Co uzyskamy dzięki archiwum ?


Żadnemu przedsiębiorcy nie trzeba tłumaczyć, że podstawą do tego, aby firma funkcjonowała prawidłowo jest prowadzenie archiwum wszystkich tych dokumentów, które wpływają na zakres działalności konkretnej firmy.

Nasza firma softwarowa posuwa się jeszcze dalej, śmiało twierdząc, że najbardziej optymalnym rozwiązaniem w dzisiejszych czasach jest Elektroniczne archiwum dokumentów. Dlaczego? Odpowiedź na to pytanie jest prosta. Im większa, bowiem liczba nie tylko samych papierów, ale i pracowników czy działów danej firmy tym większe zapotrzebowanie będzie na wprowadzenie rozwiązań systemu workflow, czyli elektronicznego obiegu dokumentów i poszczególnych zadań.

Priorytetem w zastosowaniu Elektronicznego archiwum dokumentów jest to, aby za każdym razem mieć szybki dostęp do najpotrzebniejszych treści. Jak wiadomo, wiele czasu będzie trzeba spędzić w archiwum, na przeszukiwaniu kolejnych półek. Z kolei znalezienie konkretnych faktur czy umów w e – systemie zajmie nie więcej niż kilkanaście sekund.

E – archiwum umożliwi również omijanie pośredników oraz wyeliminowanie zbędnych czynności, chociażby w procesie rekrutacji, czy w przypadku jakichkolwiek reklamacji. Pozwala na automatyczny eksport danych do reszty programów, bez potrzeby ponownego ich opisywania. Wówczas nie ma mowy o jakimkolwiek chaosie w firmie.

Dzięki Elektronicznemu archiwum dokumentów będzie również można wiele rzeczy załatwić zdalnie, przebywając poza firmą, używając jedynie podpisu elektronicznego. Dodatkowo, będzie tam również można zamieszczać wzory poszczególnych umów i innych ważnych papierów. Całość znajdować będzie się w jednym miejscu, co usprawni pracę Działu Obsługi Klienta, czy Działu Księgowego.

W Elektronicznym archiwum, które proponujemy podstawową jednostką do przetrzymywania danych jest segregator, dzięki czemu sprawnie będzie można podpinać kolejne załączniki w postaci cyfrowej. Do dyspozycji będą również teczki, które w przejrzysty sposób pozwolą archiwizować zasoby informacji wewnątrz firmy.

  • Tomasz Matuszczyk
  • 11/03/2014
  • 0
  • Sekretariat Archiwum, Archiwizacja danych

Dodaj komentarz