Sekretariat Firma
Program Sekretariat Firma - Nowoczesny System do Prowadzenia Sekretariatu
Program Sekretariat Firma to innowacyjne rozwiązanie, które umożliwia nowoczesne prowadzenie sekretariatu w firmie. W dobie cyfrowej transformacji, tradycyjne metody zarządzania biurem i dokumentacją stają się mniej efektywne wobec rosnących wymagań i zadań. Program sekretariat oferuje zaawansowane funkcje, które ułatwiają zarządzanie terminarzem, obsługę wizyt, archiwizację dokumentów oraz automatyzację procesów.
Wprowadź korespondencję w XXI wiek
Sekretariat jako platforma do zarządzania procesami biznesowymi (tzn. wszystkimi działaniami przedsiębiorstwa lub instytucji) może służyć do zautomatyzowania codziennych czynności na stanowisku pracy. System pozwala w szybki i łatwy sposób prowadzić ewidencję korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz posiada dodatkowe moduły takie jak: delegacje, wejścia wyjścia pracowników oraz seryjny mailing z kontrahentami.
Program SEKRETARIAT stworzony został do wspomagania pracy sekretariatu. Program przeznaczony jest dla małych, średnich jaki i dużych instytucji. Głównym założeniem programu jest maksymalne przyspieszenie procesów wymiany informacji pomiędzy sekretariatem, a pracownikami firmy.
Nowoczesny Sekretariat
Program sekretariat pozwala na centralne gromadzenie wszystkich danych i dokumentów związanych z prowadzeniem sekretariatu. To ułatwia szybkie wyszukiwanie informacji i dostęp do potrzebnych dokumentów w jednym miejscu.
Elektroniczna archiwizacja dokumentów to kluczowy element programu sekretariat. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej ułatwia dostęp, wyszukiwanie oraz zarządzanie dokumentacją, a także minimalizuje potrzebę przechowywania papierowych dokumentów.
Funkcjonalności
Lista modułów programu Sekretariat Firma
Galeria systemu Sekretariat
Wybrane zdjęcia z systemu Sekretariat Firma
Sekretariat Firma
Dziennik korepondencji
01
Dziennik korespondencji : pozwala na ewidencję korespondencji otrzymanej oraz wysyłanej. Dla danej korespondencji istnieje możliwość przydzielania działów odpowiedzialnych za potwierdzenie przyjęcia korespondencji. Osoba odpowiedzialna za obsługę sekretariatu w automatyczny sposób może wysyłać z dziennika korespondencji przypomnienia e-mail do pracowników w celu potwierdzenia dokumentów wprowadzonych do obiegu.
02
Do głównych zalet programu zaliczyć należy tworzenie raportów z korespondencji, wydruków, dodawanie plików do danych kontrahenta, sprawdzenie poprawności i lokalizowanie (NIP, numerów kont bankowych, kodów pocztowych, REGON, PESEL). Dodatkowo aplikacja Sekretariat Firma została wyposażona w moduł pracy w sieci pomiędzy wieloma użytkownikami, archiwum korespondencji oraz szybką wyszukiwarkę.
03
Oprogramowanie do prowadzenia kancelarii, musi być przede wszystkim proste w obsłudze. Stanowisko sekretarki to praca, w której należycie przygotowane dokumentacje oraz jej dekretacje to klucz do zwiększonej wydajności firmy. Aby zwiększyć wydajność pracy kancelarii czy sekretariatu należy pogrupować gromadzone informacje. Na przeciw temu wyzwaniu przychodzi Program Sekretariat Firma, który od spełnia wymagania każdej kancelarii dekretującej znaczne ilości dokumentów.
04
System jest elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnej książki pism przychodzących i wychodzących rozbudowanym o szereg funkcji związanych z przekazywaniem i udostępnianiem korespondencji. Pozwala ewidencjonować pisma przychodzące, wychodzące i wewnętrzne, nadaje numery i znaki. Przechowuje w bazie wersje elektroniczne dokumentów jako załączniki do pozycji dziennika korespondencji. (także pliki np. skanowane dokumenty, faksy). Umożliwia łączenie korespondencji w strukturę hierarchiczną, grupując pisma stanowiące odpowiedź bądź kontynuację korespondencji.
Sekretariat Firma
Delegacje
01
Firmy coraz częściej poszukują narzędzia, które pozwoli im na uporządkowanie całego procesu obsługi delegacji pracowników. W szczególności, jeśli dokumentowanie i ich rozliczenie odbywa się papierowo. Zautomatyzowanie procesu obsługi delegacji pozwala nie tylko na odciążenie pracowników, a również wpływa na optymalizowanie całego procesu związanego z planowaniem, akceptowaniem i rozliczaniem podróży służbowej.
02
Delegacje są codziennością dla pracowników wielu firm. Wyjazdy na spotkania z klientami, w celu nadzorowania projektów, na konferencje, szkolenia czy w jakichkolwiek innych celach związanych z wykonywaną pracą.
03
Wdrożenie aplikacji pozwala na szybki i niezawodny dostęp do informacji związanych z wyjazdami służbowymi w firmie.
04
Delegacje to program do rozliczania podróży służbowych. Program ułatwia obliczanie i wypłacanie należnych zwrotów kosztów podróży służbowych. Umożliwia także zarządzanie zgłoszeniami podróży oraz ich wystawianie. Delegacje wspiera także procesy zatwierdzania i rozliczania podróży służbowych. Program zapewnia także bezpieczeństwo danych i możliwość tworzenia raportów.
Sekretariat Firma
Rejestr wyjść
01
Funkcjonalność rejestruje wszystkie wyjścia pracowników z firmy. Pracownik wyjeżdżając do klienta musi zaewidencjonować swoje opuszczenie miejsca pracy uzupełniając kluczowe informacje o tym do kogo wyjeżdża o której godzinie i w jakim celu. Osoby odpowiedzialne za prowadzanie sekretariatu mogą w szybki sposób sprawdzić o której godzinie dana osoba opuściła stanowisko pracy.
02
Ewidencja wyjść pracowników jest systemem, który służy do rejestrowania wyjść pracowników z miejsca pracy. Zazwyczaj obejmuje ona daty, godziny i czasy trwania każdego wyjścia, a także podpisy pracowników i osoby potwierdzającej ich wyjście. Ewidencja wyjść pracowników może być wykorzystywana w celu weryfikacji wywiązywania się pracowników z ich obowiązków i zapewniania bezpieczeństwa i porządku w miejscu pracy.
03
Program komputerowy do ewidencji wyjść pracowników pozwala pracodawcom w łatwy i wygodny sposób rejestrować wyjścia pracowników. Program wymaga podania numeru identyfikacyjnego pracownika, daty, godziny oraz rodzaju wyjścia. Program umożliwia pracodawcom tworzenie raportów i statystyk dotyczących wyjść pracowników, co pozwala śledzić czasy pracy i wyjścia.
Sekretariat Firma
Mailling
01
W dzisiejszych czasach nikt nie ma już czasu na pisanie maili do każdego z osobna. Tym bardziej, jeśli w grę wchodzi wysyłka wiadomości do wszystkich potencjalnych klientów. Pakiet Sekretariat Firma Mailing jest skutecznym narzędziem służącym do obsługi wielu list mailingowych (newsletterów) w których macie Państwo pełną kontrolę na treścią wysyłek oraz bazą adresową.
02
Sekretariat Mailing wspiera funkcję masowej korespondencji (w języku polskim i nie tylko) w formacie tekstowym, HTML oraz mieszanym (TXT+HTML) i nie wymaga ponoszenia żadnych opłat związanych z wysyłką nawet bardzo dużej ilości listów elektronicznych (tzw. mass mailingu). W programie zaimplementowano własny serwer pocztowy , dzięki któremu cała korespondencja może być wysyłana bezpośrednio z Państwa komputera bez pośrednictwa serwerów dostawców poczty (tzw. ISP)
03
Mailling to narzędzie do wysyłania newsletterów, które pozwala na tworzenie i wysyłanie wiadomości e–mail do subskrybentów. Program jest łatwy w użyciu i dostarcza szereg narzędzi do tworzenia i zarządzania newsletterami. Ma wbudowane szablony, które można dostosować według potrzeb. Można tworzyć listy subskrybentów i wysyłać do nich wiadomości e–mail. Narzędzie pozwala na monitorowanie i raportowanie kampanii e–mail.
Sekretariat Firma
Rejestr umów
01
Rejestr Umów jest narzędziem do zarządzania umowami zawieranymi pomiędzy dwiema stronami. Program umożliwia tworzenie, edycję, przechowywanie i wyszukiwanie umów. Umożliwia również wygenerowanie powiadomienia o ważności umowy. Program rejestruje również dane osobowe stron i zapewnia bezpieczeństwo danych zgodnie z ogólnymi wytycznymi dotyczącymi ochrony danych (RODO). Pozwala również na generowanie wykresów i raportów dotyczących umów.
02
Rejestr Umów porządkuje umowy oraz ułatwia zarządzanie nimi. Główną korzyścią wdrożenia tego modułu jest przechowywanie w jednym miejscu wszystkich kluczowych dokumentów w firmie. W rejestrze można umowy porządkować według działów, przedmiotu, itp. System przypomina o terminie wygaśnięcia umowy, co pozwala z odpowiednim wyprzedzeniem rozpocząć procedurę przetargową jej odnowienia.
03
Rejestr Umów to zaawansowany program komputerowy, który umożliwia zarządzanie umowami. Program pozwala organizować i porządkować umowy, dzięki czemu łatwo jest je wyszukiwać, tworzyć raporty i monitorować postępy. Program pozwala również tworzyć i zarządzać harmonogramami, a także zarządzać dokumentacją związaną z umowami. Umożliwia również współpracę z innymi użytkownikami i wymianę informacji na temat umów. Rejestr Umów jest szybki, skuteczny i łatwy w użyciu, dzięki czemu jest doskonałym narzędziem do zarządzania umowami.
04
Ewidencja Umów to aplikacja przeznaczona do tworzenia, przechowywania i aktualizacji dokumentów umowy. Aplikacja pozwala użytkownikom zarządzać wszystkimi umowami w jednym miejscu. Użytkownicy mogą tworzyć, modyfikować i przeglądać umowy w jednym miejscu. Aplikacja jest w pełni konfigurowalna, dzięki czemu łatwo jest dostosować ją do potrzeb użytkownika. Użytkownicy mogą także tworzyć i aktualizować szablony umów oraz wybierać spośród wielu dostępnych wzorów. Aplikacja pozwala również użytkownikom przechowywać wszystkie dokumenty dotyczące umowy w jednym miejscu.
Sekretariat Firma
Elektroniczne terminarze
01
Elektroniczne terminarze to system, który służy do tworzenia i zarządzania harmonogramem spotkań, terminów i innych wydarzeń. System pozwala użytkownikom tworzyć i edytować wydarzenia, zapisywać się na nie, wysyłać powiadomienia, określać priorytety i ustawiać powtarzające się wydarzenia. Elektroniczne terminarze oferują funkcje synchronizacji, które umożliwiają użytkownikom współdzielenie swoich kalendarzy z innymi użytkownikami, aby upewnić się, że wszystkie wydarzenia są odpowiednio zaplanowane.
02
Elektroniczny kalendarz to oprogramowanie, które umożliwia zarządzanie harmonogramem i zadaniami. Aplikacja pomaga w organizacji czasu, ułatwiając użytkownikowi planowanie i wykonywanie zadań w określonych terminach. Użytkownicy mogą tworzyć wydarzenia i wpisy, wprowadzać w nich różnego rodzaju informacje, a także ustalać przypomnienia i powiadomienia. Kalendarze elektroniczne są szczególnie użyteczne dla osób, które są zajęte i potrzebują ułatwienia w organizacji dnia. Mogą one pomóc w planowaniu i wykonywaniu zadań oraz w utrzymywaniu porządku w codziennych obowiązkach.
03
Elektroniczne terminarze to aplikacja, która pozwalaja użytkownikom zarządzać i zaplanować swoje spotkania, wydarzenia i inne obowiązki. Umożliwia one wymianę danych i informacji między użytkownikami, a także pozwalają na automatyzację i kontrolę nad najpopularniejszymi zadaniami.
Sekretariat Firma
Zarządzanie jakością
01
ISO 9001:2015 to międzynarodowy standard dotyczący zarządzania jakością, który ustanawia wymagania dotyczące systemu zarządzania jakością. Standard ten jest stosowany do oceny i certyfikacji systemów zarządzania jakością stosowanych w organizacjach na całym świecie. ISO 9001:2015 jest stosowany przez organizacje w celu zapewnienia, że ich produkty i usługi są wysokiej jakości oraz że są one wytwarzane zgodnie z określoną specyfikacją i wymaganiami klienta. System ten umożliwia organizacji ocenę swojego procesu produkcyjnego i identyfikowanie miejsc, w których poprawa jakości jest możliwa.
02
Moduł ISO umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją systemu zarządzania jakości. Jego przyjazny dla użytkownika interfejs zapewnia prosty dostęp do księgi jakości, procedur jakości, procesów oraz formularzy, przez co program stanowi doskonałe narzędzie pracy pełnomocnika ds. ISO w firmie. Jest to rozwiązanie przemyślane i zaprojektowane z myślą o użytkowniku, nie tylko pod kątem jego potrzeb, ale i udogodnień.
03
Moduł ISO umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją systemu zarządzania jakością. Zawiera narzędzie do tworzenia dokumentacji, standardów, procedur, polityk, wytycznych i innych informacji potrzebnych do kontrolowania jakości produktu lub usługi. Narzędzie to pozwala użytkownikowi na rejestrowanie dokumentów, zarządzanie zmianami i zarządzanie nimi oraz monitorowanie postępu w realizacji zadan.
04
Moduł ISO składa się z różnych narzędzi, które pozwalają użytkownikom na tworzenie i zarządzanie systemem zarządzania jakością. Narzędzia te obejmują takie jak: tworzenie i zarządzanie dokumentacją, tworzenie procedur i instrukcji, tworzenie i monitorowanie wskaźników jakości, tworzenie i monitorowanie wskaźników wydajności, tworzenie i monitorowanie planów działań, tworzenie i monitorowanie kontroli jakości, tworzenie i monitorowanie analizy ryzyka. Moduł ISO umożliwia również tworzenie raportów i przeglądów jakości.
Sekretariat Firma
Ewidencja wyposażenia
01
Program Sekretariat moduł Ewidencja to łatwy w obsłudze program wspomagający ewidencjonowanie danych. Umożliwia on prowadzenie baz danych, a także wprowadzanie, aktualizowanie, usuwanie lub wyszukiwanie informacji. Program zapewnia bezproblemowy dostęp do danych za pomocą interfejsu użytkownika, który umożliwia szybkie i łatwe skonfigurowanie i dostosowanie systemu do potrzeb użytkownika
02
Program do esidencji wyposażenia to specjalne narzędzie, które wspiera procesy zarządzania wyposażeniem. Program pozwala administrować bazą danych dotyczących wyposażenia, w tym aktualnych informacji o właścicielach i lokalizacjach wyposażenia. Program umożliwia również rejestrowanie, przypisywanie i monitorowanie zwrotów wyposażenia. Umożliwia to użytkownikom śledzenie, czy wyposażenie jest wykorzystywane i czy zostało zwrócone w określonym czasie. Program pozwala również tworzyć i drukować raporty dotyczące wyposażenia.
03
Program Sekretariat moduł Ewidencja to łatwy w obsłudze program do ewidencji wyposażenia, który pozwala na szybką i łatwą ewidencję wszelkiego rodzaju sprzętu, wyposażenia i materiałów. Program pozwala na tworzenie szczegółowych wpisów, dzięki czemu można w miarę szybko i skutecznie zarządzać wszystkimi aktywami. Program umożliwia także tworzenie raportów i przeglądów, a także zarządzanie zasobami i zapasami. Program został zaprojektowany z myślą o łatwej i szybkiej ewidencji wszelkiego rodzaju sprzętu, wyposażenia i materiałów. Program zawiera przyjazny interfejs użytkownika oraz intuicyjne narzędzia do tworzenia, edycji i przeglądania wpisów. Program umożliwia także tworzenie zaawansowanych raportów i wykresów.
Pozostańmy w kontakcie
Potrzebujesz pomocy? Napisz do nas
