Rodzina rozwiązań
Moduły systemu sekretariat
Program SEKRETARIAT ma na celu usprawnienie pracy sekretariatu poprzez ułatwienie wykonywania codziennych obowiązków. Program umożliwia m.in. tworzenie i przechowywanie dokumentów, tworzenie i wysyłanie powiadomień i bieżących sprawozdań, a także zarządzanie kalendarzem. Program wspiera procesy administracyjne poprzez tworzenie list i przypomnień, a także zarządzanie informacjami o kontaktach i spotkaniach. Program pozwala również na śledzenie zadań i zobowiązań oraz wykorzystanie wyników różnych narzędzi analitycznych, takich jak raporty i wykresy. System wspiera również przepływ informacji poprzez udostępnianie informacji i komunikatów za pomocą różnych kanałów, takich jak e–maile, wiadomości tekstowe i powiadomienia.
Elektroniczne archiwum umożliwia przetwarzanie dokumentów papierowych na cyfrowe obrazy, w celu ich przechowywania, wyszukiwania, udostępniania i zarządzania. Dzięki Elektronicznemu archiwum wszystkie dokumenty mogą zostać w łatwy sposób skatalogowane oraz przygotowane do szybkiego wyszukiwania. Elektroniczne archiwum pozwala również na szybkie udostępnienie dokumentów i uporządkowanie ich w odpowiedni sposób. Korzystanie z systemu archiwizacji elektronicznej pozwala również na zaoszczędzenie dużej ilości czasu i pieniędzy, ponieważ nie jest konieczne drukowanie i skanowanie wszystkich dokumentów. Ponadto, system pozwala na automatyczne tworzenie kopii zapasowych wszystkich zarchiwizowanych dokumentów, co zapewnia bezpieczeństwo i możliwość ich odzyskania w przypadku utraty lub uszkodzenia.
Obieg dokumentów w firmie, pozwala pracownikom przedsiębiorstw na dowolną wymianę dokumentów. Pozwala on na centralizację dokumentów w jednym miejscu, a także na dostęp do nich z każdego miejsca. Dzięki temu pracownicy mogą współpracować i wymieniać się dokumentami, tworzyć i edytować dokumenty, a także współdzielić je z innymi w czasie rzeczywistym. Obieg dokumentów w firmie skraca czas potrzebny na przygotowanie dokumentów do udostępnienia innym. System ten daje również możliwość ustalania uprawnień dostępu do dokumentów przez różnych użytkowników, co pozwala na zapewnienie bezpieczeństwa dostępu do poufnych informacji.
Procesy i aplikacje
Dziennik korespondencji
Dziennik korespondencji to dokument, który zawiera odpowiedzi na przychodzące i wychodzące korespondencje. Przechowuje informacje o otrzymanych i wysłanych listach, faksach, wiadomościach e–mail i innych dokumentach.
Dziennik korespondencji jest ważnym narzędziem kontroli. Może być wykorzystywany do monitorowania aktywności biurowej i ustalania, które dokumenty zostały otrzymane i przetworzone. Umożliwia również śledzenie postępów w projektach, w celu zapewnienia jak najlepszego wykonania.
Dziennik korespondencji przychodzącej
Dziennik korespondencji przychodzącej to program do rejestrowania i zarządzania dokumentami przychodzącymi. Pozwala on na tworzenie i przeglądanie rejestru przychodzącej korespondencji, wyszukiwanie i sortowanie przychodzących dokumentów, generowanie raportów i wystawianie potwierdzeń odbioru. Dziennik korespondencji przychodzącej jest przydatny dla wszystkich firm, które chcą monitorować i zarządzać swoją korespondencją przychodzącą. Pozwala on na skuteczne przetwarzanie przychodzących dokumentów, co umożliwia szybszą i bardziej efektywną realizację zadań.
Dziennik korespondencji wychodzącej
Dziennik korespondencji wychodzącej to program do tworzenia i zarządzania dokumentacją wychodzącą. Użytkownicy mogą tworzyć i wysyłać wychodzące listy, faksy, e-maile i inne dokumenty. Program pozwala użytkownikom szybko tworzyć i wysyłać dokumenty oraz śledzić ich status, tak aby mogli mieć pewność, że dokumenty zostały wysłane i otrzymane przez odbiorcę.
Procesy i aplikacje
Obieg faktur zakupu
Elektroniczny obieg faktur zakupu to zautomatyzowany system, który ułatwia proces przetwarzania faktur zakupu. System zapewnia zdalną wymianę danych i informacji, a także pozwala na automatyczne zatwierdzanie i akceptacje faktur.
Elektroniczny obieg faktur zakupu oferuje wiele korzyści dla firm. Przede wszystkim ułatwia proces fakturowania i zarządzania nim. Umożliwia lepszą kontrolę nad wydatkami i zapewnia szybszy dostęp do informacji. Ponadto system zapewnia lepszą kontrolę nad ryzykiem związanym z zakupami, a także pozwala na lepszy dostęp do informacji na temat zakupionych produktów i usług. System zapewnia również lepszą kontrolę nad wydatkami i zapobiega nieautoryzowanym wydatkom.
Zdefiniuj proces obiegu faktury
Proces obiegu faktury jest złożonym procesem, który zaczyna się od wystawienia faktury przez sprzedawcę i kończy na jej zapłaceniu. Etapy procesu obiegu faktury obejmują: 1. Wystawienie faktury: Sprzedawca wystawia fakturę klientowi, w której zawiera szczegółowe informacje, takie jak nazwisko i adres klienta, datę wystawienia, numer faktury, szczegóły dotyczące produktu lub usługi, cenę netto, podatek i kwotę do zapłaty. 2. Wysyłka faktury: Fakturę następnie należy przesłać klientowi, aby mógł ją zatwierdzić. 3. Potwierdzenie faktury: Klient potwierdza fakturę i akceptuje jej warunki. 4. Przetwarzanie faktury: Księgowość firmy przetwarza fakturę, aby upewnić się, że wszystkie informacje są poprawne. 5. Zaakceptowanie i płatność: Po poprawnym przetworzeniu faktury firma akceptuje fakturę i rozpoczyna proces płatności. 6. Akceptacja płatności: Po zatwierdzeniu i zaksięgowaniu płatności firma potwierdza, że faktura została pomyślnie zapłacona.
Opis i dekretacja faktury zakupu
Faktura jest dokumentem, który potwierdza świadczenie usług lub dostawę towarów na rzecz klienta. Jest to rachunek, na którym widnieją dane dotyczące transakcji, takie jak: nazwa i adres kupującego, nazwa i adres sprzedającego, opis i ilość dostarczonych towarów lub usług, cena jednostkowa każdego towaru lub usługi, wartość całkowita, termin płatności oraz szczegółowe informacje dotyczące warunków płatności. Do dekretacji faktury potrzebne są następujące informacje: numer faktury, data wystawienia, nazwa i adres kupującego, nazwa i adres sprzedającego, opis i ilość dostarczonych towarów lub usług, cena jednostkowa każdego towaru lub usługi, wartość całkowita, termin płatności oraz szczegółowe informacje dotyczące warunków płatności. Następnie należy sprawdzić, czy wszystkie informacje są poprawne oraz czy faktura jest wystawiona zgodnie z obowiązującymi przepisami. Po zakończeniu tej kontroli następuje dekretacja faktury, czyli potwierdzenie jej ważności przez właściwe organy.
Procesy i aplikacje
Obieg i rejestr umów
Elektroniczny rejestr umów to system informatyczny, który pozwala na gromadzenie, przechowywanie, przeglądanie i wyszukiwanie wszelkich informacji związanych z zawartymi umowami. System ten ułatwia proces zarządzania umowami, ponieważ umożliwia szybkie porównanie i wyszukiwanie informacji na temat określonej umowy, kontrolę jej ważności i wykonanie wszelkich potrzebnych aktualizacji. Ponadto, elektroniczny rejestr umów pozwala monitorować i zarządzać wszelkimi informacjami związanymi z umowami, w tym terminami wypłat, warunkami i innymi kluczowymi aspektami. System ten jest szczególnie przydatny w przypadku firm, które prowadzą wiele umów z dostawcami i klientami.Dziennik korespondencji jest ważnym narzędziem kontroli. Może być wykorzystywany do monitorowania aktywności biurowej i ustalania, które dokumenty zostały otrzymane i przetworzone. Umożliwia również śledzenie postępów w projektach, w celu zapewnienia jak najlepszego wykonania.
Rejestracja umów
W każdej instytucji niezwykle istotne jest sprawne zarządzanie umowami. W celu zapewnienia przejrzystości i efektywności procesu zarządzania umowami, należy wykorzystać specjalne narzędzia informatyczne. Takie narzędzia umożliwiają zarządzanie umowami wszystkich typów, tworzenie i monitorowanie zobowiązań umownych, a nawet automatyczne wysyłanie przypomnień i powiadomień. Narzędzia te mogą być używane do tworzenia i przechowywania umów, monitorowania terminów, dostarczania dokumentacji i wystawiania faktur. Ponadto, narzędzia te umożliwiają wykonywanie analiz umów oraz wspomaganie procesu negocjacji. W ten sposób firmy mogą zoptymalizować swoje zasoby i zwiększyć efektywność zarządzania umowami.
Centralny Rejestr Umów
Rejestr Umów jest narzędziem, które pozwala firmom porządkować i zarządzać umowami. Przechowuje wszystkie umowy w jednym bezpiecznym miejscu, umożliwiając firmom łatwe i szybkie przeszukiwanie i przeglądanie ich. Może również wyświetlać wszystkie wersje umów wraz z historią zmian, co ułatwia zrozumienie zawartości umowy. Inne funkcje obejmują zarządzanie odpowiedzialnościami, dostarczanie powiadomień o zbliżających się ważnych datach i automatyczne przypominanie o konieczności przeglądania i aktualizacji umowy. Rejestr Umów może również pomóc w zapewnieniu, że wszystkie zawarte umowy są zgodne z aktualnymi przepisami i regulacjami.