Dodanie korespondencji prezentacja
Elektroniczny obieg korespondencji
Elektroniczny obieg korespondencji to system informatyczny, który zapewnia zautomatyzowane przetwarzanie dokumentów i komunikacji w organizacji. System wykorzystuje technologię cyfrową do skanowania, przesyłania, przetwarzania i archiwizacji dokumentów. System umożliwia tworzenie, edycję, podpisywanie i przesyłanie dokumentów w formacie cyfrowym. Pozwala także na automatyzację procesów biznesowych, zarządzanie procesami i rejestrowanie wyników. System ułatwia organizacji komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, zmniejszając czas potrzebny na wykonanie danego zadania.
Każda organizacja, czy to duże, czy nieco mniejsze przedsiębiorstwo prowadzi oficjalną korespondencję zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną. Przez korespondencję rozumie się wszelkiego rodzaju pisma, zarówno te wysyłane do wewnątrz organizacji (np. do jednego działu lub pracownika), jak i te kierowane na zewnątrz (np. do klienta/dostawcy).
Sam proces obsługi korespondencji jest niezwykle prosty i odbywa się w kilku etapach. Pierwszym krokiem jest zarejestrowanie korespondencji i przyporządkowanie jej odpowiedniego numeru, dzięki czemu można śledzić jej przemieszczenia. Następnie, korespondencja musi zostać zweryfikowana, aby upewnić się, że wszystkie wymagane informacje zostały zebrane i są zgodne z założeniami. Kolejnym krokiem jest wycena i przygotowanie odpowiednich należności. Kolejnym krokiem jest dostarczenie korespondencji do odbiorcy, a następnie weryfikacja jej odbioru. Ostatnim krokiem jest archiwizacja korespondencji.