Sekretariat WorkFlow

Czym jest obieg dokumentów i jak go wykorzystać?

Każdy pracodawca dobrze wie, jak ważnym aspektem jest obieg wiadomości w instytucji. Duża ilość dokumentów oraz rosnąca zawartość tzw. ‘’biurokracji’’ powoduje, że osoby nie mogą pracować skutecznie. Jednocześnie każde przedsiębiorstwo dąży do poprawy swoich wyników. Jednym z rozwiązań jest zatrudnienie pracownika, którego obowiązkiem będzie układ dokumentów – jest to jednak znaczny koszt, zwłaszcza dla małych i średnich firm. Lepszym rozwiązaniem jest zastosowanie specjalnego programu, które zajmie się wszystkim automatycznie.

Elektroniczny obieg dokumentów to coraz popularniejszy sposób na prawidłową organizację informacji w spółce. Program jest bardzo łatwe w obsłudze, dzięki czemu każdy z użytkowników ma dostęp do przekazanych mu dokumentów. To rozwiązanie aprobuje nie tylko na archiwizację plików elektronicznych, ale również stworzenie biblioteki zeskanowanych dokumentów – żadna informacja nie zostanie zagubiona, a praca w korporacji będzie przyjemnością.

Dużą funkcjonalnością obiegu dokumentów jest fakt, że użytkownicy mogą zająć się swoimi zadaniami – bez potrzeby organizacji dokumentów. Całość jest w gruncie rzeczy prosta – wszystkie informacje są w jednym miejscu, a osoba upoważniona może udzielać odpowiednie uprawnienia pracownikom. Dzięki temu tajne dokumenty nie dostaną się w niepożądane ręce.

AtSoftware Workflow to znacznie więcej niż system do obiegu dokumentów

System może obsługiwać procesy skanowania, rejestracji, dekretacji analitycznej, obiegu, archiwizacji i wyszukiwania najczęściej wykorzystywanych typów dokumentów, jak np. dzienniki podawcze, zapotrzebowania wewnętrzne, faktury kosztowe, umowy, wnioski urlopowe, delegacje czy okólniki. Oprogramowanie zapewnia dołączanie dowolnych plików.

System elektronicznego obiegu dokumentów zamienia papierową wersję dokumentów na elektroniczną, co ułatwia pracę oraz umożliwia stały i nieograniczony dostęp do dokumentu dla wyznaczonej grupy użytkowników.

Oferowany przez nas system elektronicznego obiegu dokumentów jest narzędziem automatyzującym procesy zarządzania informacją i obiegiem pracy oraz dowolnych dokumentów w przedsiębiorstwie. System do obiegu dokumentów może pracować samodzielnie, bądź stanowić jeden z elementów platformy Sekretariat.

Sekretariat Workflow to system obiegu dokumentów i ich archiwizacji, który kompleksowo podchodzi do problemu zarządzania danymi, szczegółowo analizując różne ich aspekty.

System elektronicznego obiegu dokumentów jest bardzo pomocny, gdyż umożliwia szybki dostęp do informacji, które często dostępne są jedynie dla wąskiego grona osób. Ważne jest to dla kadry zarządzającej, która dzięki temu ma bardzo szybko wgląd do wszystkich dokumentów, które codziennie trafiają do firmy oraz są generowane przez pracowników.

Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w firmie, który może pozwolić na zaoszczędzenie czasu i uniknięcie niepotrzebnego stresu, wymaga spełnienia przede wszystkim jednego warunku - musi sprawnie przebiegać. To właśnie od niego zależy w dużej mierze jakość usług oferowanych przez dane przedsiębiorstwo. Niestety, napływ dużej liczby zamówień, faktur i innych dokumentów może czasem sprawny obieg zaburzyć. Oprócz tego duży wpływ na sprawny przepływ dokumentów w firmie mają pracownicy. Wszystko zależy od indywidualnych nawyków zarządzania przez nich dokumentami.

Każda firma wypracowuje swój własny system zaprowadzania w niej porządku, gdyż musi on w pełni odpowiadać jej charakterowi. Dzięki zorganizowanemu obiegowi dokumentów można zniwelować ryzyko zagubienia ważnej dokumentacji.

Elektroniczny obieg dokumentów całkowicie niweluje problem dotyczący zagubienia ważnych dokumentów występujących w firmie. Dzięki niemu jesteśmy w stanie swobodnie wyszukiwać niezbędne dla nas informacje z danego okresu.

Prezentujemy Państwu Nasze rozwiązania wspierające elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Dzięki nim przedsiębiorstwo zyskuje łatwy dostęp do wszystkich informacji oraz dokumentów dotyczących klientów, realizowanych projektów, zakupionych urządzeń itp.

Dzięki korzystaniu z takich nowoczesnych form wspomagających obieg dokumentów firma minimalizuje ryzyko ich zaginięcia, a także zaoszczędza czas, który byłby stracony na ich odszukiwanie.

Zarządzanie dokumentami w firmie poprawia jej funkcjonalność, a o tym jak istotne jest odpowiednie zastosowanie systemu możemy przekonać się na przykładzie przedsiębiorstwa zajmującego się produkcją oraz sprzedażą. Zanim wprowadzono system do zarządzania dokumentami (workflow) każdy z departamentów pracował osobno, przez co nie do końca miał świadomość, gdzie znajdują się konkretne umowy i dokumenty. Bez obiegu dokumentów może dochodzić też do zagubienia się konkretnych faktur lub zapytań ofertowych, przez co zarówno opłaty, jak i odpowiedzi mogą nie być zrobione na czas. A to może prowadzić do poważnych konsekwencji.