Jednym z popularnych systemów EOD na polskim rynku jest Edokument Sekretariat Workflow. To kompleksowe rozwiązanie, które oferuje szeroki zakres funkcji usprawniających obieg dokumentów w firmie. Edokument jest zgodny z polskimi przepisami prawa dotyczącymi obiegu dokumentów elektronicznych.
Edokument: czym jest i co oferuje?
Edokument to zaawansowany system informatyczny, który usprawnia zarządzanie dokumentami w formie elektronicznej. Jest to kompleksowe rozwiązanie, które pozwala na automatyzację wielu procesów związanych z obiegiem dokumentów w firmie, co prowadzi do znacznej oszczędności czasu, pieniędzy i zwiększenia efektywności pracy.
Warto podkreślić, że Edokument jest zgodny z polskimi przepisami prawa dotyczącymi obiegu dokumentów elektronicznych. Oznacza to, że dokumenty elektroniczne przetwarzane w systemie Edokument mają taką samą moc prawną jak dokumenty papierowe. Definicję dokumentu elektronicznego zawiera ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Dowiedz się więcej o cyfrowym obiegu dokumentów: Cyfrowy Obieg Dokumentów.
Podstawowe funkcjonalności Edokumentu
- Tworzenie i edycja dokumentów elektronicznych: Edokument umożliwia tworzenie i edycję różnego rodzaju dokumentów elektronicznych, takich jak faktury, umowy, pisma, raporty itp.
- Przechowywanie i archiwizacja dokumentów: Edokument zapewnia bezpieczne przechowywanie i archiwizację dokumentów elektronicznych. Dostęp do dokumentów jest możliwy z dowolnego miejsca i o każdej porze.
- Obieg dokumentów pomiędzy pracownikami: Edokument umożliwia elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy pracownikami firmy. Dokumenty mogą być zatwierdzane, komentowane i przekazywane dalej za pomocą systemu.
- Kontrola dostępu i nadzór nad procesami: Edokument zapewnia mechanizmy kontroli dostępu do dokumentów, co pozwala na zapewnienie poufności i bezpieczeństwa danych. System umożliwia również nadzór nad procesami obiegu dokumentów i generowanie raportów.
- Automatyzacja zadań związanych z obiegiem dokumentów: Edokument umożliwia automatyzację wielu zadań związanych z obiegiem dokumentów, takich jak przypisywanie terminów, wysyłanie powiadomień, generowanie raportów itp.
Rodzaje Edokumentów wybierz odpowiedni dla swojej firmy
Na rynku dostępnych jest wiele różnych systemów Edokument, które różnią się funkcjonalnością, ceną i sposobem wdrożenia. Wybór odpowiedniego systemu Edokument dla firmy zależy od jej indywidualnych potrzeb i wymagań.
Do najpopularniejszych typów Edokumentów należą:
Systemy SaaS (Software as a Service):Te systemy są dostępne online i nie wymagają instalacji oprogramowania na komputerach użytkowników. Zaletą systemów SaaS jest łatwość wdrożenia i użytkowania, a także niskie koszty początkowe. Wadą może być brak możliwości dostosowania systemu do specyficznych potrzeb firmy.
Systemy instalowane lokalnie: Te systemy są instalowane na serwerach firmy. Zaletą systemów instalowanych lokalnie jest duża elastyczność i możliwość dostosowania systemu do specyficznych potrzeb firmy. Wadą może być wyższy koszt wdrożenia i obsługi.
Systemy dedykowane dla określonych branż: Te systemy są dostosowane do specyficznych potrzeb danej branży i oferują funkcje, które nie są dostępne w systemach uniwersalnych. Zaletą systemów dedykowanych jest wysoka funkcjonalność i dopasowanie do potrzeb branży. Wadą może być wyższy koszt wdrożenia i obsługi.
Więcej na temat efektywnego obiegu dokumentów: Elektroniczny Obieg Dokumentów.
Korzyści ze stosowania Edokumentu: Zmodernizuj swoją firmę
1. Oszczędność czasu i pieniędzy:
- Eliminacja papieru: Edokument pozwala zrezygnować z drukowania, kopiowania i ręcznego archiwizowania dokumentów, co oszczędza czas i pieniądze związane z zakupem papieru, tonerów i innych materiałów biurowych.
- Automatyzacja procesów: Edokument automatyzuje wiele zadań związanych z obiegiem dokumentów, takich jak zatwierdzanie, komentowanie i przekazywanie dokumentów dalej. Oznacza to, że pracownicy nie muszą tracić czasu na ręczne wykonywanie tych czynności, co pozwala im skupić się na bardziej strategicznych działaniach.
- Szybszy obieg dokumentów: Edokument usprawnia obieg dokumentów w firmie, co oznacza, że decyzje mogą być podejmowane szybciej, a projekty realizowane sprawniej.
2. Poprawa efektywności pracy:
- Zwiększenie produktywności: Automatyzacja procesów i usprawnienie obiegu dokumentów prowadzą do zwiększenia produktywności pracowników.
- Lepsza organizacja pracy: Edokument ułatwia organizację pracy i kontrolę nad procesami obiegu dokumentów.
- Zmniejszenie stresu: Pracownicy nie muszą się martwić o gubienie dokumentów lub spóźnianie się z terminami, co zmniejsza poziom stresu i poprawia komfort pracy.
3. Zwiększenie bezpieczeństwa i poufności dokumentów:
- Kontrola dostępu: Edokument zapewnia mechanizmy kontroli dostępu do dokumentów, co pozwala na zapewnienie poufności i bezpieczeństwa danych.
- Szyfrowanie danych: Dokumenty elektroniczne przechowywane w systemie Edokument są szyfrowane, co chroni je przed nieuprawnionym dostępem.
- Archiwizacja dokumentów: Edokument zapewnia bezpieczne przechowywanie i archiwizację dokumentów elektronicznych, co ułatwia dostęp do nich w przyszłości.
Najczęściej zadawane pytania
Czy dokument elektroniczny ma taką samą moc prawną jak papierowy?
Dokumenty przetwarzane w systemie zgodnym z polskimi przepisami o obiegu dokumentów elektronicznych mają taką samą moc prawną jak ich papierowe odpowiedniki. Zgodność z tymi przepisami jest więc pierwszą rzeczą, którą warto sprawdzić przy wyborze systemu – bez niej cyfrowy obieg nie zastąpi dokumentacji papierowej.
Czym różni się system w chmurze od instalowanego lokalnie?
System w modelu SaaS działa online i nie wymaga instalacji na komputerach użytkowników, więc wdraża się go szybko i przy niskich kosztach początkowych, ale trudniej dopasować go do nietypowych potrzeb. Wersja instalowana na serwerach firmy daje dużą elastyczność i możliwość dostosowania, kosztem wyższych nakładów na wdrożenie i obsługę.
Jakie funkcje ma system klasy edokument?
Podstawowy zakres to tworzenie i edycja dokumentów elektronicznych – faktur, umów, pism, raportów – oraz ich bezpieczne przechowywanie i archiwizacja z dostępem z dowolnego miejsca. Do tego dochodzi obieg dokumentów między pracownikami z zatwierdzaniem i komentowaniem, kontrola dostępu z nadzorem nad procesami oraz automatyzacja terminów i powiadomień.
Kiedy warto wybrać system dedykowany dla branży?
Wtedy, gdy praca z dokumentami ma w danej branży specyfikę, której nie obsługują systemy uniwersalne. Rozwiązania dedykowane oferują funkcje przygotowane pod konkretne procesy, przez co lepiej odpowiadają na realne potrzeby. Ceną za to jest zwykle wyższy koszt wdrożenia i późniejszej obsługi.
Na czym polega oszczędność po wdrożeniu cyfrowego obiegu?
Znika drukowanie, kopiowanie i ręczne archiwizowanie, a wraz z nimi wydatki na papier, tonery i materiały biurowe. Zatwierdzanie, komentowanie i przekazywanie dokumentów dalej dzieje się w systemie, więc pracownicy nie tracą czasu na czynności obsługowe, a decyzje zapadają szybciej.