Centralny Rejestr Umów

Trudno sobie wyobrazić prowadzenie firmy bez umów, kontraktów i innych dokumentów, które regulują zasady na jakich świadczymy nasze usługi. Forma prowadzenia biznesu oraz jego skala bardzo często zmusza nas do zarządzania coraz to większymi archiwami dokumentów, o które należy dbać i przechowywać przez cały okres świadczenia usług, a nawet po ich zakończeniu. O ile małe firmy jakoś radzą sobie z tym problemem, o tyle skala operacyjna dużych firm już niestety odczuwa skutki braku narzędzi oraz filozofii zarządzania umowami.

Rejestr Umów porządkuje umowy oraz ułatwia zarządzanie nimi. Główną korzyścią wdrożenia tego modułu jest przechowywanie w jednym miejscu wszystkich kluczowych dokumentów w firmie. W rejestrze można umowy porządkować według działów, przedmiotu, itp. System przypomina o terminie wygaśnięcia umowy, co pozwala z odpowiednim wyprzedzeniem rozpocząć procedurę przetargową jej odnowienia.

Rozwiązanie w sposób bezpieczny i efektywny zarządza wszystkimi istotnymi dokumentami związanymi z umowami, spełniając równocześnie wymogi prawne oraz te dotyczące zasad przechowywania. Teraz kontrakt można utrwalić w formie cyfrowej, wyszukać oraz zarządzać bieżącymi umowami ramowymi i o współpracy oraz umowami licencyjnymi i serwisowymi jedynie po naciśnięciu klawisza.

Rozwiązanie Sekretariat Firma do zarządzania umowami oferuje jedno repozytorium do przechowywania umów, zapewniając pracownikom natychmiastowym dostęp do potrzebnych informacji. Gdy dokumenty są już w systemie – zaimportowane z innych systemów lub zeskanowane – łatwiej jest na nich pracować przez cały okres obowiązywania umowy. Każda zmiana jest śledzona i zapisywana, co zapewnia pełną historię zmian z informacjami o dacie zmiany i osobie dokonującej zmiany. Uzupełnione umowy mogą następnie przejść przez cykl zatwierdzania w trybie automatycznym, a odpowiednia osoba zatwierdzająca może skorzystać z opcji podpisu cyfrowego.

Rejestracja umów

Każda organizacja powinna dostosować proces zarządzania umowami do swoich potrzeb. Mała firma, o prostym procesie produkcyjnym bazującym na kilku czy kilkunastu produktach, prowadząca pojedyncze projekty inwestycyjne, wystarczy, że oprze swój proces zarządzania umowami na prostych umowach jednostkowych i nieskomplikowanym systemie.

W każdej instytucji niezwykle istotne jest sprawne zarządzanie umowami. Są one podstawą transakcji handlowych w przedsiębiorstwie, określają zobowiązania firmy wobec klientów czy też zobowiązania kontrahentów wobec przedsiębiorstwa.

Funkcjonalność służy do wystawiania umów zawartych z różnymi podmiotami gospodarczymi. Pozwala rejestrować wszystkie niezbędne informacje na temat umów takie jak: data wprowadzenia umowy, rodzaj umowy, podmiot, okres obowiązywania umowy, wartość oraz przedmiot. System pozwala na pełną kontrolę nad umowami poprzez wyświetlanie informacji odnośnie dat upływu danej umowy.

System powiadomień o kończących się umowach

Moduł Zarządzania Umowami został wyposażony w system powiadomień. Powiązani z umową użytkownicy są na bieżąco informowani w aplikacji m.in. o ustalonych terminach obowiązywania umowy oraz wypowiedzenia umowy.

Wspólne repozytorium umów zakupowych

Moduł umożliwia szybki dostęp do wszystkich umów zakupowych zawartych przez jednostki organizacyjne firmy. Odpowiednie profilowanie uprawnień pozwala na zarządzanie dostępem do umów. Moduł może pełnić funkcję Centralnej Bazy Umów w firmie.

Podstawowe funkcje - Umowy

  • Tworzenie dowolnych typów umów
  • Numeracja umów dla każdego typu
  • Duża liczba informacji o zawartej umowie
  • Szybkie wyszukiwanie na listach
  • Przypominanie o kończących umowach

Korzyści

  • uporządkowanie dokumentów w spójnych rejestrach – możliwość śledzenia historii dokumentów
  • łatwe wyszukiwanie dokumentów, filtrowanie i tworzenie zestawień w odniesieniu do rozmaitych kryteriów
  • uporządkowanie i przejrzystość działań związanych z obsługą umów
  • łatwe monitorowanie terminów wygaśnięcia umów

Galeria