Usprawniamy pracę sekretariatu


Korespondencja w elektronicznym obiegu dokumentów to nic innego jak e - obsługa sekretariatu, umożliwiająca sprawny przepływ danych nie tylko w samej firmie, ale i z innymi, współpracującymi z nią przedsiębiorcami.

Właściwie skonfigurowany Dziennik korespondencji umożliwi sprawną ewidencję zbioru dokumentów wysyłanych, jak i otrzymywanych. Będzie to możliwe dzięki przyporządkowaniu do poszczególnych działów firmy odpowiedniej dla nich treści. Tym samym, wyznaczona w danej firmie osoba do obsługi sekretariatu będzie też i miała możliwość wysyłać przypomnienia mailowe do pracowników odpowiedzialnych za daną korespondencję. Taka kategoryzacja dokumentów szybko pozwoli dokonać ich przyjęcia, co w konsekwencji pozwoli na szybsze rozpatrzenie konkretnej sprawy.

Dodatkowo, Dziennik korespondencji przez Naszą firmę proponowany ma wiele innych, równie przydatnych funkcji. Wśród nich wystarczy wymienić: podpinanie załączników pod korespondencję, współpracę z urządzeniami skanującymi, skanowanie seryjne dokumentów, tworzenie korespondencji seryjnej, tworzenie wysyłek seryjnych, wydruki korespondencji, kopert i książki nadawczej oraz prowadzenie konkretnych spraw. Widać więc, że e – korespondencja jest wszechstronna.

System Sekretariat pozwala również na tworzenie dowolnych grup kontrahentów, dzięki temu, że stworzyliśmy program umożliwiający zarządzanie wielotysięczną bazą danych. Między innymi dlatego w konkretnej korespondencji będzie można bardzo łatwo wyszukać kontakty o określonych parametrach, przy pomocy zaawansowanych filtrów. Dzięki temu możliwa będzie współpraca z wydajnymi bazami danych Microsoft SQL, czy też import kontaktów z zewnętrznych baz danych. Bez najmniejszego trudu będzie można przydzielić prawa dostępu do poszczególnych kontrahentów.

Tego rodzaju Dziennik korespondencji skutecznie usprawni działania każdej firmy, co będzie satysfakcjonujące nie tylko dla jej pracowników, ale oczywiście i Klientów. Tym samym też podniesie się renoma przedsiębiorstwa w branży.

  • Tomasz Matuszczyk
  • 26/02/2014
  • 0
  • Sekretariat Online, Dziennik korespondencji, Rejestr korespondencji

Dodaj komentarz