Polityka prywatności aplikacji Sekretariat Mobile

Czego dotyczy ten dokument

Dokument opisuje przetwarzanie danych w aplikacji mobilnej Sekretariat Mobile (identyfikator pakietu pl.atsoftware.sekretariat), wydawanej przez AtSoftware Tomasz Matuszczyk, ul. Rydygiera 22h/100, 87-100 Toruń, NIP 8791117144.

Istniejąca polityka prywatności serwisu atsoftware.pl dotyczy strony WWW i plików cookies. Nie zastępuje tego dokumentu i nie spełnia wymogu Google Play wobec aplikacji.

Model działania — kluczowa informacja

Sekretariat Mobile jest aplikacją towarzyszącą systemowi Sekretariat. Nie jest usługą chmurową i nie ma własnej rejestracji użytkowników.

Aplikacja łączy się wyłącznie z serwerem należącym do firmy, która ją wdrożyła — czyli zwykle do Twojego pracodawcy. Korespondencja, załączniki, dane kontrahentów i konta operatorów znajdują się na tym serwerze i w bazie danych tej firmy.

AtSoftware nie hostuje ani nie gromadzi treści korespondencji użytkowników. Firma, która kupuje licencję na system, prowadzi bazę danych u siebie — dostęp do niej ma wyłącznie ona.

Kto jest administratorem danych

Dane w systemie Sekretariat — administratorem jest Twoja firma

W zakresie danych przetwarzanych w systemie (korespondencja, załączniki, kontrahenci, konta operatorów) administratorem danych jest firma wdrażająca, czyli podmiot, który prowadzi rejestr na swoim serwerze. AtSoftware występuje jako dostawca oprogramowania, a w razie świadczenia wsparcia technicznego — jako podmiot przetwarzający, na podstawie odrębnej umowy powierzenia.

Oznacza to, że pytania o dane w rejestrze korespondencji — dostęp, sprostowanie, usunięcie — kieruj do administratora systemu Sekretariat w swojej firmie, a nie do AtSoftware.

Dane kontaktowe przekazane AtSoftware — administratorem jesteśmy my

Jeżeli piszesz do nas w sprawie aplikacji, administratorem Twoich danych kontaktowych zawartych w tej korespondencji jest AtSoftware Tomasz Matuszczyk, ul. Rydygiera 22h/100, 87-100 Toruń, NIP 8791117144, e-mail biuro@atsoftware.pl, tel. +48 530 468 281.

Jakie dane przetwarza aplikacja

Dane przekazywane na serwer Twojej firmy

• Dane logowania — login operatora i hasło, wyłącznie w celu uwierzytelnienia. Po zalogowaniu aplikacja posługuje się tokenem sesji o ograniczonym czasie ważności.
• Treści wprowadzane przez Ciebie — dane pism, notatki, informacje o przekazaniu.
• Załączniki — pliki dodawane i pobierane przez aplikację.

Dane przechowywane wyłącznie na Twoim urządzeniu

Te dane nie opuszczają telefonu:

• Adres serwera Twojej firmy.
• Dane logowania zapamiętane opcją „Zapamiętaj mnie” — przechowywane w systemowym magazynie kluczy Androida (Keystore), a nie w plikach aplikacji. Funkcja jest dobrowolna.
• Token sesji — ważny 8 godzin (domyślnie; okres ustala administrator serwera w Twojej firmie). Po jego wygaśnięciu aplikacja wyloguje Cię i poprosi o ponowne logowanie. Nie stosujemy tokenów odświeżających, które przedłużałyby sesję w tle.
• Ustawienia interfejsu, na przykład motyw jasny lub ciemny.
• Pobrane załączniki — patrz sekcja niżej.

Załączniki pobrane na telefon

Gdy otwierasz podgląd albo pobierasz załącznik, plik jest zapisywany w prywatnym katalogu podręcznym (cache) aplikacji. To obszar niedostępny dla innych aplikacji na urządzeniu.

Pliki te są automatycznie kasowane w całości:

• przy wylogowaniu,
• przy każdym uruchomieniu aplikacji,
• przy odinstalowaniu aplikacji — system Android usuwa wtedy cały jej katalog prywatny.

System Android może też samodzielnie wyczyścić ten katalog, gdy zabraknie miejsca na urządzeniu.

Wyjątek, o którym warto wiedzieć: przycisk pobierania otwiera systemowe okno „Udostępnij / Zapisz”. Jeżeli świadomie zapiszesz plik w Plikach, na dysku w chmurze albo wyślesz go dalej, ta kopia znajduje się już poza aplikacją — nie zarządzamy nią i nie usuwa jej ani wylogowanie, ani odinstalowanie. Odpowiadasz za nią tak samo jak za każdy inny plik zapisany ręcznie na telefonie.

Dane przekazywane do Google (Firebase Cloud Messaging)

Powiadomienia push są dostarczane przez usługę Firebase Cloud Messaging. Wiąże się to z przetwarzaniem dwóch rodzajów danych:

• Token powiadomień push — identyfikator instalacji aplikacji na Twoim urządzeniu, niezbędny, aby doręczyć powiadomienie. Jest zapisywany na serwerze Twojej firmy i używany przez Google jako adres doręczenia.
• Treść powiadomienia jest celowo minimalna: neutralny komunikat i identyfikator dokumentu. W powiadomieniu nie przekazujemy tematu pisma ani danych nadawcy — szczegóły aplikacja pobiera z serwera Twojej firmy dopiero po zalogowaniu.

Powiadomienia możesz wyłączyć w ustawieniach systemowych Androida. Wyłączenie ich albo odinstalowanie aplikacji sprawia, że token przestaje być używany.

Czego aplikacja nie robi

• Nie zawiera reklam ani identyfikatora reklamowego — uprawnienie AD_ID jest usunięte z pakietu.
• Nie zawiera narzędzi analitycznych ani zbierania raportów o awariach (brak Google Analytics, Firebase Analytics, Sentry, Crashlytics).
• Nie profiluje użytkowników i nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany.
• Nie sprzedaje ani nie udostępnia danych podmiotom trzecim w celach marketingowych.
• Nie korzysta z lokalizacji, kontaktów, mikrofonu ani kalendarza.

Uprawnienia aplikacji

Bezpieczeństwo

Cała komunikacja odbywa się po HTTPS. Uprawnienia do danych są weryfikowane po stronie serwera przy każdym żądaniu — aplikacja nie decyduje samodzielnie, co możesz zobaczyć. Sesja wygasa po 8 godzinach, a pobrane załączniki są kasowane przy wylogowaniu i przy starcie aplikacji.

Inspektor ochrony danych

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — nie zachodzą przesłanki z art. 37 RODO (nie jesteśmy organem publicznym, nie prowadzimy monitorowania na dużą skalę ani przetwarzania danych szczególnych kategorii na dużą skalę). W sprawach dotyczących tej aplikacji pisz na biuro@atsoftware.pl.

Jeżeli Twoje pytanie dotyczy danych w rejestrze korespondencji, kieruj je do swojego pracodawcy, czyli firmy prowadzącej rejestr. To ona jest administratorem tych danych i u niej ustalisz, czy wyznaczyła inspektora ochrony danych. AtSoftware nie ma dostępu do bazy danych klienta, więc nie może odpowiedzieć na pytania o zawartość rejestru ani zrealizować wniosku dotyczącego tych danych.

Podstawy prawne i okresy przechowywania

Dane przetwarzane w systemie Sekretariat

Podstawę prawną i okres przechowywania danych w rejestrze korespondencji określa firma prowadząca rejestr jako ich administrator. AtSoftware nie ustala tych okresów i nie ma dostępu do serwera ani bazy danych tej firmy.

Korespondencja z nami

Jeśli napiszesz na biuro@atsoftware.pl, przetwarzamy Twoje dane w celu obsługi zgłoszenia, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Korespondencję przechowujemy do 12 miesięcy od zakończenia sprawy, po czym ją usuwamy.

Token powiadomień push

Token jest przechowywany na serwerze Twojej firmy tak długo, jak długo urządzenie jest zarejestrowane do odbioru powiadomień. Przestaje być używany po odinstalowaniu aplikacji, wyłączeniu powiadomień lub wyrejestrowaniu urządzenia.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Usługa powiadomień push jest świadczona przez Google. W związku z jej działaniem token powiadomień może być przetwarzany poza EOG. Przekazywanie odbywa się na podstawie zabezpieczeń przewidzianych w RODO dla transferów do państw trzecich — standardowych klauzul umownych zawartych w umowie o powierzeniu przetwarzania danych, którą zawarliśmy z dostawcą usługi.

Poza tokenem powiadomień żadne dane z aplikacji nie są przekazywane podmiotom trzecim — korespondencja, załączniki i dane kontrahentów pozostają wyłącznie na serwerze Twojej firmy.

Twoje prawa

Zgodnie z RODO przysługuje Ci prawo do:

• informacji o przetwarzaniu danych i dostępu do nich oraz uzyskania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• przenoszenia danych,
• wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Gdzie kierować żądanie: jeżeli dotyczy ono danych w rejestrze korespondencji — do administratora systemu Sekretariat w Twojej firmie. Jeżeli dotyczy korespondencji prowadzonej z nami — na adres biuro@atsoftware.pl.

Dane osób trzecich w korespondencji

Rejestrowana korespondencja może zawierać dane osób, które nie są użytkownikami aplikacji — nadawców pism, przedstawicieli kontrahentów. Administratorem tych danych jest firma prowadząca rejestr i to na niej spoczywa obowiązek informacyjny oraz określenie podstawy prawnej i okresu retencji.

Usunięcie konta i danych

Zasady usuwania konta operatora oraz to, które dane znikają, a które pozostają w systemie, opisuje osobny dokument: Usuwanie konta w aplikacji Sekretariat Mobile.

Zmiany i kontakt

O istotnych zmianach poinformujemy przez aktualizację tej strony — obowiązuje wersja opatrzona datą ostatniej aktualizacji podaną na górze.

Kontakt w sprawach dotyczących aplikacji: biuro@atsoftware.pl, tel. +48 530 468 281. Sprawy dotyczące treści rejestru korespondencji: administrator systemu Sekretariat w Twojej firmie.