Nie wiesz, który system wybrać? Doradzimy i wycenimy wdrożenie — bez zobowiązań.
Bezpłatna wycena +48 530 468 281Nie wiesz, który system wybrać? Doradzimy i wycenimy wdrożenie — bez zobowiązań.
Bezpłatna wycena +48 530 468 281Nie wiesz, który system wybrać? Doradzimy i wycenimy wdrożenie — bez zobowiązań.
Bezpłatna wycena +48 530 468 281Nie wiesz, który system wybrać? Doradzimy i wycenimy wdrożenie — bez zobowiązań.
Bezpłatna wycena +48 530 468 281Elektroniczne archiwum zamienia papierowe dokumenty w uporządkowane, przeszukiwalne repozytorium cyfrowe. Skanujesz, opisujesz i odnajdujesz każdy dokument w sekundy — z kontrolą dostępu, retencją i pełną historią.
Ostatnia aktualizacja:
Digitalizacja, wyszukiwanie i bezpieczeństwo dokumentów w jednym systemie.
Digitalizacja dokumentów papierowych z odczytem treści.
Odwzorowanie archiwum: teczki, sprawy, kategorie, lata.
Znajdź dokument po treści, nazwie i dacie w sekundy.
Kontrola wersji i pełna historia każdego dokumentu.
Role, poziomy dostępu i szyfrowanie danych.
Okresy przechowywania i kontrola terminów archiwalnych.
Dokumenty spięte ze sprawami i dziennikiem korespondencji.
Automatyczne backupy i bezpieczeństwo danych.
Dokumenty papierowe trafiają do systemu ze skanera z OCR.
Nadajesz metadane, teczkę i kategorię dokumentu.
Odnajdujesz dokument po dowolnym kryterium w sekundy.
System pilnuje okresów przechowywania i brakowania.
Elektroniczne archiwum dokumentów to nowoczesne rozwiązanie pozwalające na bezpieczne przechowywanie, zarządzanie i szybkie wyszukiwanie dokumentów w formie cyfrowej. System umożliwia digitalizację dokumentów papierowych i obsługuje zarówno zeskanowane dokumenty, jak i pliki elektroniczne — a każdy dokument procesowany w systemie automatycznie trafia do archiwum.
W praktyce elektroniczne archiwum dokumentów gromadzi zarówno zdigitalizowane dokumenty papierowe, jak i pliki powstałe cyfrowo — dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje, pliki PDF oraz obrazy — w jednej, spójnej strukturze. Zamiast rozproszonych folderów i fizycznych składnic otrzymujesz uporządkowany zbiór z szybkim dostępem do każdego dokumentu i pełną kontrolą nad tym, kto może go otworzyć. Przy dokumentach, które mają przetrwać lata, znaczenie ma nie tylko sam zbiór, ale i format pliku — wyjaśniamy to w artykule o formacie PDF i jego odmianie archiwalnej PDF/A.
Jak działa elektroniczne archiwum
Sprawdza się wszędzie tam, gdzie codziennie przybywa dokumentacji, a dostęp do niej musi być szybki i kontrolowany.
Elektroniczne archiwum dokumentów łączy porządek znany z fizycznej składnicy — segregatory, półki i teczki — z wygodą pracy cyfrowej, dzięki czemu dostęp do konkretnych plików nie wymaga ręcznego przeszukiwania zbiorów.
Rozwiązanie AtSoftware — Sekretariat Archiwum — opiera się na trzech filarach:
Dokumenty porządkujesz w segregatory i teczki, które odwzorowują układ tradycyjnej składnicy, a do każdego dokumentu podpinasz cyfrowe załączniki — skany, pliki i dodatkowe materiały trzymane razem z rekordem. Dzięki temu segregator czy teczka to nie sama etykieta, lecz komplet dokumentu wraz ze wszystkim, co do niego przynależy.
Integracje
Dokumenty papierowe trafiają do systemu ze skanera, a następnie nadajesz im metadane (teczka, kategoria, data, sprawa). Papierowy oryginał może bezpiecznie spocząć w szafie, a Ty pracujesz na wersji cyfrowej — z gwarancją, że nic nie zginie. System obsługuje wszystkie popularne formaty: dokumenty tekstowe, arkusze, prezentacje, pliki PDF, obrazy i skany.
Segregatory a cyfrowe archiwum
Poniższe zestawienie pokazuje, co realnie zmienia elektroniczne archiwum dokumentów w codziennej pracy z dokumentacją. Papierowa składnica wymaga miejsca, ręcznego przeglądania i fizycznego dostępu do teczek — wersja cyfrowa skraca dotarcie do potrzebnego pisma do kilku sekund i utrzymuje zbiory uporządkowane w segregatorach, na półkach i w teczkach.
Ile kosztuje papier. Przeciętna firma wydaje rocznie od 20 do 50 zł na przechowywanie jednego pudła dokumentów. Przy archiwum liczącym 500 pudeł to nawet 25 000 zł rocznie — i to bez kosztów obsługi oraz czasu pracowników, którzy tych dokumentów szukają. Odnalezienie faktury w papierowym archiwum zajmuje kwadrans; w elektronicznym — kilka sekund.
| Archiwum papierowe | Elektroniczne archiwum |
|---|---|
| Teczki i segregatory zajmują biuro | Cyfrowe archiwum uwalnia przestrzeń |
| Szukanie dokumentu trwa godziny | Wyszukiwanie pełnotekstowe i po metadanych |
| Ryzyko zniszczenia oryginałów | Oryginał bezpieczny, praca na kopii cyfrowej |
| Brak kontroli dostępu | Rozbudowane uprawnienia i historia operacji |
| Jedna osoba = jeden dokument | Jednoczesna praca wielu użytkowników |
System wykorzystuje zaawansowane szyfrowanie danych, wielopoziomowe zabezpieczenia dostępu, regularne kopie zapasowe oraz ochronę przed nieautoryzowanym dostępem. Rozwiązanie jest w pełni zgodne z polskimi i unijnymi regulacjami dotyczącymi przechowywania i archiwizacji dokumentów, w tym z RODO.
Bezpieczeństwo to fundament, na którym opiera się elektroniczne archiwum dokumentów. Dostęp do plików reguluje rozbudowany system uprawnień, a każda operacja jest zapisywana w dzienniku zdarzeń, więc zawsze wiadomo, kto i kiedy sięgał po dane; dokumenty przechowywane są w bazie Microsoft SQL Server i objęte regularnymi kopiami zapasowymi, co ogranicza ryzyko ich utraty. Sposób przetwarzania i przechowywania dokumentacji pozostaje zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych oraz regulacjami dotyczącymi dokumentacji elektronicznej.
Sekretariat Archiwum jest programem do archiwizacji dokumentów, który prowadzi cały cykl życia akt: od zeskanowania papieru, przez opisanie go metadanymi i przypisanie do kategorii, po kontrolę okresu przechowywania i brakowanie. Nie jest folderem na dysku z nazwami plików — każdy dokument ma opis, właściciela, datę i miejsce w strukturze, więc da się go odnaleźć niezależnie od tego, kto go wprowadzał.
Dla firm i instytucji gromadzących faktury, umowy i dokumentację pracowniczą — od małych biur po duże działy administracji. Sprawdza się wszędzie, gdzie powstaje dużo akt, a liczy się szybki i uporządkowany dostęp: w sekretariatach i kancelariach obsługujących dużą korespondencję, w działach księgowych i kadrowych, w organizacjach z pracą zdalną i rozproszonymi oddziałami oraz tam, gdzie trzeba być gotowym na kontrolę lub audyt.
Program do archiwizacji dokumentów rozpoznaje tekst na skanach (OCR) i pozwala szukać pełnotekstowo — po fragmencie treści, nazwie kontrahenta, dacie albo dowolnym polu opisu. To różnica między archiwum, do którego się zagląda, a archiwum, z którego się korzysta codziennie.
Każda kategoria akt może mieć własny okres przechowywania. System pilnuje terminów i sygnalizuje dokumenty gotowe do brakowania, dzięki czemu archiwum nie rośnie bez końca, a organizacja nie trzyma danych dłużej, niż powinna.
Elektroniczna archiwizacja dokumentów polega na przeniesieniu akt z papieru do postaci cyfrowej i zarządzaniu nimi w jednym repozytorium, zamiast w szafach i na dyskach sieciowych. Skuteczność takiego rozwiązania zależy jednak od dopasowania go do specyfiki organizacji — jej wielkości, struktury i rodzaju gromadzonych akt.
Przy wyborze systemu do elektronicznej archiwizacji dokumentów warto sprawdzić cztery rzeczy:
Sekretariat Archiwum dostosowuje się do skali działalności, więc cyfrowe archiwum rośnie razem z firmą — zaczynasz od jednego działu, a nie od przebudowy całej organizacji.
Obowiązek archiwizacji dokumentów dotyczy każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od wielkości — akta muszą być dostępne do wglądu dla instytucji zewnętrznych i kontrahentów. Zasady postępowania z dokumentacją stanowiącą materiały archiwalne reguluje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Standardowe wdrożenie zajmuje od 2 do 8 tygodni i obejmuje instalację, konfigurację, szkolenia oraz migrację danych — czas zależy od skali projektu. Koszt ustalamy indywidualnie. Przed decyzją możesz sprawdzić system w ramach darmowego, 14-dniowego demo.
Licencja wieczysta od 1 150 zł netto – bez abonamentu. Cena obejmuje moduł Sekretariat Archiwum (1 000 zł), jedną licencję dostępową (150 zł), wdrożenie oraz wsparcie techniczne na rok. Każdy kolejny użytkownik pracujący jednocześnie to 150 zł netto. Odnowienie wsparcia na następny rok — 20% wartości licencji. Dokładną wycenę policzysz w konfiguratorze oferty.
Co zyskujesz
Nowoczesne rozwiązanie do bezpiecznego przechowywania, zarządzania i szybkiego wyszukiwania dokumentów w formie cyfrowej, z digitalizacją dokumentów papierowych.
Tak, rozwiązanie jest w pełni zgodne z polskimi i unijnymi regulacjami dotyczącymi archiwizacji dokumentów elektronicznych, w tym z RODO.
Wszystkie popularne formaty: dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje, pliki PDF, obrazy, skany dokumentów i wiele innych.
System oferuje wyszukiwanie pełnotekstowe oraz według metadanych, kategorii, dat i innych atrybutów.
Tak, rozbudowany system uprawnień pozwala precyzyjnie określić, kto ma dostęp do konkretnych dokumentów lub kategorii.
Standardowo od 2 do 8 tygodni — instalacja, konfiguracja, szkolenia i migracja danych, zależnie od skali projektu.
Zaawansowane szyfrowanie, wielopoziomowe zabezpieczenia dostępu, regularne kopie zapasowe i ochrona przed nieautoryzowanym dostępem.
Do cyfrowego przechowywania, opisywania i wyszukiwania dokumentów zgodnie z okresami retencji — z dostępem wg uprawnień i pełną historią operacji.
Dla firm i instytucji gromadzących faktury, umowy i dokumentację — od małych biur po duże działy administracji.
Tak – umożliwia import, eksport i wymianę dokumentów z narzędziami biurowymi oraz z pozostałymi modułami Sekretariatu i systemem obiegu dokumentów.
To przechowywanie i zarządzanie dokumentami w formie cyfrowej zamiast w archiwum papierowym – ze skanowaniem, opisem metadanymi, wyszukiwaniem pełnotekstowym i kontrolą dostępu.
Tak. Do elektronicznego archiwum można sięgnąć z dowolnego miejsca, w zakresie nadanych uprawnień.
0/5 (0)
Bądź pierwszy!
Dziękujemy za ocenę!
Umów bezpłatną prezentację — pokażemy, jak zdigitalizować i uporządkować Twoje archiwum, i przygotujemy wycenę. Możesz też pobrać demo 14 dni.
Umów bezpłatną prezentację