Elektroniczne archiwum dokumentów

Czym jest elektroniczne archiwum dokumentów?

Elektroniczne archiwum dokumentów to nowoczesne rozwiązanie pozwalające na bezpieczne przechowywanie, zarządzanie i szybkie wyszukiwanie dokumentów w formie cyfrowej. System umożliwia digitalizację dokumentów papierowych i obsługuje zarówno zeskanowane dokumenty, jak i pliki elektroniczne — a każdy dokument procesowany w systemie automatycznie trafia do archiwum.

W praktyce elektroniczne archiwum dokumentów gromadzi zarówno zdigitalizowane dokumenty papierowe, jak i pliki powstałe cyfrowo — dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje, pliki PDF oraz obrazy — w jednej, spójnej strukturze. Zamiast rozproszonych folderów i fizycznych składnic otrzymujesz uporządkowany zbiór z szybkim dostępem do każdego dokumentu i pełną kontrolą nad tym, kto może go otworzyć.

Dla kogo jest elektroniczne archiwum dokumentów

Sprawdza się wszędzie tam, gdzie codziennie przybywa dokumentacji, a dostęp do niej musi być szybki i kontrolowany.

• Urzędy i JST — porządkują pisma i akta spraw, a dokumenty mogą trafiać do archiwum wprost z dziennika korespondencji.
• Kancelarie — przechowują akta w teczkach z szybkim wyszukiwaniem i ograniczonym dostępem do materiałów poufnych.
• Szkoły i uczelnie — gromadzą dokumentację uczniów, studentów oraz spraw administracyjnych w jednym, uporządkowanym zbiorze.
• Firmy — redukują koszty przechowywania papieru i zyskują natychmiastowy dostęp do umów, faktur i korespondencji.

Podstawowe funkcje elektronicznego archiwum

Elektroniczne archiwum dokumentów łączy porządek znany z fizycznej składnicy — segregatory, półki i teczki — z wygodą pracy cyfrowej, dzięki czemu dostęp do konkretnych plików nie wymaga ręcznego przeszukiwania zbiorów.

Rozwiązanie AtSoftware — Sekretariat Archiwum — opiera się na trzech filarach:

• Elektroniczny dokument — szybki i wygodny dostęp do dokumentacji w formie elektronicznej oraz jednoczesna praca wielu osób na jednym dokumencie,
• Bezpieczeństwo — skuteczniejsza ochrona informacji i zapis dodatkowych notatek bezpośrednio na elektronicznej wersji dokumentu,
• Elektroniczny obieg — ograniczenie obiegu papieru do minimum i mniejsze ryzyko uszkodzenia oryginałów.

Segregatory, teczki i cyfrowe załączniki

Dokumenty porządkujesz w segregatory i teczki, które odwzorowują układ tradycyjnej składnicy, a do każdego dokumentu podpinasz cyfrowe załączniki — skany, pliki i dodatkowe materiały trzymane razem z rekordem. Dzięki temu segregator czy teczka to nie sama etykieta, lecz komplet dokumentu wraz ze wszystkim, co do niego przynależy.

Od papieru do cyfrowego archiwum

Dokumenty papierowe trafiają do systemu ze skanera, a następnie nadajesz im metadane (teczka, kategoria, data, sprawa). Papierowy oryginał może bezpiecznie spocząć w szafie, a Ty pracujesz na wersji cyfrowej — z gwarancją, że nic nie zginie. System obsługuje wszystkie popularne formaty: dokumenty tekstowe, arkusze, prezentacje, pliki PDF, obrazy i skany.

Papierowe archiwum vs elektroniczne archiwum

Poniższe zestawienie pokazuje, co realnie zmienia elektroniczne archiwum dokumentów w codziennej pracy z dokumentacją. Papierowa składnica wymaga miejsca, ręcznego przeglądania i fizycznego dostępu do teczek — wersja cyfrowa skraca dotarcie do potrzebnego pisma do kilku sekund i utrzymuje zbiory uporządkowane w segregatorach, na półkach i w teczkach.

Bezpieczeństwo i zgodność z RODO

System wykorzystuje zaawansowane szyfrowanie danych, wielopoziomowe zabezpieczenia dostępu, regularne kopie zapasowe oraz ochronę przed nieautoryzowanym dostępem. Rozwiązanie jest w pełni zgodne z polskimi i unijnymi regulacjami dotyczącymi przechowywania i archiwizacji dokumentów, w tym z RODO.

Bezpieczeństwo to fundament, na którym opiera się elektroniczne archiwum dokumentów. Dostęp do plików reguluje rozbudowany system uprawnień, a każda operacja jest zapisywana w dzienniku zdarzeń, więc zawsze wiadomo, kto i kiedy sięgał po dane; dokumenty przechowywane są w bazie Microsoft SQL Server i objęte regularnymi kopiami zapasowymi, co ogranicza ryzyko ich utraty. Sposób przetwarzania i przechowywania dokumentacji pozostaje zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych oraz regulacjami dotyczącymi dokumentacji elektronicznej.

Wdrożenie i demo

Standardowe wdrożenie zajmuje od 2 do 8 tygodni i obejmuje instalację, konfigurację, szkolenia oraz migrację danych — czas zależy od skali projektu. Koszt ustalamy indywidualnie. Przed decyzją możesz sprawdzić system w ramach darmowego, 14-dniowego demo.

Wybrane zdjęcia z systemu elektronicznego archiwum dokumentów