Nie wiesz, który system wybrać? Doradzimy i wycenimy wdrożenie — bez zobowiązań.
Bezpłatna wycena +48 530 468 281Nie wiesz, który system wybrać? Doradzimy i wycenimy wdrożenie — bez zobowiązań.
Bezpłatna wycena +48 530 468 281Nie wiesz, który system wybrać? Doradzimy i wycenimy wdrożenie — bez zobowiązań.
Bezpłatna wycena +48 530 468 281Nie wiesz, który system wybrać? Doradzimy i wycenimy wdrożenie — bez zobowiązań.
Bezpłatna wycena +48 530 468 281Program Sekretariat Firma to platforma do nowoczesnego prowadzenia sekretariatu — zarządzanie korespondencją i dokumentami, automatyzacja procesów oraz komplet modułów biurowych w jednym, spójnym systemie.
Ostatnia aktualizacja:
Korespondencja, dokumenty i procesy oraz moduły biurowe — zamiast wielu narzędzi.
Rejestracja pism przychodzących i wychodzących.
Ścieżki akceptacji i dekretacja dokumentów.
Centralna baza umów z przypomnieniami o terminach.
Ewidencja podróży służbowych i czasu pracy.
Masowa komunikacja z kontrahentami.
Kalendarze, przypomnienia i grafik zespołu.
Dostęp wg struktury organizacji.
Zestawienia i monitoring pracy biura.
Korespondencja i dokumenty trafiają do systemu.
Akceptacje i procesy między działami.
Bezpieczne, przeszukiwalne repozytorium.
Pełna widoczność pracy biura.
Mapujemy pracę sekretariatu i obieg dokumentów.
Dobieramy i ustawiamy moduły pod Twoje potrzeby.
Łączymy z pocztą, ERP i e-Doręczeniami.
Uruchamiamy platformę i szkolimy zespół.
Sekretariat jako platforma do zarządzania procesami biznesowymi (tzn. wszystkimi działaniami przedsiębiorstwa lub instytucji) może służyć do zautomatyzowania codziennych czynności na stanowisku pracy. System pozwala w szybki i łatwy sposób prowadzić ewidencję korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz posiada dodatkowe moduły takie jak: delegacje, wejścia wyjścia pracowników oraz seryjny mailing z kontrahentami.
Program SEKRETARIAT stworzony został do wspomagania pracy sekretariatu. Program przeznaczony jest dla małych, średnich jaki i dużych instytucji. Głównym założeniem programu jest maksymalne przyspieszenie procesów wymiany informacji pomiędzy sekretariatem, a pracownikami firmy.
Zamiast papierowego dziennika i rozproszonych arkuszy, Program Sekretariat Firma prowadzi całą korespondencję w jednym, przeszukiwalnym rejestrze:
Papierowy dziennik a elektroniczny
Program sekretariat pozwala na centralne gromadzenie wszystkich danych i dokumentów związanych z prowadzeniem sekretariatu. To ułatwia szybkie wyszukiwanie informacji i dostęp do potrzebnych dokumentów w jednym miejscu.
Elektroniczna archiwizacja dokumentów to kluczowy element programu sekretariat. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej ułatwia dostęp, wyszukiwanie oraz zarządzanie dokumentacją, a także minimalizuje potrzebę przechowywania papierowych dokumentów. Centralne gromadzenie danych osobowych kontrahentów i pracowników wiąże się z obowiązkami wynikającymi z RODO, nad których przestrzeganiem czuwa Urząd Ochrony Danych Osobowych.
W praktyce Program Sekretariat Firma porządkuje codzienną pracę biura — od rejestracji pism po ich archiwizację:
Co zyskujesz
Program Sekretariat Firma to zestaw modułów, które dobierasz według potrzeb biura — każdy obszar pracy prowadzisz w jednym, spójnym systemie.
Ewidencjonuje pisma przychodzące, wychodzące i wewnętrzne z nadawaniem numerów i znaków, odpowiadając tradycyjnej książce korespondencji. Przechowuje wersje elektroniczne jako załączniki, przydziela działy odpowiedzialne, wysyła przypomnienia e-mail i udostępnia archiwum z szybką wyszukiwarką dla wielu użytkowników.
Automatyzuje obsługę wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych — od zgłoszenia i akceptacji po rozliczenie podróży. Ułatwia obliczanie i wypłacanie zwrotów kosztów, wspiera procesy zatwierdzania, zapewnia bezpieczeństwo danych i tworzenie raportów.
Rejestruje wyjścia pracowników wraz z celem, godziną i osobą, do której się udają, dzięki czemu sekretariat wie, kiedy ktoś opuścił stanowisko. Pozwala tworzyć raporty i statystyki wyjść oraz śledzić czas pracy.
Obsługuje wiele list mailingowych z pełną kontrolą nad treścią i bazą adresową, w formatach tekstowym, HTML i mieszanym. Oferuje szablony wiadomości, zarządzanie listami subskrybentów oraz monitorowanie i raportowanie kampanii e-mail.
Centralny rejestr umów porządkuje ich tworzenie, edycję, przechowywanie i wyszukiwanie oraz generuje powiadomienia o terminach ważności. Umożliwia organizowanie umów według działów lub przedmiotu, a dane stron zabezpiecza zgodnie z RODO.
Elektroniczne kalendarze do tworzenia i zarządzania harmonogramem spotkań, terminów i wydarzeń — z powiadomieniami, priorytetami i zadaniami cyklicznymi. Funkcje synchronizacji pozwalają współdzielić kalendarze z innymi użytkownikami.
Kompleksowe zarządzanie dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 z narzędziami do procedur, polityk i wytycznych. Obejmuje kontrolę zmian, wskaźniki jakości i wydajności, plany działań oraz analizę ryzyka.
Wspomaga ewidencję sprzętu i wyposażenia z informacjami o właścicielach i lokalizacjach zasobów. Umożliwia rejestrowanie, przypisywanie i monitorowanie zwrotów oraz tworzenie zaawansowanych raportów i wykresów.
Pisma będące odpowiedzią lub kontynuacją wcześniejszej sprawy program grupuje hierarchicznie w jeden wątek, więc całą historię wymiany widzisz w jednym miejscu — bez ręcznego wyszukiwania powiązanych dokumentów. Do przychodzącej korespondencji możesz też przypisać dział odpowiedzialny za potwierdzenie jej przyjęcia, dzięki czemu wiadomo, kto ma pismo odebrać i obsłużyć.
System udostępnia wbudowane szablony dokumentów, które dostosujesz do potrzeb swojej organizacji, oraz gotowe wzory umów — nową umowę tworzysz, wybierając odpowiedni wzór z listy, zamiast pisać ją za każdym razem od zera.
Program Sekretariat Firma nie działa w oderwaniu od reszty firmowych narzędzi. Wymienia dane z systemami, których używasz na co dzień, dzięki czemu korespondencja, dokumenty i procesy pozostają w jednym, spójnym obiegu informacji.
Sekretariat jako centrum obiegu informacji
Wysyłasz mailing i powiadomienia do kontrahentów bezpośrednio z programu, korzystając ze wspólnej bazy adresowej.
Wymieniasz dane z systemami ERP używanymi w firmie, spinając obieg dokumentów z procesami biznesowymi.
Obsługujesz korespondencję urzędową w publicznym systemie e-Doręczeń bez wychodzenia z programu.
Digitalizujesz pisma papierowe, a rozpoznawanie treści ułatwia ich rejestrację i późniejsze wyszukiwanie.
Synchronizujesz spotkania, terminy i przypomnienia z modułem elektronicznych terminarzy.
Przechowujesz dokumenty bezpiecznie i tworzysz kopie zapasowe, chroniąc dane firmy przed utratą.
To platforma do prowadzenia sekretariatu: zarządzania korespondencją i dokumentami, automatyzacji procesów oraz obsługi modułów biurowych.
Tak, platforma jest modułowa — dobierasz moduły (umowy, delegacje, mailing, terminarze i inne) wg potrzeb.
Tak, obieg dokumentów i akceptacje przebiegają zdefiniowanymi ścieżkami.
Tak, oferujemy integracje z pocztą, systemami ERP i e-Doręczeniami.
Tak, umawiamy bezpłatną prezentację i udostępniamy 14-dniowe demo.
Tak — każde pismo rejestrujesz w elektronicznym dzienniku korespondencji z automatyczną numeracją, dekretujesz do właściwej osoby i archiwizujesz, obsługując zarówno korespondencję przychodzącą, jak i wychodzącą.
0/5 (0)
Bądź pierwszy!
Dziękujemy za ocenę!
Umów bezpłatną prezentację — pokażemy platformę na procesach Twojego biura i przygotujemy wycenę wdrożenia.
Umów bezpłatną prezentację