. Załączniki pobierane są bezpośrednio z Twojego serwera.
• Powiadomienia niosą minimum treści — bez tematu i nadawcy pisma; szczegóły aplikacja pobiera dopiero po zalogowaniu.

Czego potrzeba, żeby uruchomić

Po stronie serwera (u Ciebie)

• Windows Server z IIS, .NET Framework 4.8 i modułem URL Rewrite.
• Dostęp do istniejącej bazy SQL Server systemu Sekretariat — bez migracji danych.
• Certyfikat i wymuszone HTTPS.
• Jeśli pracownicy mają korzystać z telefonów poza siecią firmową: publikacja adresu usługi w internecie albo dostęp przez VPN — ustalamy to z Twoim IT na etapie wdrożenia.

Po stronie użytkownika

• Wersja web: nowoczesna przeglądarka na komputerze, tablecie lub telefonie — nic nie instalujesz.
• Apka: Android 7.0 lub nowszy. Adres serwera wpisuje się w apce, dlatego ta sama aplikacja obsługuje każde wdrożenie. Publikacja w Google Play jest w przygotowaniu; do tego czasu przekazujemy plik instalacyjny.

Przebieg

Uruchomienie nie wymaga przebudowy bazy ani przerwy w pracy programu desktopowego. Instalujemy usługę, konfigurujemy adres i HTTPS, sprawdzamy logowanie i uprawnienia — pracownicy zaczynają korzystać z tych samych kont co dotychczas. Aktualizacja wersji web to podmiana plików na serwerze; użytkownicy nie muszą nic czyścić ani przeinstalowywać.

Co dalej

W planach rozwoju mobilnego dziennika korespondencji są powiadomienia push o przekazaniu pisma (w przygotowaniu), udostępnienie w wersji web zadań z modułu WorkFlow, kolejne moduły systemu — terminarze, delegacje, rejestr wyjść, umowy, ewidencja wyposażenia — a także aplikacja na iPhone’a i publikacja apki w Google Play. Dziś użytkownicy iOS korzystają z wersji przeglądarkowej.

Mobilny dziennik korespondencji rozwijamy etapami, zaczynając od funkcji o największej wartości w pracy mobilnej:

• Powiadomienia push na telefon — o przekazaniu pisma, także gdy przekazanie zrobiono w programie na komputerze (w przygotowaniu).
• Obieg dokumentów — udostępnienie w wersji web zadań z modułu WorkFlow.
• Kolejne moduły systemu — m.in. terminarze, delegacje, rejestr wyjść, umowy, ewidencja wyposażenia — udostępniane według wartości w pracy mobilnej.
• Aplikacja na iPhone’a — planowana; dziś użytkownicy iOS korzystają z wersji przeglądarkowej.
• Google Play — publikacja apki w sklepie.

Wybrane ekrany aplikacji Sekretariat Mobile