...
Elektroniczny obieg dokumentów
Sekretariat Workflow

Elektroniczny obieg dokumentów EZD

Elektroniczny Obieg Dokumentów (EZD) to nowoczesne rozwiązanie, które umożliwia skuteczne zarządzanie przepływem informacji w firmie. Dzięki zaawansowanym technologiom, proces przetwarzania dokumentów staje się bardziej efektywny, szybki i bezpieczny. W tym artykule przedstawiamy, jak EZD może przyczynić się do zwiększenia wydajności pracy Twojej firmy.

Elektroniczny obieg dokumentów definicja

Wg Wikipedii Elektroniczny obieg dokumentów EZD – potoczne określenie systemu informatycznego do zarządzania obiegiem zadań oraz dokumentów działającego w oparciu o mechanizmy typu workflow.

To proces cyfrowego przetwarzania i wymiany danych w organizacji. Jest to system informatyczny, który pozwala na szybkie i bezpieczne przesyłanie, obróbkę, wyszukiwanie i zarządzanie dokumentami. Czynności te mogą obejmować skanowanie, wprowadzanie danych, oznaczanie, klasyfikowanie, obróbkę i archiwizację dokumentów. System elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na automatyzację procesów, które działają równolegle, a także na szybszy dostęp do informacji i dokumentów.

Szybki i efektywny przepływ dokumentów

Korzyści wynikające z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów obejmują zmniejszenie czasu wymaganego na wykonanie zadań, zwiększenie efektywności, zmniejszenie liczby błędów oraz zminimalizowanie kosztów, związanych z przechowywaniem i udostępnianiem dokumentów. Oprócz tego system wspiera procesy w organizacji, pozwalając na lepszą współpracę między pracownikami, a także lepsze zarządzanie i kontrolowanie dokumentów.

Pobierz demo

Pobierz program

video prezentacje

Zobacz video prezentacje

Informacje o cenie

Czego potrzebujesz ?

Masz pytanie?

Napisz do nas

Galeria systemu Sekretariat Workflow

Wybrane zdjęcia z systemu obiegu dokumentów

Sekretariat Workflow

Korzyści elektronicznego obiegu dokumentów EZD

Przesyłanie elektroniczne dokumentów jest znacznie szybsze niż przesyłanie dokumentów papierowych.
Niższe koszty używania, przesyłania elektronicznych dokumentów
Dokumenty przechowywane w systemie elektronicznym są łatwo dostępne dla wszystkich pracowników
Przechowywanie danych w formie elektronicznej zmniejsza ryzyko utraty danych.

AtSoftware Workflow to znacznie więcej niż elektroniczny obieg dokumentów EZD

Wsparcie dla elektronicznego obiegu dokumentów
01

Szybka wymiana informacji

System usprawnia elektroniczny obieg dokumentów w firmie oraz ułatwia wymianę informacji między pracownikami. Wspiera tworzenie, wysyłanie i przechowywanie dokumentów, co zmniejsza ryzyko wycieku danych i ułatwia kontrolę nad dokumentami. Ponadto oprogramowanie umożliwia dostęp do informacji na każdym etapie procesu, co pozwala na szybsze i bardziej efektywne wykonywanie zadań. Idąc dalej system aplikacja także funkcje ułatwiające współpracę między pracownikami, umożliwiając wspólne tworzenie i edytowanie dokumentów. Wszystkie dokumenty są zabezpieczone i widoczne tylko dla wybranych użytkowników.

02

Przyśpieszenie obsługi klienta dzięki systemom Workflow

Program pozwala na kontakt z klientami, poprzez usprawnioną komunikację, wymianę korespondencji oraz rejestrację i archiwizację dokumentów. Umożliwia to lepsze zarządzanie procesem obsługi klienta oraz rozwiązywanie problemów w szybszym tempie. Rozwiązanie pozwala również na stworzenie wysoce zaawansowanych narzędzi do analizy danych, które pomogą firmom zidentyfikować i zapobiegać potencjalnym problemom. System pozwala firmom na wyświetlanie i realizację zamówień za pośrednictwem platformy internetowej lub aplikacji mobilnej. To rozwiązanie może również ułatwić klientom dostęp do informacji o produktach i usługach, dzięki czemu będą w stanie wybrać najlepszy produkt lub usługę dostosowaną do ich potrzeb.

03

Akceptacja elektronicznych faktur

Przykładem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest zarządzanie fakturami, które pozwala na uporządkowanie i sklasyfikowanie firmowej dokumentacji. Zamiast papierowych dokumentów, firmy mogą używać elektronicznych wersji, które są łatwiejsze do przechowywania i wyszukiwania. Elektroniczny obieg dokumentów może znacznie zmniejszyć czas potrzebny do wprowadzenia faktur do systemu finansowego firmy oraz zapewnić lepszą kontrolę nad wydatkami. System obiegu dokumentów może również poprawić bezpieczeństwo i ochronę danych, dzięki czemu firmy będą mogły łatwiej chronić swoje dane przed wyciekiem lub naruszeniem.

04

Mechanizm powiadomień o otrzymanym dokumencie

System obiegu dokumentów, posiada mechanizm, który przypomina o terminach związanych z datą obowiązywania każdej umowy czy też zgody. Automatycznie wysyła powiadomienia wszystkim stronom umowy o tym, że data ważności dokumentu zbliża się do końca. Dodatkowo posiada również możliwość tworzenia oraz edytowania dokumentów, które są wysyłane do stron umowy. Dzięki aplikacji mamy możliwość przypominania o zbliżających się terminach realizacji zadań i zobowiązań. Dodatkowo system umożliwia tworzenie i przeglądanie raportów i historii obiegu dokumentów, dzięki czemu wszystkie strony mogą mieć pewność, że wszystkie dokumenty są dokładnie przechowywane.

Po co wdrażamy elektroniczny obieg dokumentów
Sekretariat Workflow

Jak i po co wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?

Każda firma , niezależnie od czasu jej funkcjonowania oraz wielkości, musi stale się rozwijać, by osiągnąć sukces oraz wyniki , a także zapewnić swoim klientom najwyższą jakość usług i produktów. Rozwój przedsiębiorstwa można osiągnąć poprzez wdrażanie skutecznych strategii marketingowych, a także rekrutację dobrego personelu. Przedsiębiorstwa powinny także stale inwestować w nowe technologie i sprzęt, aby zapewnić wyższy poziom usług i produktów. Ponadto, firmy powinny stale monitorować rynek i reagować na zmieniające się potrzeby klientów, aby móc się dostosować do nowych trendów. Ważne jest także, aby przedsiębiorstwa szukały sposobów na poprawę efektywności, a także aby regularnie oceniały swoje działania i wdrażały odpowiednie działania zmierzające do poprawy efektywności.

Szybkie podejmowanie decyzji dzięki systemom obiegu informacji

Elektroniczny obieg dokumentów jest narzędziem, które może znacznie usprawnić działanie firm i instytucji oraz wpłynąć na ich wydajność. System umożliwia zautomatyzowanie procesów zarządzania dokumentami i ułatwia przepływ informacji, dzięki czemu organizacja może szybciej i łatwiej podejmować decyzje. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala również na wyeliminowanie długotrwałych i czasochłonnych procesów, takich jak drukowanie, skanowanie, kopiowanie i wysyłanie dokumentów pocztą. System umożliwia również bardziej efektywne archiwizowanie i udostępnianie dokumentów wszystkim interesariuszom w organizacji. Przechowywane dokumenty są chronione przed dostępem osób nieupoważnionych, co zwiększa bezpieczeństwo danych.

Sekretariat Workflow

Zalety Elektronicznego obiegu dokumentów

Automatyzacja

Automatyzacja zadań związanych z obiegiem dokumentów zmniejsza czas potrzebny na załatwienie spraw.

Bezpieczeństwo

System obiegu dokumentów zapewnia bezpieczne przechowywanie danych i umożliwia szybkie odzyskanie danych w razie awarii.

Kontrola

System do obiegu dokumentów umożliwia wygodną współpracę między pracownikami i jednostkami biznesowymi, co zapewnia skuteczne i szybkie wypełnianie zadań.

Raporty

Za pomocą systemu do obiegu dokumentów można szybko i łatwo wyszukać potrzebne informacje.

Sekretariat Workflow

Zalety rozwiązania elektronicznego obiegu informacji

Elektroniczny Obieg Dokumentów zapewnia przede wszystkim sprawniejszy obrót pismami w firmach oraz instytucjach. Pozwala na zredukowanie czasu, który zajmowałyby na wykonanie tej samej czynności w tradycyjny sposób. Dzięki temu szybko można dostarczyć ważne informacje do odpowiednich osób i zapewnić odpowiednią reakcję. Obieg dokumentów elektronicznych jest również bardziej wydajny i wygodny w porównaniu do tradycyjnych metod. System EOD pomaga w zarządzaniu wszystkimi dokumentami, jakie są w firmie. Zapewnia śledzenie każdej czynności wraz z jej datą i godziną. Zazwyczaj EOD integruje się z innymi systemami informatycznymi i jest połączony z systemem komunikacji, który może wysyłać automatyczne powiadomienia o przesłanych dokumentach. 

Bezpieczeństwo przetwarzania elektronicznych dokumentów

Bezpieczeństwo w organizacji jest znacznie podnoszone dzięki elektronicznemu archiwum. Dzięki temu wszystkie informacje są przechowywane w jednym miejscu i są dostępne dla każdego, kto ma odpowiednie uprawnienia. Ponadto procesy są automatycznie wykonywane przez program, co zmniejsza konieczność wykonywania prac przez ludzi. Dzięki systemowi elektronicznego obiegu dokumentów sam proces przekazywania dokumentów jest w znacznym stopniu skrócony. Przede wszystkim wymiana dokumentów odbywa się w ciągu kilku minut, ponieważ nie trzeba ich fizycznie dostarczać. Ponadto system automatycznie wspomaga wszystkie procesy związane z przekazywaniem dokumentów, takie jak dodawanie, edycja, przeglądanie, podpisywanie i archiwizowanie. Idąc dalej system również zapewnia bezpieczeństwo wszystkich informacji przechowywanych w systemie. Ponadto, system umożliwia szybkie wyszukiwanie dokumentów, co znacznie ułatwia i przyspiesza proces ich przekazywania.

Swobodny dostęp do repozytorium dokumentów

System EOD pozwala na swobodny dostęp do dokumentów , które jest dostępne są w bazie danych. Dzięki temu systemowi można szybko aktualizować dane, co pozwala na szybszy dostęp do informacji. EOD pozwala także na tworzenie raportów i analizowanie danych, co pozwala na lepsze zarządzanie procesami w firmie. Dzięki aplikacji do elektronicznego obiegu dokumentów może być wykorzystywany do tworzenia wydruków i archiwizowania danych, dzięki czemu informacje są zawsze dostępne i zabezpieczone. Oprogramowanie pozwala także na śledzenie danych i zmian zachodzących w firmie, co pozwala na lepsze zarządzanie i kontrolę procesów.

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów po co tam jest potrzebny
Sekretariat Workflow

Program dla elektronicznego przepływu informacji– co to jest?

Digitalizacja procesów odbywających się w przedsiębiorstwach nabiera coraz większego znaczenia. Dzięki temu, w wielu firmach udało się usprawnić działanie, poprawić jakość produkcji, uzyskać lepszy dostęp do informacji, a także zredukować koszty. Digitalizacja procesów wiąże się z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, takich jak systemy informatyczne, aplikacje komputerowe, platformy internetowe, oprogramowanie i inne narzędzia cyfrowe. Archiwizacja dokumentów pozwala firmom na przechowywanie i udostępnianie danych, tworzenie i aktualizowanie dokumentacji, monitorowanie procesów, a także wykorzystywanie danych w celu wyciągania wniosków i podejmowania decyzji. Idąc dalej digitalizacja procesów pozwala na zwiększenie efektywności i skrócenie czasu realizacji zadań, a także pozwala zmniejszyć zużycie zasobów i redukować koszty. Digitalizacja pozwala firmom na większy dostęp do informacji i dzięki temu na lepsze zarządzanie procesami. 

Optymalizacja produkcji dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów.

Program EOD (elektroniczny obieg dokumentów) to system informatyczny służący do skutecznego i sprawnego zarządzania dokumentami i zadaniami. Jest to system informatyczny ułatwiający wymianę informacji w organizacji. System wykorzystuje technologie informacyjne do tworzenia, składowania, przesyłania, monitorowania, modyfikowania i tworzenia raportów o dokumentach. EOD wspiera lepszą współpracę, zapewniając wygodne i szybkie dostęp do informacji, umożliwiając jednoczesne wykonywanie zadań i tworzenie raportów. Jakie są korzyści z wdrożenia?  Po pierwsze, zapewnia skuteczny zarządzanie dokumentami, zapobiegając ich zagubieniu lub zniszczeniu. Dzięki temu system EOD umożliwia łatwy dostęp do dokumentów, a także automatyzację procesów zarządzania dokumentami.

Skuteczne zarządzanie projektami a obieg dokumentów

System EOD może również pomóc w zarządzaniu wieloma projektami jednocześnie, zapewniając lepszą współpracę między zespołami i członkami organizacji. Może również zapewnić szybszy dostęp do informacji, co przyczynia się do lepszych decyzji biznesowych. EOD może również ułatwić tworzenie raportów i analizy danych, co pomaga organizacji podejmować lepsze decyzje biznesowe. Czynności, do jakich zwykle sprowadza się obieg dokumentacji to rejestracja dokumentów, pism przychodzących lub wychodzących  oraz dygitalizowanie i dekretowanie dokumentów papierowych. Następnie następuje udostępnianie dokumentacji, archiwizacja dokumentów i zarządzanie zasobami informacyjnymi. Na końcu dokumentacja jest weryfikowana i udostępniana do odpowiednich osób.

Sekretariat Workflow

Elektroniczny system obiegu dokumentów – dla kogo?

System elektronicznego obiegu dokumentów dedykowany jest każdej firmie, która zdaje sobie sprawę,  że tradycyjny papierowy obieg dokumentów jest problematyczny i nieefektywny. Skutecznie wdrożony system elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) pozwala usprawnić procesy dokumentacyjne. Składa się z aplikacji komputerowych i oprogramowania, które umożliwiają skanowanie, przechowywanie, organizowanie i przesyłanie dokumentów w formacie cyfrowym. Idąc dalej EOD zapewnia bezpieczeństwo danych, oszczędza czas, zmniejsza koszty i zapobiega utracie ważnych dokumentów. Co za tym idzie elektroniczny obiegu dokumentów może być wykorzystywany jako narzędzie do archiwizacji, tworzenia kopii zapasowych, wyszukiwania i przeszukiwania danych. Dzięki temu wszystkiemu może być również wykorzystywany do kontroli dostępu do danych, tworzenia raportów i tworzenia workflow.

Czy warto wdrażać rozwiązanie dla elektronicznej archiwizacji dokumentów?

Dzięki temu, że elektroniczny obieg dokumentów upraszcza codzienne obowiązki, każdy przedsiębiorca powinien poważnie rozważyć wprowadzenie tej technologii do swojej firmy. Elektroniczny obieg dokumentów księgowych zapewnia szybkie i skuteczne przetwarzanie danych oraz wygodny dostęp do nich. Ułatwia to uniknięcie błędów, co w konsekwencji prowadzi do wyższej jakości i wiarygodności danych. Ponadto, dzięki elektronicznym obiegom dokumentów księgowych zyskuje się czas. Automatyzacja i skrócenie procesu wprowadzania danych do systemu jest niezwykle korzystne dla przedsiębiorców, którzy chcą w pełni wykorzystać swój potencjał.

Czy tylko firmy prywatne używają systemów do obiegu dokumentów?

Elektroniczny program do obiegu dokumentów wpisuje się w potrzeby m.in. urzędów, ośrodków naukowych, placówek medycznych. W przypadku instytucji publicznych istotnym jest, aby program do obiegu dokumentów spełniał wymagania z zakresu ochrony danych osobowych, przepisów dotyczących bezpieczeństwa informacji oraz zasad archiwizacji danych. System do obiegu dokumentów powinien być zgodny z obowiązującymi przepisami, a także zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa wszystkich przechowywanych danych. System do obiegu dokumentów powinien również umożliwiać pracownikom dostęp do dokumentów za pomocą różnych urządzeń, w tym komputerów stacjonarnych, laptopów, tabletów i smartfonów. Powinien on również umożliwiać tworzenie i edytowanie dokumentów, a także udostępnianie ich innym pracownikom i klientom. Korzystanie z systemu do obiegu dokumentów powinno również umożliwiać zarządzanie procesami biznesowymi, w tym ocenę wydajności i współpracę między pracownikami. Dodatkowo powinien również umożliwiać tworzenie raportów i analizy, a także monitorowanie postępów w pracy. W przypadku urzędów i ośrodków naukowych istotne jest, aby system umożliwiał również tworzenie kopii zapasowych, które umożliwią przywrócenie dokumentów w przypadku utraty danych lub awarii systemu.

Sekretariat WorkFlow

Program elektroniczny obieg dokumentów – często zadawane pytania

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to proces wymiany i przetwarzania informacji w systemie informatycznym. System ten pozwala na wymianę dokumentów i informacji między użytkownikami, dostawcami, pracownikami i klientami. Pozwala on ujednolicić formaty dokumentów, zmniejszyć czas przetwarzania danych i wymiany informacji, a także na zmniejszenie kosztów związanych z przesyłaniem papierowych dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to technologia, która pozwala na skanowanie, zarządzanie i wymianę dokumentów w formie elektronicznej, w miejsce wysyłania i przechowywania ich w postaci papierowej. Systemy edokumentów pozwalają na dostęp do informacji, które są przechowywane w bezpiecznych i zabezpieczonych repozytoriach danych, a także umożliwiają automatyzację procesów biznesowych. Pozwalają one również na szybką i łatwą wymianę informacji między pracownikami, klientami i partnerami biznesowymi za pośrednictwem sieci.

Elektroniczny system obiegu dokumentów może być bardzo bezpieczny, jeśli jest odpowiednio skonfigurowany i przestrzegane są środki bezpieczeństwa. Warto jednak pamiętać, że istnieje ryzyko cyberataków, które mogą być szczególnie niebezpieczne dla systemów obiegu dokumentów. Dlatego ważne jest, aby stosować wszelkie dostępne środki ochrony, w tym właściwe zabezpieczenia sieci i aktualizacje oprogramowania, aby zminimalizować ryzyko wycieku danych.

Nie, system elektronicznego obiegu dokumentów może być wykorzystywany przez przedsiębiorstwa wszystkich wielkości. Jest on przydatny również dla małych firm, ponieważ pozwala na wyeliminowanie drogiego i czasochłonnego procesu papierowego i zapewnia lepszą organizację dokumentacji.

Elektroniczny obieg dokumentów składa się z systemu do skanowania dokumentów, oprogramowania do digitalizacji dokumentów, bazy danych do przechowywania i wyszukiwania skanowanych dokumentów oraz oprogramowania do współpracy, takiego jak edytor tekstowy do edycji dokumentów lub system do zarządzania zadaniami. System może również zawierać narzędzia do wizualizacji i raportowania, aby upewnić się, że dokumentacja jest aktualna.Odbiorcami naszych produktów i usług są małe, średnie jak i duże przedsiębiorstwa z różnorodnych branż. Korzystając z naszego zaplecza technicznego jesteśmy w stanie zrealizować nawet najtrudniejsze projekty.
Oprócz gotowych rozwiązań oferujemy także projektowanie i realizację programów na zamówienie, dopasowanych do indywidualnych potrzeb Klienta.

1. Poprawa efektywności – EOD dostarczy informacji i narzędzi, które ułatwią zrozumienie i zautomatyzowanie procesów, poprawiając w ten sposób ogólną efektywność przedsiębiorstwa.

2. Większa elastyczność – EOD pozwoli na szybkie dostosowanie procesów biznesowych do zmieniających się potrzeb, dzięki czemu przedsiębiorstwo będzie mogło dostosować się do zmieniającego się otoczenia.

3. Oszczędność czasu – EOD zmniejszy czas potrzebny na wykonanie zadań, dzięki czemu pracownicy będą w stanie wykonywać więcej w krótszym czasie.

4. Poprawa bezpieczeństwa danych – EOD umożliwi lepszą kontrolę nad danymi i ich wykorzystaniem, co zminimalizuje ryzyko wycieku informacji lub nadużyć.

5. Zwiększenie skuteczności – EOD zapewni przedsiębiorstwu szybsze i bardziej skuteczne działanie, co pozwoli zwiększyć rentowność biznesu.

1. Wdróż  system zarządzania obiegiem dokumentów: System zarządzania obiegiem dokumentów (EOD) pozwala firmom na szybkie i skuteczne zarządzanie dokumentami. Umożliwia on zarządzanie, przechowywanie, wyszukiwanie i dostęp do dokumentów wewnątrz firmy.

2. Wprowadź skanowanie dokumentów: Skanowanie dokumentów pozwala na przechowywanie ich w postaci cyfrowej, co znacznie usprawnia proces obiegu dokumentów.

3. Ustaw automatyczne powiadomienia: Automatyczne powiadomienia mogą być ustawione w systemie EOD, aby na bieżąco informować o postępie obiegu dokumentów.

4. Wprowadź zabezpieczenia: Bezpieczeństwo dokumentów jest bardzo ważne, szczególnie w dzisiejszych czasach. Wprowadzenie zabezpieczeń w systemie EOD zapewni, że tylko upoważnione osoby będą miały dostęp do dokumentów.

5. Utwórz procedury: Utworzenie procedur obiegu dokumentów zapewni, że każdy z pracowników będzie wiedział, jak postępować z każdym dokumentem.

1. Zdefiniuj swoje potrzeby – Przed przystąpieniem do organizacji obiegu dokumentów należy określić, jakie dokumenty będą przetwarzane i jaki jest cel obiegu. Należy również określić, kto będzie odpowiedzialny za określone procedury i jakie będą ich obowiązki.

2. Ustal procesy obiegu dokumentów – Można to zrobić poprzez wypracowanie i wyrażenie wszystkich procedur w formie wizualnego schematu lub diagramu. Wszystkie potrzebne informacje powinny zostać zawarte w diagramie, aby zapewnić jednoznaczność.

3. Wybierz odpowiedni system obiegu dokumentów – Istnieje wiele technologii do automatyzacji obiegu dokumentów, od prostych narzędzi do zarządzania dokumentami po systemy wspomagające procesy biznesowe. Wybór odpowiedniego systemu zależy od Twoich potrzeb.

4. Ustal zasady bezpieczeństwa – Aby zapewnić bezpieczeństwo danych i dokumentów, należy określić zasady dotyczące ich obiegu, w tym zasady przechowywania, archiwizacji i usuwania.

5. Monitoruj i testuj obieg dokumentów – Po wdrożeniu systemu obiegu dokumentów, należy monitorować proces i regularnie go testować, aby upewnić się, że system działa zgodnie z oczekiwaniami.

Pozostańmy w kontakcie

Potrzebujesz pomocy? Napisz do nas





    Seraphinite AcceleratorOptimized by Seraphinite Accelerator
    Turns on site high speed to be attractive for people and search engines.