Sekretariat Archiwum
Elektroniczne archiwum dokumentów - przetwarzanie dokumentów
Elektroniczne archiwum dokumentów to innowacyjne rozwiązanie, które umożliwia skuteczne przetwarzanie i zarządzanie dokumentami w firmie. Dzięki wykorzystaniu zaawansowanych technologii, proces archiwizacji staje się bardziej efektywny, bezpieczny i przyjazny dla środowiska. W tym artykule przedstawiamy, jak elektroniczne archiwum dokumentów może wspomóc Twoją firmę i przyczynić się do poprawy efektywności pracy.
E-archiwum - nowoczesna archiwizacja i przechowywanie dokumentów
Archiwum może być dostosowane do potrzeb użytkownika, takich jak przechowywanie kopii zapasowych, tworzenie raportów, przeglądanie i przeszukiwanie zasobów archiwalnych. Umożliwia także tworzenie wirtualnych kopii dokumentów, co pozwala użytkownikom na szybki dostęp do informacji w dowolnym momencie i miejscu. Szybkiego katalogowania oraz wyszukiwania dokumentów wspiera rozwiązanie takie jak elektroniczne archiwum dokumentów. Umożliwia zapisywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu, łatwym do zarządzania, a także dostępem do nich z każdego miejsca po podłączeniu do sieci.
Najważniejsze możliwości rozwiązania archiwizacji elektronicznej
Elektroniczne archiwum dokumentów to nowoczesne narzędzie, które może znacząco poprawić efektywność pracy Twojej firmy. Dzięki możliwościom cyfrowej transformacji, automatyzacji, zwiększenia bezpieczeństwa danych i optymalizacji przestrzeni biurowej, przetwarzanie dokumentów staje się prostsze, bardziej wydajne i bardziej przyjazne dla środowiska. Wprowadzenie elektronicznego archiwum to inwestycja w przyszłość firmy, która pozwoli zwiększyć konkurencyjność i osiągnąć lepsze wyniki biznesowe.
Galeria systemu Sekretariat Archiwum
Wybrane zdjęcia z systemu Elektroniczne archiwum dokumentów
Sekretariat Archiwum
Podstawowe funkcje elektronicznego archiwum dokumentów
Łatwy i przejrzysty sposób archiwizowania dokumentów za pomocą Segregatorów oraz Teczek
Szybki dostęp do konkretnych dokumentów zapisanych w Elektronicznym archiwum bez konieczności ręcznego wyszukiwania w papierowych dokumentach.
Bezpieczeństwo przechowywania danych. Całe archiwum współpracuje z bazami danych Microsoft SQL Serwer.
Budowa elektronicznego archiwum dokumentów
01
Struktura danych w Elektronicznym archiwum dokumentów
W Elektronicznym archiwum dokumentów podstawową jednostką do przetrzymywania danych jest segregator. To w segregatorze możemy dodawać dokumenty oraz podpinać do nich załączniki w postaci cyfrowej. Cały zbiór segregatorów tworzy półkę. Do półki możemy dodawać dowolną ilość segregatorów. Dodatkowym elementem przetrzymującym dokumenty z załącznikami są teczki. Dokumenty do segregatorów możemy też dodawać z poziomu dziennika korespondencji.
02
Elektroniczne archiwum vs. tradycyjne archiwizowanie - Zalety cyfrowej transformacji
Rozwiązanie takie jak Archiwum elektroniczne to przede wszystkim mniej dokumentów w formie tradycyjnej, papierowej. Elektroniczne archiwum dokumentów to doskonale rozwiązanie zapewniające scentralizowany dostęp do wszelkiego rodzaju danych, w tym dokumentacji papierowej czy wiadomości elektronicznych z załącznikami. Prowadzenie działalności wiąże się z produkcją dużej liczby dokumentacji dotyczącej pracowników, kontrahentów, finansów firmy.
Wszystkie te dokumenty należy przechowywać przynajmniej przez kilka lat, ponieważ takie są przepisy prawa polskiego. Archiwizowanie tych dokumentów jest niezwykle pracochłonne i czasochłonne. Powinny być one dobrze opisane i uporządkowane, aby ich poszukiwanie było ułatwione. Sposobem na archiwizowanie dokumentów jest wdrożenie systemu Sekretariat Archiwum.
03
Wybór najlepszego oprogramowania do elektronicznego archiwum
Elektroniczny obieg dokumentów, ich przechowywanie i archiwizowanie, pomoże Ci zoptymalizować procesy biznesowe. Wzrośnie także efektywność oraz wydajność pracy Twoich pracowników. Elektroniczne archiwum dokumentów doceniło już wielu przedsiębiorców w całej Polsce. Program obsługuje zarówno zdigitalizowane dokumenty papierowe, jak i pliki elektroniczne. Warto podkreślić, że wszelkie dokumenty procesowane w systemie Sekretariat Archiwum automatycznie trafiają do wbudowanego elektronicznego archiwum dokumentów, do którego mają dostęp autoryzowani użytkownicy.
04
Wprowadzenie elektronicznego archiwum w twojej firmie - Najlepsze praktyki
Żadna firma nie może się obyć bez archiwum dokumentów. Mimo iż archiwum (zwykle z przyczyn formalnych) ma swoją papierową wersję, to coraz częściej wprowadzane są rozwiązania cyfrowe, pozwalające na dostęp do wirtualnych kopii dokumentów. Elektroniczne archiwum dokumentów – Sekretariat sprawia, że dostęp do dokumentów jest szybszy, lepiej kontrolowany, a papierowy oryginał może spoczywać bezpiecznie w szafie i nie ma obawy, że ktoś go zgubi lub zniszczy.
Sekretariat Archiwum
Archiwizacja danych elektronicznych
Rozwiązania do archiwizacji danych to przede wszystkim mniej dokumentów w formie tradycyjnej, papierowej. Elektroniczne archiwum dokumentów to doskonale rozwiązanie zapewniające scentralizowany dostęp do wszelkiego rodzaju danych, w tym dokumentacji papierowej czy wiadomości elektronicznych z załącznikami. Prowadzenie działalności wiąże się z produkcją dużej liczby dokumentacji dotyczącej pracowników, kontrahentów, finansów firmy. Wszystkie te dokumenty należy przechowywać przynajmniej przez kilka lat, ponieważ takie są przepisy prawa polskiego.
Zautomatyzuj proces archiwizacji - Efektywność dzięki elektronicznemu rozwiązaniu
Archiwizowanie tych dokumentów jest niezwykle pracochłonne i czasochłonne. Powinny być one dobrze opisane i uporządkowane, aby ich poszukiwanie było ułatwione. Sposobem na archiwizowanie dokumentów jest wdrożenie systemu Sekretariat Archiwum.
Elektroniczny obieg dokumentów, ich przechowywanie i archiwizowanie, pomoże Ci zoptymalizować procesy biznesowe. Wzrośnie także efektywność oraz wydajność pracy Twoich pracowników. Takie narzędzie jak elektroniczne archiwum dokumentów doceniło już wielu przedsiębiorców w całej Polsce.
Program obsługuje zarówno zdigitalizowane dokumenty papierowe, jak i pliki elektroniczne. Warto podkreślić, że wszelkie dokumenty procesowane w systemie Sekretariat Archiwum automatycznie trafiają do wbudowanego elektronicznego archiwum dokumentów, do którego mają dostęp autoryzowani użytkownicy.
Elektroniczne archiwum - Zrównoważony rozwój i zyski dla firmy
Żadna firma nie może się obyć bez archiwum dokumentów. Mimo iż archiwum (zwykle z przyczyn formalnych) ma swoją papierową wersję, to coraz częściej wprowadzane są rozwiązania cyfrowe, pozwalające na dostęp do wirtualnych kopii dokumentów.
Elektroniczne archiwum dokumentów – Sekretariat sprawia, że dostęp do dokumentów jest szybszy, lepiej kontrolowany, a papierowy oryginał może spoczywać bezpiecznie w szafie i nie ma obawy, że ktoś go zgubi lub zniszczy.
Sekretariat Archiwum
Zalety archiwum dokumentów
Elektroniczny dokument
Szybki i wygodny dostęp do dokumentacji w formie elektronicznej. Możliwość jednoczesnej pracy wielu pracowników klienta z jednym dokumentem.
Bezpieczeństwo
Usprawnienie komunikacji pomiędzy użytkownikami systemu poprzez opcję zapisu dodatkowych informacji bezpośrednio na elektronicznej wersji dokumentu. Skuteczniejsza ochrona informacji zawartych w dokumentach.
Elektroniczny obieg
Zminimalizowanie ryzyka uszkodzenia/zniszczenia źródłowej dokumentacji papierowej. Ograniczenie obiegu dokumentu w formie papierowej do niezbędnego minimum.
Sekretariat Archiwum
Archiwizowanie Dokumentów
Nieodłącznym elementem działalności każdego przedsiębiorstwa jest katalogowanie i archiwizowanie dokumentów różnego typu, które najczęściej przyjmują formę faktury, raportu, umowy, aneksu, rozporządzenia. Przechowywanie ich we właściwy sposób stanowi gwarancję zabezpieczenia ważnych informacji oraz szybkiego dostępu do nich.
Jak efektywnie archiwizować dokumenty w firmie
Archiwizacja dokumentów elektronicznych w Sekretariat Archiwum oznacza szybki dostęp do dokumentów. Digitalizacja to gwarancja szybkiego dostępu do informacji, sprawnego jej przepływu między komórkami organizacyjnymi oraz spójność i jednolitość w katalogowaniu i archiwizacji dokumentów.
Skuteczne organizowanie i indeksowanie dokumentacji - Zrób to prawidłowo
Ogólnym problemem teraźniejszych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą powierzchnię biurową. Ponadto każde przedsiębiorstwo, które chce odnosić sukcesy musi mieć zagwarantowany szybki dostęp do strategicznych informacji bez względu na czas i miejsce pobytu jego pracowników.
Wybór odpowiedniego systemu do archiwizacji dokumentów
Odpowiedzią na te potrzeby jest digitalizacja dokumentów i wprowadzenie archiwum dokumentów elektronicznych, które przynoszą liczne korzyści w postaci oszczędności miejsca, sprawniejszego obiegu dokumentacji, znacznie prostszego dostępu do danych oraz minimalizacji ryzyka zniszczenia czy zagubienia dokumentów.
Sekretariat Archiwum
Zalety przechowywania dokumentów w formie elektronicznej
Posiadanie elektronicznego archiwum dokumentów umożliwia oszczędne zagospodarowanie przestrzeni w biurze, która dotychczas służyła do przechowywania dokumentów. Firma uwalnia się wówczas od konieczności tworzenia i zarządzania archiwum „papierowym”.Ponadto digitalizacja dokumentów pozwala na uporządkowanie danych biznesowych wedle praktycznie nieograniczonych kryteriów.
System taki jak Elektroniczne archiwum dokumentów to nie tylko porządek, ale przede wszystkim znaczne ułatwienie dotarcia do poszukiwanej informacji, która już uprzednio została zarchiwizowana. Funkcja zaawansowanego wyszukiwania pozwoli odnaleźć każdy, choćby najstarszy dokument w kilka sekund.
Pozostańmy w kontakcie
Potrzebujesz pomocy? Napisz do nas
