Sekretariat Workflow
Elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny Obieg Dokumentów (EZD) to nowoczesne rozwiązanie, które umożliwia skuteczne zarządzanie przepływem informacji w firmie. Dzięki zaawansowanym technologiom, proces przetwarzania dokumentów staje się bardziej efektywny, szybki i bezpieczny. W tym artykule przedstawiamy, jak EZD może przyczynić się do zwiększenia wydajności pracy Twojej firmy.
Elektroniczny obieg dokumentów definicja
Wg Wikipedii Elektroniczny obieg dokumentów – potoczne określenie systemu informatycznego do zarządzania obiegiem zadań oraz dokumentów działającego w oparciu o mechanizmy typu workflow. Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system informatyczny, który umożliwia digitalizację i zarządzanie przepływem dokumentów w firmie. Dzięki EOD, tradycyjne, papierowe dokumenty są zastępowane ich cyfrowymi odpowiednikami, co znacznie usprawnia procesy biznesowe.
Obieg dokumentów w firmie – jak to działa?
System EOD działa na zasadzie workflow, czyli zdefiniowanych procesów, które określają kolejność działań wykonywanych na dokumencie. Od momentu jego utworzenia lub zeskanowania, dokument przechodzi przez kolejne etapy, takie jak:
- Rejestracja: Dokument zostaje wprowadzony do systemu i przypisany do odpowiedniego procesu.
- Przejrzenie i zatwierdzenie: Dokument jest przekazywany kolejnym osobom do wglądu i akceptacji.
- Archiwizacja: Po zakończeniu procesu, dokument jest bezpiecznie przechowywany w systemie, co umożliwia łatwy dostęp do niego w przyszłości.
Galeria systemu Sekretariat Workflow
Wybrane zdjęcia z systemu obiegu dokumentów
Sekretariat Workflow
Korzyści systemu zarządzania dokumentami (DMS)
Przesyłanie elektroniczne dokumentów jest znacznie szybsze niż przesyłanie dokumentów papierowych.
Niższe koszty używania, przesyłania elektronicznych dokumentów
Dokumenty przechowywane w systemie elektronicznym są łatwo dostępne dla wszystkich pracowników
Przechowywanie danych w formie elektronicznej zmniejsza ryzyko utraty danych.
Klienci ATSoftware
Funkcje nowoczesnych systemów obiegu dokumentów
01
Zarządzanie wersjami dokumentów
Jedną z kluczowych funkcji nowoczesnych systemów obiegu dokumentów jest zarządzanie wersjami dokumentów. Dzięki tej funkcji każda zmiana wprowadzona do dokumentu jest automatycznie rejestrowana, tworząc nową wersję. To pozwala na:
- Śledzenie historii zmian: Z łatwością można prześledzić, kto i kiedy wprowadził daną zmianę oraz jakie były jej efekty.
- Współpraca nad dokumentami: Różne wersje dokumentu mogą być jednocześnie dostępne dla wielu użytkowników, co ułatwia pracę zespołową.
02
Integracje z innymi narzędziami obiegu dokumentów
Nowoczesne systemy obiegu dokumentów są zaprojektowane tak, aby seamlessly integrowały się z innymi narzędziami biznesowymi, takimi jak:
- CRM (Customer Relationship Management): Integracja z systemem CRM umożliwia automatyczne tworzenie i przypisywanie dokumentów do konkretnych klientów lub kontaktów.
- ERP (Enterprise Resource Planning): Integracja z systemem ERP pozwala na automatyczne generowanie dokumentów, takich jak faktury czy zamówienia, na podstawie danych z systemu ERP.
- Chmura: Wiele systemów obiegu dokumentów jest dostępnych w chmurze, co umożliwia pracę z dokumentami z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do internetu.
03
Śledzenie zmian i dostępność audytowa
Śledzenie zmian to funkcja, która pozwala na monitorowanie wszelkich modyfikacji wprowadzanych do dokumentów. Dzięki temu można:
- Zidentyfikować autora zmian: Wiedzieć, kto wprowadził daną zmianę.
- Sprawdzić datę i godzinę wprowadzenia zmiany: Określić, kiedy dokonano modyfikacji.
- Porównać różne wersje dokumentu: Zobaczyć, jakie zmiany zostały wprowadzone.
Sekretariat Workflow
Ile kosztuje wdrożenie systemu EOD? [Cennik 2025]
Koszty wdrożenia w zależności od wielkości firmy:
👥 Małe firmy (5-25 pracowników):
– System EOD: 2,000-5,000 zł/rok
– Wdrożenie: 3,000-8,000 zł jednorazowo
– Szkolenia: 1,000-2,000 zł
TOTAL: 6,000-15,000 zł pierwszy rok
🏢 Średnie firmy (25-100 pracowników):
– System EOD: 5,000-15,000 zł/rok
– Wdrożenie: 8,000-25,000 zł jednorazowo
– Integracje: 5,000-15,000 zł
TOTAL: 18,000-55,000 zł pierwszy rok
Co wpływa na koszt wdrożenia EOD?
1. Liczba użytkowników – główny czynnik cenotwórczy
2. Złożoność procesów – proste workflow vs zaawansowane
3. Integracje – połączenie z ERP, CRM, księgowością
4. Customizacja – dostosowanie do specyfiki firmy
5. Migracja danych – przeniesienie istniejących dokumentów
Sekretariat Workflow
System zarządzania dokumentami vs tradycyjne archiwum
Automatyzacja
Automatyzacja zadań związanych z obiegiem dokumentów zmniejsza czas potrzebny na załatwienie spraw.
Bezpieczeństwo
System obiegu dokumentów zapewnia bezpieczne przechowywanie danych i umożliwia szybkie odzyskanie danych w razie awarii.
Kontrola
System do obiegu dokumentów umożliwia wygodną współpracę między pracownikami i jednostkami biznesowymi, co zapewnia skuteczne i szybkie wypełnianie zadań.
Raporty
Za pomocą systemu do obiegu dokumentów można szybko i łatwo wyszukać potrzebne informacje.
Sekretariat Workflow
Elektroniczny obieg dokumentów dla firm produkcyjnych
Elektroniczny Obieg Dokumentów zapewnia przede wszystkim sprawniejszy obrót pismami w firmach oraz instytucjach. Pozwala na zredukowanie czasu, który zajmowałyby na wykonanie tej samej czynności w tradycyjny sposób. Dzięki temu szybko można dostarczyć ważne informacje. Elektroniczny obieg dokumentów jest również bardziej wydajnyw porównaniu do tradycyjnych metod. System EOD pomaga w zarządzaniu wszystkimi dokumentami, jakie są w firmie. Zapewnia śledzenie każdej czynności wraz z jej datą i godziną.
Bezpieczeństwo przetwarzania cyfrowych dokumentów
Bezpieczeństwo w organizacji jest znacznie podnoszone dzięki elektronicznemu archiwum. Dzięki temu wszystkie informacje są przechowywane w jednym miejscu i są dostępne dla każdego, kto ma odpowiednie uprawnienia. Ponadto procesy są automatycznie wykonywane przez program, co zmniejsza konieczność wykonywania prac przez ludzi. Dzięki systemowi elektronicznego obiegu dokumentów sam proces przekazywania dokumentów jest w znacznym stopniu skrócony.
Swobodny dostęp do repozytorium dokumentów
System elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na swobodny dostęp do dokumentów , które jest dostępne są w bazie danych. Dzięki temu systemowi można szybko aktualizować dane, co pozwala na szybszy dostęp do informacji. EOD pozwala także na tworzenie raportów i analizowanie danych, co pozwala na lepsze zarządzanie procesami w firmie. Dzięki aplikacji do elektronicznego obiegu dokumentów może być wykorzystywany do tworzenia wydruków i archiwizowania danych.
Sekretariat Workflow
Integracja EOD z systemami ERP - przewodnik krok po krok
Rola AI i automatyzacji w przyszłości
Sztuczna inteligencja (AI) odgrywa coraz większą rolę w różnych dziedzinach, a zarządzanie dokumentami nie jest tu wyjątkiem. W przyszłości możemy spodziewać się, że AI jeszcze bardziej zautomatyzuje i usprawni procesy związane z elektronicznym obiegiem dokumentów. Oto kilka przykładów zastosowań AI:
- Automatyczne rozpoznawanie treści: Algorytmy AI będą coraz lepiej radzić sobie z rozpoznawaniem tekstu, obrazów i innych rodzajów danych zawartych w dokumentach. To umożliwi automatyczne indeksowanie, klasyfikowanie i wyszukiwanie dokumentów.
- Inteligentne wyszukiwanie: Dzięki AI wyszukiwanie informacji w dużych zbiorach dokumentów stanie się jeszcze bardziej precyzyjne. Systemy będą w stanie zrozumieć kontekst zapytania i dostarczać najbardziej relewantne wyniki.
Blockchain i bezpieczeństwo dokumentów
Technologia blockchain, znana przede wszystkim z zastosowania w kryptowalutach, ma również duży potencjał w dziedzinie zarządzania dokumentami. Dzięki blockchainowi można zapewnić:
- Niezmienność danych: Każda zmiana wprowadzona do dokumentu jest rejestrowana w blockchainie, co uniemożliwia późniejsze modyfikacje.
- Zwiększone bezpieczeństwo: Blockchain zapewnia wysoką odporność na ataki hakerskie i pozwala na śledzenie historii dokumentu.
- Zwiększenie zaufania: Dzięki transparentności blockchain, można łatwo zweryfikować autentyczność dokumentu i jego pochodzenie.
Cyfrowe podpisy
Cyfrowe podpisy są kolejnym elementem, który w przyszłości będzie odgrywał coraz większą rolę w elektronicznym obiegu dokumentów. Cyfrowy podpis pozwala na:
- Autentyfikację osoby podpisującej: Zapewnia, że dokument został podpisany przez uprawnioną osobę.
- Zapewnienie integralności dokumentu: Gwarantuje, że dokument nie został zmieniony po podpisaniu.
- Niezaprzeczalność: Odbiorca dokumentu może zweryfikować autentyczność podpisu, co uniemożliwia jego podważenie.
Sekretariat WorkFlow
Elektroniczny obieg faktur - automatyzacja księgowości 2025
Co to jest EOD?
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to proces wymiany i przetwarzania informacji w systemie informatycznym. System ten pozwala na wymianę dokumentów i informacji między użytkownikami, dostawcami, pracownikami i klientami. Pozwala on ujednolicić formaty dokumentów, zmniejszyć czas przetwarzania danych i wymiany informacji, a także na zmniejszenie kosztów związanych z przesyłaniem papierowych dokumentów.
Na czym polega system zarządzania dokumentami (DMS)?
System zarządzania dokumentami (DMS) w firmie to technologia, która pozwala na skanowanie, zarządzanie i wymianę dokumentów w formie elektronicznej, w miejsce wysyłania i przechowywania ich w postaci papierowej. Systemy e–dokumentów pozwalają na dostęp do informacji, które są przechowywane w bezpiecznych i zabezpieczonych repozytoriach danych, a także umożliwiają automatyzację procesów biznesowych. Pozwalają one również na szybką i łatwą wymianę informacji między pracownikami, klientami i partnerami biznesowymi za pośrednictwem sieci.
Czy e-dokumenty w firmie są bezpieczny?
E-dokumenty w firmie mogą być bardzo bezpieczne, jeśli są odpowiednio skonfigurowane i przestrzegane są środki bezpieczeństwa. Warto jednak pamiętać, że istnieje ryzyko cyberataków, które mogą być szczególnie niebezpieczne dla systemów obiegu dokumentów. Dlatego ważne jest, aby stosować wszelkie dostępne środki ochrony, w tym właściwe zabezpieczenia sieci i aktualizacje oprogramowania, aby zminimalizować ryzyko wycieku danych.
Czy z workflow dokumentów mogą korzystać tylko duże firmy?
Nie, system elektronicznego obiegu dokumentów może być wykorzystywany przez przedsiębiorstwa wszystkich wielkości. Jest on przydatny również dla małych firm, ponieważ pozwala na wyeliminowanie drogiego i czasochłonnego procesu papierowego i zapewnia lepszą organizację dokumentacji.
Z czego składa się cyfrowy obieg informacji?
Cyfrowy obieg informacji składa się z systemu do skanowania dokumentów, oprogramowania do digitalizacji dokumentów, bazy danych do przechowywania i wyszukiwania skanowanych dokumentów oraz oprogramowania do współpracy, takiego jak edytor tekstowy do edycji dokumentów lub system do zarządzania zadaniami. System może również zawierać narzędzia do wizualizacji i raportowania, aby upewnić się, że dokumentacja jest aktualna.Odbiorcami naszych produktów i usług są małe, średnie jak i duże przedsiębiorstwa z różnorodnych branż. Korzystając z naszego zaplecza technicznego jesteśmy w stanie zrealizować nawet najtrudniejsze projekty.
Oprócz gotowych rozwiązań oferujemy także projektowanie i realizację programów na zamówienie, dopasowanych do indywidualnych potrzeb Klienta.
Co mogę zyskać wdrażając EOD do mojego przedsiębiorstwa?
1. Poprawa efektywności – EOD dostarczy informacji i narzędzi, które ułatwią zrozumienie i zautomatyzowanie procesów, poprawiając w ten sposób ogólną efektywność przedsiębiorstwa.
2. Większa elastyczność – EOD pozwoli na szybkie dostosowanie procesów biznesowych do zmieniających się potrzeb, dzięki czemu przedsiębiorstwo będzie mogło dostosować się do zmieniającego się otoczenia.
3. Oszczędność czasu – EOD zmniejszy czas potrzebny na wykonanie zadań, dzięki czemu pracownicy będą w stanie wykonywać więcej w krótszym czasie.
4. Poprawa bezpieczeństwa danych – EOD umożliwi lepszą kontrolę nad danymi i ich wykorzystaniem, co zminimalizuje ryzyko wycieku informacji lub nadużyć.
5. Zwiększenie skuteczności – EOD zapewni przedsiębiorstwu szybsze i bardziej skuteczne działanie, co pozwoli zwiększyć rentowność biznesu.
Pozostańmy w kontakcie
Żadnego spamu - tylko wartościowe treści
