Sekretariat Firma
Dziennik korespondencji
Dziennik korespondencji pozwala na ewidencję korespondencji otrzymanej oraz wysyłanej. Dla danej korespondencji istnieje możliwość przydzielania działów odpowiedzialnych za potwierdzenie przyjęcia korespondencji. Osoba odpowiedzialna za obsługę sekretariatu w automatyczny sposób może wysyłać z dziennika korespondencji przypomnienia e-mail do pracowników w celu potwierdzenia dokumentów wprowadzonych do obiegu.
Do głównych zalet programu zaliczyć należy tworzenie raportów z korespondencji, wydruków, dodawanie plików do danych kontrahenta, sprawdzenie poprawności i lokalizowanie (NIP, numerów kont bankowych, kodów pocztowych, REGON, PESEL). Dodatkowo aplikacja Sekretariat Firma została wyposażona w moduł pracy w sieci pomiędzy wieloma użytkownikami, archiwum korespondencji oraz szybką wyszukiwarkę.
Dla klientów zagranicznych przygotowaliśmy specjalną wersję angielskojęzyczną.
Galeria systemu Sekretariat
Wybrane zdjęcia z naszego systemu.
Sekretariat Firma
Podstawowe funkcje - Dziennik korespondencji
Oprogramowanie do prowadzenia kancelarii, musi być przede wszystkim proste w obsłudze. Stanowisko sekretarki to praca, w której należycie przygotowane dokumentacje oraz jej dekretacje to klucz do zwiększonej wydajności firmy. Aby zwiększyć wydajność pracy kancelarii czy sekretariatu należy pogrupować gromadzone informacje. Na przeciw temu wyzwaniu przychodzi Program Sekretariat Firma, który spełnia wymagania każdej kancelarii dekretującej znaczne ilości dokumentów.
Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej
Kategoryzacja dokumentów przychodzących i wychodzących
Przydzielanie korespondencji poszczególnym działom w celu potwierdzenia przyjęcia
Podpinanie załączników pod korespondencję
Współpraca z urządzeniami skanującymi
Skanowanie seryjne dokumentów
Tworzenie korespondencji seryjnej
Tworzenie wysyłek seryjnych
Wydruki korespondencji, kopert, książki nadawczej
Wysyłanie e-maili z powiadomieniem o konieczności potwierdzenia dokumentów
Korespondencja przychodząca i wychodząca
01
System jest elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnej książki pism przychodzących i wychodzących rozbudowanym o szereg funkcji związanych z przekazywaniem i udostępnianiem korespondencji. Pozwala ewidencjonować pisma przychodzące, wychodzące i wewnętrzne, nadaje numery i znaki. Przechowuje w bazie wersje elektronicznych dokumentów jako załączniki do pozycji dziennika korespondencji. (także pliki np. skanowane dokumenty, faksy). Umożliwia łączenie korespondencji w strukturę hierarchiczną, grupując pisma stanowiące odpowiedź bądź kontynuację korespondencji.
02
Rejestracja korespondencji w programie Sekretariat jest bardzo prosta, a dzięki wykorzystaniu bazy kontrahentów – szybsza niż w tradycyjny sposób. Ponadto ułatwia codzienne czynności, w szczególności poprzez automatyczne adresowanie kopert, wydruki nalepek adresowych, obliczanie opłat pocztowych. Program umożliwia wydruki dziennika korespondencji oraz list podpisania odbioru.
03
Wnioskowanie, obieg dokumentów i rozliczanie delegacji na papierze, pochłania mnóstwo czasu delegowanemu, przełożonym i księgowości. Aby ułatwić proces wnioskowania, obiegu dokumentów i rozliczania delegacji, wiele firm decyduje się na wdrożenie systemu informatycznego do zarządzania delegacjami. System informatyczny zazwyczaj pozwala na zautomatyzowanie wszystkich prac związanych z wnioskami, obiegiem dokumentów i rozliczaniem delegacji. Dzięki temu przełożeni i pracownicy delegowani mają dostęp do aktualnych informacji na temat wniosków, a księgowość ma dostęp do aktualnych informacji na temat rozliczania delegacji. System informatyczny pozwala również na bieżące monitorowanie wydatków związanych z delegacjami, co pozwala na lepsze zarządzanie budżetem.
04
W przypadku posiadania większej firmy oraz kilku sekretariatów możliwe jest prowadzenie kilku rejestrów – a jednocześnie posiadania informacji na temat całej korespondencji w firmie. Dzięki pracy przez standardową przeglądarkę internetową, sekretariaty mogą być oddalone od siebie terytorialnie a jednocześnie pracować na tej samej bazie danych. Z dziennika może korzystać jednocześnie wiele osób. Uprawnieni operatorzy pracują w przydzielonych im rejestrach dziennika lub prowadzą różne dzienniki. Po zalogowaniu mają dostęp do przypisanej im korespondencji – zarówno tej, którą tworzą i której są odbiorcami, jak i tej którą mogą być zainteresowani. Jako podmioty mogą tu występować zarówno jednostki organizacyjne jak i pracownicy z danych jednostek.
Program Sekretariat a instrukcja kancelaryjna
01
Instrukcja kancelaryjna to dokument, który określa politykę i procedury, które muszą być przestrzegane w ramach danej organizacji lub instytucji. Procedura kancelaryjna może dotyczyć wielu różnych aspektów działalności, w tym korzystania z mienia, zarządzania dokumentami, przygotowywania raportów, przestrzegania zasad bezpieczeństwa, prowadzenia dziennika korespondencji i wiele innych. Wytyczna kancelaryjna jest ważnym narzędziem, które pozwala zapewnić, że wszystkie pracownicy przestrzegają te same standardy i procedury. Jest to szczególnie ważne w dużych organizacjach, w których wiele różnych osób może mieć różne obowiązki.
02
Program może być również używany do monitorowania obiegu pism i akt. Jest to oprogramowanie biznesowe, może ono umożliwić tworzenie, wysyłanie, odbieranie i przechowywanie dokumentów w celu usprawnienia procesu obiegu pism. System może umożliwiać automatyczne wysyłanie powiadomień i przypomnień o dokumentach, które są w obiegu, a także umożliwiać wyszukiwanie i drukowanie dokumentów z archiwum. Może również umożliwiać tworzenie raportów, aby śledzić przepływ informacji i dokumentów w firmie.
03
Wszystkie zagadnienia związane z korespondencją w przedsiębiorstwie reguluje instrukcja kancelaryjna, czyli zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami.
04
System Sekretariat jest narzędziem do tworzenia i wykonywania instrukcji kancelaryjnych. Program służy do wykonywania różnych czynności, takich jak tworzenie i wysyłanie listów, drukowanie dokumentów, tworzenie tabel, prowadzenia dziennika korespondencji, tworzenie kalendarzy i wiele innych. Aplikacja ułatwia i umożliwia wykonywanie wielu czynności biurowych w jednym miejscu. System oferuje przyjazny interfejs użytkownika, który ułatwia korzystanie z niego. Narzędzie posiada również funkcję automatycznego wykonywania zadań, co pozwala zaoszczędzić czas i energię użytkowników. Oprogramowanie Sekretariat jest często stosowany w różnych firmach i instytucjach, aby ułatwić wykonywanie zadań biurowych.
Systemy kancelaryjne
01
Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym. Wyróżniamy trzy rodzaje systemów kancelaryjnych:
02
* System dziennikowy występuje w dwóch odmianach : jako system dwudziennikowy i jednodziennikowy. Opiera się na ciągłej rejestracji. Jest prosty lecz bardzo pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Zaletą systemu jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy.
03
* System bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach korespondencji. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwione sprawy. Kopię pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przysyłanych przechowuje referent. System ten jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż w systemie dziennikowym.
04
* System mieszany łączy pewne elementy systemu dziennikowego i bezdziennikowego . W niektórych jednostkach organizacyjnych pisma wpływające rejestrowane są w dzienniku podawczym zaś pisma przysyłane rejestrowane są tylko w książce pocztowej.
Dziennik podawczy
01
Dziennik podawczy to dokument, który służy do rejestrowania i kontrolowania wszystkich wpływających i wychodzących dokumentów w danej firmie. Jest to ważny element zarządzania korespondencją, zwłaszcza jeśli chodzi o zarządzanie informacją lub materiałów. Rejestr podawczy zawiera wszystkie dane dotyczące wpływającego i wychodzącej korespondencji, w tym datę, nazwę produkt, ilość, cenę itp. Pomaga to firmie monitorować obieg informacji oraz prowadzić obieg dokumentów wykorzystując do tego dziennik korespondnecji.
02
Korespondencja to jeden z najważniejszych elementów każdego biznesu. To sposób na przekazanie informacji, zapytań, ofert i innych ważnych wiadomości pomiędzy stronami. Poczta może być zarówno pisemna, jak i elektroniczna. Zazwyczaj składa się z listów, memorandum, zaproszeń, faxów, e–maili, raportów, ofert i innych dokumentów. Wszystkie te dokumenty muszą być wyraźne, jasne i profesjonalne. Ważne jest, aby dobrze dobrać język i styl korespondencji do odbiorcy. Dobrze napisana korespondencja może pomóc w budowaniu dobrych relacji z klientem i kontrahentem.
03
Dziennik podawczy jest bardzo przydatnym narzędziem do zarządzania korespondencją. Pozwala użytkownikom zachować porządek w tym, co zostało wysłane i otrzymane. Wgląd do informacji użytkownicy mają 24h online poprzez dziennik korespondencji. Umożliwia również utworzenie kopii wszystkich dokumentów, co jest szczególnie przydatne, jeśli chodzi o uzyskanie dostępu do informacji w dowolnym czasie. Rejestr podawczy może być również przydatny w celu sprawdzenia, czy korespondencja została odebrana przez odpowiednie osoby lub instytucje. Użytkownicy mogą wyświetlić, komu została wysłana korespondencja, kiedy została wysłana i kiedy została odebrana. Może to pomóc użytkownikom określić, czy otrzymana korespondencja była wysyłana w odpowiednim czasie. Ponadto może również ułatwić użytkownikom zarządzanie zasobami i zapewnić, że wszystkie pisma zostały wysłane zgodnie z planem.
04
System dzienników podawczych jest stosowany w wielu sektorach gospodarki, w tym w logistyce, transportowaniu, magazynowaniu, produkcji, handlu detalicznym i hurtowym, a także w usługach. Może być stosowany do rejestrowania dostaw, wydawania produktów, monitorowania stanów magazynowych, kontroli jakości, zarządzania zapasami i innych zadań związanych z zarządzaniem zasobami. Ponadto oprogramowanie może być wykorzystywane do tworzenia raportów, dokumentów i innych dokumentacji w celu weryfikacji transakcji i zapewnienia przejrzystości procesu.
Automatyzacja prac
01
Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej w dzienniku korespondencji znacznie przyspiesza pracę firmy. Dzięki wprowadzeniu systemu ewidencji można bardzo szybko i dokładnie zidentyfikować korespondencję przychodzącą i wychodzącą. System pozwala zaznaczyć, jakie zadanie zostało wykonane dla konkretnego dokumentu i kto je wykonał. Ponadto może służyć do śledzenia stanu postępowania w sprawie danego dokumentu. Dzięki temu można bardzo szybko ustalić, czy dany dokument został już rozpatrzony, czy też nadal jest w toku. Program do ewidencji korespondencji może również ułatwić przeglądanie dokumentów, porządkowanie ich i wyszukiwanie informacji. Wszystkie dane mogą być zgromadzone w jednym miejscu, ułatwiając kontrolę i przegląd informacji.
02
Papierowy dziennik korespondencji bądź ten przygotowany w arkuszu kalkulacyjnym Excel nie zapewniają tak dużej skuteczności firmie. Dlatego wiele firm wybiera oprogramowanie do zarządzania korespondencją. Program do zarządzania korespondencją zapewnia firmie wiele korzyści, które nie mogą być osiągnięte przy użyciu papierowego dziennika korespondencji.
03
Przede wszystkim oprogramowanie do zarządzania korespondencją umożliwia firmom lepszą organizację i współpracę między działami. Pozwala ono na łatwe przeglądanie historii korespondencji i zarządzanie nimi z jednego miejsca. Oprogramowanie do zarządzania korespondencją zapewnia firmie wgląd w wszystkie aspekty jej aktywności komunikacyjnej.
04
Oprogramowanie do zarządzania korespondencją także umożliwia firmom automatyzację przetwarzania korespondencji wykorzystując do tego dziennik korespondencji. To z kolei zapewnia firmom szybsze i bardziej wydajne wykonywanie obowiązków związanych z korespondencją. Dzięki automatyzacji można zaoszczędzić czas i pieniądze, a także lepiej monitorować korespondencję.
05
Aplikacja do zarządzania korespondencją może również pomóc firmom w ochronie danych. Umożliwia ono firmom tworzenie szczegółowych rejestrów korespondencji, które mogą zostać udostępnione tylko upoważnionym pracownikom w dzienniku korespondencji. To z kolei może pomóc firmom w ochronie wrażliwych informacji i uniknięciu nadużyć.
06
System zarządzania korespondencją może również usprawnić kontakty z klientami. Zapewnia firmom lepszą kontrolę nad komunikacją z klientami, a także pozwala na szybsze przetwarzanie i wysyłanie korespondencji. Dodatkowo aplikacja do zarządzania korespondencją zapewnia również firmom dostęp do wszystkich informacji dotyczących kontaktów z klientami w jednym miejscu. Dlatego tak ważne jest aby firma posiadała wdrożony dziennik korespondencji.
Książka nadawcza
01
Ewidencja korespondencji ma także inną ważną zaletę. Chodzi tu oczywiście o znacznie szybsze dekretowanie dokumentów w dzienniku korespondencji. Dzięki temu wszystkie sprawy można załatwić szybciej, a pracownicy mogą mieć pełną kontrolę nad wszystkimi korespondencjami, które wpływają do firmy. Co więcej, dzięki temu, że wszystkie dokumenty są odpowiednio oznaczone i przechowywane w bezpiecznym miejscu, można szybko i łatwo je wyszukiwać. To z kolei znacznie przyspiesza obsługę klientów. Co więcej, w przypadku niejasności w dokumentacji lub problemów z dokumentem, można szybko i łatwo uzyskać do niego dostęp i wyjaśnić wszystkie wątpliwości.
02
Oferowany przez nas elektroniczny dziennik korespondencji umożliwia szybkie znalezienie potrzebnych informacji. Przechowuje on dane dotyczące wszystkich korespondencji wychodzących i przychodzących, w tym nadawcy, odbiorcy, daty, tematu, treści i załączników. Dziennik korespondencji może być również wykorzystywany do monitorowania i zarządzania korespondencją wychodzącą, w tym wysyłania przypomnień o ich wykonaniu. Możliwe jest również tworzenie raportów dotyczących korespondencji, dzięki czemu można szybko zidentyfikować częstotliwość wysyłania i otrzymywania korespondencji.
03
Z pozycji dziennika korespondencji można stworzyć książkę nadawczą. Książka nadawcza zawiera wszystkie informacje niezbędne do nadawania i odbierania poczty. Zawiera ona datę i godzinę nadania każdego listu, jego odbiór, adres nadawcy, adres odbiorcy, temat listu, rodzaj listu, liczbę stron i inne szczegóły. Ta informacja jest bardzo przydatna dla wszystkich, którzy zajmują się wysyłaniem i odbieraniem poczty. Co więcej książka nadawcza jest również przydatna do kontrolowania listów, które zostały wysłane i odebrane. Ułatwia to zarządzanie i kontrolowanie korespondencji, co pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.
04
Elektroniczny dziennik korespondencji to bardzo przydatne narzędzie przede wszystkim ze względu na swoją wielofunkcyjność. Po pierwsze, może on być wykorzystywany do tworzenia i przeglądania listów, po drugie, do tworzenia baz danych adresowych, po trzecie, do zarządzania zadaniami, po czwarte, do zarządzania zasobami i wiele innych. Dzięki takiemu narzędziu można zaoszczędzić czas i pieniądze, ponieważ wszystkie czynności związane z korespondencją można wykonywać szybko i łatwo. Co więcej, dziennik korespondencji może być używany do tworzenia i wysyłania wiadomości e–mail, wysyłania faksów i wielu innych rzeczy.
05
Pozostałe informacje dotyczące dziennika korespondencji
Jeżeli interesuje cię tematyka związana z dziennikiem korespondencji, elektronicznym archiwum lub obiegiem dokumentów zapraszamy do zapoznania się z Naszymi publikacjami.
Pozostańmy w kontakcie
Potrzebujesz pomocy? Napisz do nas
