Prezentacja Sekretariat Archiwum
Najważniejsze korzyści elektronicznej archiwizacji dokumentów:
1. Oszczędność czasu i pieniędzy: Archiwizacja elektroniczna pozwala przechowywać i szybko przeglądać dokumenty bez potrzeby fizycznego przechowywania i kopiowania ich. Może to znacznie obniżyć wydatki związane z kopiowaniem i przechowywaniem dokumentów.
2. Skalowalność: Elektroniczne archiwizowanie dokumentów pozwala dotrzeć do większej liczby dokumentów i informacji, które mogą być przechowywane w jednym miejscu.
3. Bezpieczeństwo danych: Przechowywanie i archiwizacja wszystkich dokumentów w jednym bezpiecznym miejscu zapewnia ochronę przed utratą danych i zmniejsza ryzyko związane z nieautoryzowanym dostępem do informacji.
4. Łatwy dostęp: Elektroniczne archiwizowanie dokumentów umożliwia łatwy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i czasu.
5. Wysoki poziom niezawodności: Elektroniczna archiwizacja dokumentów zapewnia wysoki poziom niezawodności danych, co jest szczególnie ważne w przypadku długoterminowego przechowywania danych.
Tradycyjne archiwum a bezpieczeństwo dokumentów
Obowiązek prowadzenia archiwum dokumentów wynika z obowiązujących w Polsce przepisów prawa, które przewiduje możliwość utylizacji dokumentów po upływie ich określonego ustawowo terminu ważności lub przydatności. Obowiązek ten dotyczy wszystkich podmiotów, które wykonują działalność gospodarczą, w tym przedsiębiorstw, instytucji, organizacji społecznych i innych organizacji.
Archiwizacja dokumentów przynosi wiele korzyści i jest ważnym elementem zarządzania dokumentami. Przede wszystkim archiwum dokumentów zapewnia bezpieczeństwo i ochronę informacji. Ponadto archiwizacja dokumentów ułatwia zarządzanie i wykorzystanie dokumentów w celu wykorzystania ich w przyszłości. Dzięki temu można lepiej zarządzać informacjami i poprawić kontrolę nad nimi.
Aby archiwizacja dokumentów była skuteczna, należy stosować się do określonych procedur. Przede wszystkim należy wybrać odpowiednie miejsce do przechowywania archiwalnych dokumentów, zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa i warunki przechowywania. Następnie trzeba stworzyć system zarządzania dokumentami, który określa, w jaki sposób dokumenty będą przechowywane, jakie informacje będą zawarte w dokumentach, jakie informacje będą dostępne dla innych, jak będą oznaczane i jak będą udostępniane. Na koniec należy zdefiniować procedury utylizacji dokumentów, które określają, w jaki sposób dokumenty będą usuwane po upływie określonego terminu ważności lub przydatności.
Czym dokładnie jest elektroniczne archiwum dokumentów?
Archiwum dokumentów elektronicznych to więcej niż cyfrowe repozytorium, w którym przechowywane są wszystkie dokumenty danego przedsiębiorstwa w wersji zdigitalizowanej. Archiwum dokumentów elektronicznych to również system zarządzania cyfrowymi dokumentami, w którym wszystkie dokumenty są odpowiednio przechowywane, klasyfikowane, indeksowane i udostępniane. System ten jest zwykle zintegrowany z innymi systemami informatycznymi w celu ułatwienia współpracy między pracownikami i umożliwienia łatwej wymiany informacji. System archiwizacji dokumentów elektronicznych może również zapewnić bezpieczeństwo i ochronę tych dokumentów przed utratą, zmianą lub wyciekiem danych.