Sekretariat Firma
Rejestr Umów program
Trudno sobie wyobrazić prowadzenie firmy bez umów, kontraktów i innych dokumentów, które regulują zasady na jakich świadczymy nasze usługi. Forma prowadzenia biznesu oraz jego skala bardzo często zmusza nas do zarządzania coraz to większymi archiwami dokumentów, o które należy dbać i przechowywać przez cały okres świadczenia usług, a nawet po ich zakończeniu. O ile małe firmy jakoś radzą sobie z tym problemem, o tyle skala operacyjna dużych firm już niestety odczuwa skutki braku narzędzi takich jak program rejestr umów.
Narzędzie Rejestr Umów jest to program, który porządkuje umowy oraz ułatwia zarządzanie nimi. Główną korzyścią wdrożenia tego modułu jest przechowywanie w jednym miejscu wszystkich kluczowych dokumentów w firmie. W rejestrze można umowy porządkować według działów, przedmiotu, itp. System przypomina o terminie wygaśnięcia umowy, co pozwala z odpowiednim wyprzedzeniem rozpocząć procedurę przetargową jej odnowienia.
Galeria systemu Sekretariat
Wybrane zdjęcia z aplikacji Rejestr Umów
Sekretariat Firma
Rejestr umów jakie są podstawowe funkcje w programie?
Tworzenie dowolnych typów umów
Numeracja umów dla każdego typu
Duża liczba informacji o zawartej umowie
Szybkie wyszukiwanie umowt na listach
Przypominanie o kończących umowach
Rejestracja umów w programie
01
Każda organizacja powinna dostosować proces zarządzania umowami do swoich potrzeb. Mała firma, o prostym procesie produkcyjnym bazującym na kilku czy kilkunastu produktach, prowadząca pojedyncze projekty inwestycyjne, wystarczy, że oprze swój proces zarządzania umowami na prostych umowach jednostkowych i nieskomplikowanym programie do rejestracji umów. Dla większych instytucji ewidencja i wprowadzanie umów może oprzeć się o procesy i systemy Workflow takie jak:
Warto zapoznać się z definicją obiegu dokumentów Wiki.
02
W każdej instytucji niezwykle istotne jest sprawne zarządzanie umowami. Są one podstawą transakcji handlowych w przedsiębiorstwie, określają zobowiązania firmy wobec klientów czy też zobowiązania kontrahentów wobec przedsiębiorstwa. Umowy stanowią podstawę dla wielu działań biznesowych i mogą obejmować transakcje handlowe, umowy wynajmu, umowy z dostawcami, umowy z pracownikami itp.
03
Funkcjonalność rejestru umów w postaci programu informatycznego służy do wystawiania umów zawartych z różnymi podmiotami gospodarczymi. Pozwala rejestrować wszystkie niezbędne informacje na temat umów takie jak: data wprowadzenia umowy, rodzaj umowy, podmiot, okres obowiązywania umowy, wartość oraz przedmiot. System pozwala na pełną kontrolę nad umowami poprzez wyświetlanie informacji odnośnie dat upływu danej umowy.
Sekretariat Firma
Korzyści Rejestr umów
Porządek w rejestrze
Uporządkowanie dokumentów w spójnych rejestrach – możliwość śledzenia historii dokumentów
Wyszukiwanie umów
Łatwe wyszukiwanie dokumentów, filtrowanie i tworzenie zestawień w odniesieniu do rozmaitych kryteriów
Porządek w umowach
Uporządkowanie i przejrzystość działań związanych z obsługą umów, łatwe monitorowanie terminów wygaśnięcia umów
Sekretariat Umowy
Wspólne repozytorium umów - jak wprowadzać umowy do programu?
Moduł w programie umożliwia szybki dostęp do wszystkich umów zakupowych zawartych przez jednostki organizacyjne firmy. Odpowiednie profilowanie uprawnień pozwala na zarządzanie dostępem do umów. Moduł może pełnić funkcję Centralnego Rejestru Umów w firmie.
Rozwiązanie w sposób bezpieczny i efektywny zarządza wszystkimi istotnymi dokumentami związanymi z umowami, spełniając równocześnie wymogi prawne oraz te dotyczące zasad przechowywania. Teraz kontrakt można utrwalić w formie cyfrowej, wyszukać oraz zarządzać bieżącymi umowami ramowymi i o współpracy oraz umowami licencyjnymi i serwisowymi jedynie po naciśnięciu klawisza. Dostęp do programu rejestru umów może posiadać każdy pracownik firmy.
Rozwiązanie Sekretariat Firma do zarządzania umowami oferuje jedno repozytorium do przechowywania umów, zapewniając pracownikom natychmiastowym dostęp do potrzebnych informacji. Gdy dokumenty są już w systemie – zaimportowane z innych systemów lub zeskanowane – łatwiej jest na nich pracować przez cały okres obowiązywania umowy. Każda zmiana jest śledzona i zapisywana w programie, co zapewnia pełną historię zmian z informacjami o dacie zmiany i osobie dokonującej zmiany. Uzupełnione umowy mogą następnie przejść przez cykl zatwierdzania w trybie automatycznym, a odpowiednia osoba zatwierdzająca może skorzystać z opcji podpisu cyfrowego.
Sekretariat umowy
Do czego służy program rejestr umów?
Program Sekretariat Rejestr Umów służy do zarządzania umowami zawartymi z różnymi przedmiotami gospodarczymi. Program umożliwia tworzenie, edycję, usuwanie i przeglądanie umów. Pozwala także użytkownikowi na tworzenie i edycję załączników do umowy oraz monitorowanie terminów wyznaczonych w umowie. Użytkownik ma dostęp do szczegółowych informacji na temat każdej umowy, takich jak data zawarcia, dane stron i załączniki. Program umożliwia także wykonywanie wielu podstawowych operacji, takich jak wyszukiwanie i sortowanie umów. Użytkownik może także tworzyć raporty na temat umów i ich załączników. Program Rejestr Umów to narzędzie, które ułatwi firmom zarządzanie umowami i ograniczy czas i wysiłek wymagany do ich przeglądania i aktualizacji.
Szybki dostęp do zapisów umowy
Zarządzanie uprawnieniami w umowach
Nadzór nad umowami
Kompletny przegląd umów
Pozostańmy w kontakcie
Potrzebujesz pomocy? Napisz do nas
