Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

SPIS TREŚCI:

Rozdział 1                                    Przepisy ogólne

Rozdział 2                                    Czynności kancelaryjne w systemie EZD

Rozdział 3                                    Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

Rozdział 4                                    Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji

Załączniki do instrukcji

Rozdział 1

Przepisy ogólne

• 1. 1. Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych
  w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne
  nie stanowią inaczej:

1)    niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz

2)    począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część
dokumentacji w archiwum zakładowym.

2. Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD.
3. Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawo-
   wym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu.
4. Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i roz-
   strzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne.
5. Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu do-
   kumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą
   one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.
6. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wska-
   zuje się, jeżeli:

1)    przepisy prawa ustalają sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów
dokumentacji, a ten sposób jest sprzeczny z dokonanym przez kierownika podmiotu wyborem systemu;

2)    szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo realizowanych,
elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane i wdrożone w:

1. a) instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa jest realizowa-
   na tylko przez ten podmiot,
2. b) instrukcji opracowanej w porozumieniu między podmiotami uczestniczącymi w procesie realizacji usługi
   publicznej i zatwierdzonej przez kierowników wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji usługi
   – w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów;

3)    istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu
dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

7. Z dokumentacją spraw niezakończonych, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu doku-
   mentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, postępuje się następująco:

1)    zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej
sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych
akt spraw, albo

2)    prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfro-
we z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jak dokumentację nietwo-
rzącą akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.

8. Wyboru, o którym mowa w ust. 7, dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazując niezwłocznie
   informację archiwiście.

9. Dokumentacja w postaci elektronicznej, w szczególności odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje
   umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje
   w podmiocie.
10. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiada-
    jącej jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.

• 2. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do
  obowiązków kierownika podmiotu.

2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności
   w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt
   spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.
3. Funkcję, określoną w ust. 2, powierza się archiwiście.

• 3. W podmiocie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt.
• 4. Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na spo-
  sób jej rejestrowania i przechowywania na:

1)    tworzącą akta spraw;

2)    nietworzącą akt spraw.

• 5. 1. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy
  i otrzymała znak sprawy.

2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.
3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1)    oznaczenie komórki organizacyjnej;

2)    symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3)    kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

4)    cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

4. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 3, i oddziela krop-
   ką w następujący sposób: ABC.123.77.2011, gdzie:

1)    ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

2)    123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3)    77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej
oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4)    2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane
   w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych
   w podmiocie.
6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory,
   to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakła-
   da się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:

1)    oznaczenie komórki organizacyjnej;

2)    symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3)    kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;

4)    kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wy-
dzielenia;

5)    cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

7. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 6, oddziela się kropką w następujący spo-
   sób: ABC.123.78.2.2011, gdzie:

1)    ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

2)    123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3)    78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2011 r.
w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4)    2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedemdziesiąt osiem;

5)    2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

8. Oznaczając pismo znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę,
   oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2011.JK2, gdzie “JK2” jest symbo-
   lem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.
9. Dopuszcza się stosowanie w oznaczeniu komórki organizacyjnej znaku rozdzielającego minus w następu-
   jący sposób: AB-C-V.123.78.2011.JK2, gdzie “AB-C-V” jest oznaczeniem komórki organizacyjnej.

• 6. 1. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do spra-
  wy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności:

1)    zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;

2)    niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;

3)    publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki,
chyba że stanowią załącznik do pisma;

4)    dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;

5)    listy obecności;

6)    karty urlopowe;

7)    dokumentacja magazynowa;

8)    środki ewidencyjne archiwum zakładowego;

9)    dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych
zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, da-
ne przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;

10)  rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbio-
rów bibliotecznych.

• 7. Określenia użyte w instrukcji oznaczają:

1)    akceptacja – wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści
pisma;

2)    dekretacja – adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub
komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do termi-
nu i sposobu załatwienia sprawy;

3)    dekretacja zastępcza – adnotację umieszczaną na piśmie, odzwierciedlającą treść dekretacji dołączonej do
pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym służącym do wspomagania procesu obiegu doku-
mentacji w systemie tradycyjnym i potwierdzoną podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść de-
kretacji na pismo;

4)    komórka merytoryczna – komórkę organizacyjną zakładającą sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie
oraz załatwienie;

5)    naturalny dokument elektroniczny – dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym
w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń
elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;

6)    pieczęć wpływu – odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papie-
rowym, zawierający co najmniej nazwę podmiotu, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także
miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie za-
łączników;

7)    punkt kancelaryjny – komórkę organizacyjną, w tym sekretariat, kancelarię lub stanowisko pracy, których
pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek;

8)    rejestr – narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodza-
ju, które w systemie tradycyjnym może być prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej, a w syste-
mie EZD jako odrębny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport;

9)    rejestr przesyłek wpływających – rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej prze-
syłek otrzymywanych przez podmiot, przy czym w systemie EZD jest prowadzony jako jeden rejestr dla ca-
łego podmiotu;

10)  rejestr przesyłek wychodzących – rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej prze-
syłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot, w systemie EZD jest prowadzony jeden rejestr dla całego
podmiotu;

11)  rejestr pism wewnętrznych – raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny
w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi
i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny podmiotu;

12)  spis spraw – narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo
spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku
kalendarzowym w danej komórce merytorycznej.

• 8. 1. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie EZD, komórka merytoryczna, współpracująca
  przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im tę sprawę bez-
  pośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie
  udostępniona tym komórkom.

2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami
   organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej,
   nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.

• 9. 1. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym komórka merytoryczna, współpra-
  cująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzo-
  nej przez siebie sprawy.

2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami
   organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając
   znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż
   merytoryczna.
4. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 2, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyj-
   nej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc.
5. Zmiany kwalifikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4, może dokonać dyrektor właściwego miejsco-
   wo archiwum państwowego.

Rozdział 2

Czynności kancelaryjne w systemie EZD

• 10. W systemie EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach
  systemu, w szczególności dotyczy to:

1)    prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2)    wykonywania dekretacji;

3)    wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim
podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wy-
mienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma;

4)    prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji,
z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodza-
jów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD;

5)    gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mają-
cych znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.

• 11. 1. Użytkownikami systemu EZD mogą być wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania danych
  osobowych.

2. Użytkownicy systemu EZD mają dostęp do danych osobowych tylko w zakresie niezbędnym do wykony-
   wanych obowiązków służbowych.

• 12. Akceptacje i dekretacje wykonywane w ramach systemu EZD potwierdza się podpisem elektronicz-
  nym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko
  i stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz
  z określeniem daty wykonywania tej czynności, z zastrzeżeniem § 33 ust. 1 i § 34 ust. 3.
• 13. 1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

2. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.
3. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej
   przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.
4. Metadane mogą być dodawane automatycznie.
5. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.
6. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek
   wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla dane-
   go roku kalendarzowego.
7. Zestaw metadanych opisujących przesyłkę wpływającą określa część A załącznika nr 1 do instrukcji kan-
   celaryjnej.

• 14. 1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza
  prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim
   ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opako-
   waniu oraz na potwierdzeniu odbioru.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożo-
   nego.

• 15. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpo-
  średnio do właściwego adresata.
• 16. 1. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1)    danych zawartych w treści pisma – w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się
z treścią pisma;

2)    danych na kopercie, w której są zamknięte pisma – w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

2. Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt
   kancelaryjny.
3. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych,
   jest obowiązany w przypadku przesyłki w postaci papierowej przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu
   uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających. W innym przypadku sam wykonuje zadania punktu
   kancelaryjnego.

• 17. 1. Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających na nośniku papierowym
  umieszcza na przesyłce identyfikator, o którym mowa w § 13 ust. 6, w przypadku, gdy:

1)    istnieje możliwość otwarcia koperty – na pierwszej stronie pisma;

2)    nie ma możliwości otwarcia koperty – na kopercie.

2. Identyfikator umieszczony na przesyłce na nośniku papierowym musi być możliwy do odczytania bez
   potrzeby stosowania dodatkowych urządzeń technicznych.
3. Dopuszcza się, z uwzględnieniem wymogu, o którym mowa w ust. 2, nanoszenie na przesyłkę identyfika-
   tora przeznaczonego do odczytywania maszynowego.

4. Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie
   cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, których się
   nie skanuje ze względu na:

1)    rozmiar strony (na przykład A3 i większe);

2)    dużą liczbę stron;

3)    treść, formę lub postać.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4, wykonuje się, jeżeli to możliwe, odwzorowanie cyfrowe co
   najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tą przesyłkę
   informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki.
6. Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala listę rodzajów
   przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości
   graniczne dla parametrów, o których mowa w ust. 4.
7. Jeśli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu prze-
   syłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe:

1)    może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia
koperty;

2)    może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treś-
cią wpływu przez adresata;

3)    może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.

8. System EZD musi pozwolić na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano peł-
   nych odwzorowań cyfrowych.
9. Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapo-
   znanie się z treścią bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.
10. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik nr 2 do instrukcji kance-
    laryjnej.

• 18. 1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na
  celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących ko-
  respondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających
  złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1)    przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako
właściwą do kontaktu z podmiotem;

2)    przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

1. a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez pod-
   miot,
2. b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,
3. c) pozostałe, nieodzwierciedlające działalności podmiotu.
4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących
   przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być
   wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.
5. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej
   sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających.
6. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje
   jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany, o którym mowa w przepisach wydanych na postawie art. 5
   ust. 2b ustawy.
7. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować
   je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz załącznikami w formatach, w jakich były przekazane,
   jeżeli były do przesyłki załączone.

• 19. 1. Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą, o której mowa w art. 3 pkt 17 ustawy
  z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwaną dalej
  “ESP”, dzieli się na:

1)    przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym
do obsługi danego rodzaju przesyłek;

2)    pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są
   one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu,
   od którego przesyłka pochodzi.
3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tą przesył
   kę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa
   w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania
   publiczne, zwane dalej “UPO”.

• 20. 1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1)    przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2)    stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących te przesył
   ki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.
3. Pisma na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki
   w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci
   elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych.
4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym
   nośniku danych ze względu na jej rozmiar (na przykład materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej
   mapy wykonany w dużej rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje się ten fakt w rejestrze
   przesyłek wpływających, a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycz-
   nych nośników danych.
5. System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych,
   których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się one
   aktualnie znajdują.
6. Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala maksymalną
   wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do syste-
   mu EZD.

• 21. 1. Punkt kancelaryjny dokonuje rozdziału przesyłek wpisanych do rejestru przesyłek wpływających do
  właściwych komórek organizacyjnych lub osób. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z po-
  działu zadań i kompetencji w podmiocie.

2. Dokonywanie rozdziału przesyłek może być realizowane automatycznie w ramach systemu EZD.
3. W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je zgodnie z właściwoś-
   cią lub do punktu kancelaryjnego.
4. W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek na
   nośniku papierowym, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, o którym
   mowa w ust. 1, następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym przekazuje
   się bezpośrednio po zarejestrowaniu do składu chronologicznego.
5. W przypadku przesyłek na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfro-
   wego, i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD, do-
   konywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane:

1)    w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych oraz

2)    poza systemem EZD przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie EZD.

6. Przekazanie przesyłek, o których mowa w ust. 5 pkt 2, jest realizowane w sposób przyjęty w danym pod-
   miocie.

7. Po zakończeniu sprawy:

1)    przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są przeka-
zywane do składu chronologicznego;

2)    przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników da-
nych.

8. Do czasu zakończenia sprawy udostępnianie przesyłek, o których mowa w ust. 7, jest realizowane w spo-
   sób przyjęty w danym podmiocie.

• 22. 1. Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów infor-
  matycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek orga-
  nizacyjnych.

2. W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników
   danych należy to udokumentować przez:

1)    włożenie w ich miejsce karty zastępczej zawierającej znak sprawy, jej tytuł, nazwę komórki organizacyjnej
lub nazwisko pracownika wypożyczającego dokumentację bądź nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do
której dokumentację wysłano, oraz termin zwrotu albo

2)    odnotowanie informacji, o których mowa w pkt 1, w systemie EZD, jeżeli zapewnia on powiązanie informa-
cji o wyjęciu dokumentacji z odpowiadającymi jej aktami sprawy.

3. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanej dokumentacji, o której mowa w ust. 2.

• 23. 1. Przesyłki na nośnikach papierowych, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego,
  przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych przesyłek.

2. Przesyłki na informatycznych nośnikach danych, o których mowa w § 20 ust. 4, przechowuje się w skła-
   dzie informatycznych nośników danych odrębnie od pozostałych przesyłek.

• 24. 1. Przesyłki dekretuje się wyłącznie w systemie EZD.

2. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę właściwą do ich dekretacji.
3. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia
   bezpośrednio przez kierownika komórki organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowa-
   dzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu zała-
   twienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.
4. W przypadku błędnej dekretacji zmiany dekretacji dokonuje dekretujący.

• 25. 1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub
  prowadzących sprawy i zostały one wskazane w dekretacji, wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzą-
  cego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub pro-
  wadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia po-
   szczególnych spraw.

• 26. 1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1)    dotyczy sprawy już wszczętej;

2)    rozpoczyna nową sprawę.

2. W przypadku określonym w ust. 1 pkt 1 przesyłkę dołącza do akt sprawy, w przypadku określonym w ust. 1
   pkt 2 na podstawie przesyłki rejestruje nową sprawę, wybierając właściwą końcową klasę z wprowadzonego do
   systemu EZD wykazu akt.
3. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie
   jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub
   treści dekretacji, prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EZD. Czyn-
   ność zakończenia sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej ostatecznego zała-
   twienia.

• 27. 1. System EZD pozwala, w szczególności, na wygenerowanie spisu spraw zawierającego:

1)    dane odnoszące się do całego spisu spraw, co najmniej:

1. a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy przyporządkowane do danej klasy z wykazu akt,
2. b) datę utworzenia raportu,

1. c) oznaczenie komórki organizacyjnej,
2. d) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
3. e) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;

2)    dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, co najmniej:

1. a) liczbę porządkową,
2. b) kolejny numer sprawy,
3. c) tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,
4. d) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,
5. e) znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
6. f) datę pisma występującą na piśmie wszczynającym sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
7. g) datę wszczęcia sprawy,
8. h) datę ostatecznego załatwienia sprawy,
9. i) imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę,
10. j) uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeżeli są istotne.
11. System EZD umożliwia tworzenie raportów na temat założonych spraw dla:

1)    dowolnie wybranych okresów chronologicznych;

2)    dowolnie wybranej klasy z wykazu akt, niezależnie od tego, jakiego rzędu jest to klasa.

• 28. 1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotych-
  czasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero
   wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji
   akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, przy sprawach czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy
   i zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej
   w sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych
   spraw. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego znaku sprawy.

• 29. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, ale nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowa-
  dzący sprawę:

1)    sporządza w aktach sprawy notatkę służbową opisującą sposób załatwienia sprawy oraz

2)    odnotowuje zakończenie sprawy w systemie EZD.

• 30. 1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, pro-
  wadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

2. Przy sporządzaniu projektu pisma wykorzystuje się wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami.

• 31. 1. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w systemie EZD:

1)    przesyłki zarejestrowane w rejestrach;

2)    notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności poza siedzibą podmiotu, je-
żeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;

3)    wiadomości poczty elektronicznej, o których mowa w § 18 ust. 2 pkt 2;

4)    projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych lub kierownika
podmiotu oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, o których mowa
w § 32 ust. 5, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.

2. Prowadzący sprawę dba o kompletność metadanych odnoszących się do sprawy oraz przesyłek lub pism
   włączonych do akt sprawy, w tym:

1)    nadaje sprawie tytuł;

2)    wpisuje do systemu EZD metadane dla przesyłek lub pism, o których mowa w ust. 1 pkt 2-4, jeżeli nie zo-
stały określone automatycznie, zgodnie z zestawem metadanych określonych w części C załącznika nr 1 do
instrukcji kancelaryjnej;

3)    uzupełnia metadane przesyłek wpływających, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez punkt
kancelaryjny, zgodnie z zestawem metadanych określonych w części A załącznika nr 1 do instrukcji kancela-
ryjnej;

4)    wpisuje metadane dla przesyłek przeznaczonych do wysyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie,
zgodnie z zestawem metadanych określonych w części B załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

3. Zestaw metadanych opisujących sprawę określa część D załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

• 32. 1. Akceptacja projektów pism dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD.

2. Akceptacja może być jedno- lub wielostopniowa.
3. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do
   podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakcep-
   towania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.
4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.
5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu
   sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1)    nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub
dołączając je do projektu;

2)    ustnie;

3)    z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.

6. Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawio-
   ną przez siebie wersję pisma.

• 33. 1. W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej ak-
  ceptujący podpisuje pismo w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób okreś-
  lony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zada-
  nia publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.

2. Pismo, o którym mowa w ust. 1, zachowuje się w aktach sprawy.

• 34. 1. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:

1)    wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki;

2)    podpisanie odręczne wydruku.

2. Wydruk, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc,
   dzień).
3. Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje
   się przez podpisanie podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy
   z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że
   przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.
4. W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną, o której mowa w ust. 3.
5. Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przezna-
   czonego do wysyłki.
6. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wyma-
   gają wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzem-
   plarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym
   w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.

• 35. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane:

1)    automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym;

2)    przez punkt kancelaryjny;

3)    przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń.

• 36. Punkt kancelaryjny dokonujący wysyłki:

1)    odnotowuje w systemie EZD sposób wysłania przesyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy) i uzu-
pełnia inne metadane odnoszące się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez pro-
wadzącego sprawę;

2)    przekazuje przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu.

• 37. Dokumentację spraw zakończonych uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archi-
  walnej, za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku
  następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.
• 38. 1. Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, po upływie pełnych
  dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał
  zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w in-
  strukcji archiwalnej.

2. Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informa-
   tycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD, jest kwalifikowana do kategorii Bc
   i brakowana w trybie i na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.
3. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informa-
   tycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, po upływie pełnych dwóch lat
   kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesy-
   łek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji ar-
   chiwalnej.

Rozdział 3

Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

• 39. 1. W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci
  nieelektronicznej, w szczególności:

1)    spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych;

2)    dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej;

3)    całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.

2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:

1)    prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2)    prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;

3)    udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu;

4)    przesyłania przesyłek;

5)    dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na doku-
ment w postaci nieelektronicznej.

3. Dopuszczenie, o którym mowa w ust. 2, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą
   rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informa-
   tycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.
4. W przypadku spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym stanowiących wyjątki od podstawowego
   sposobu dokumentowania, o których mowa w § 1 ust. 5, do realizowania czynności, o których mowa w ust. 2,
   za wystarczający uznaje się system EZD.

• 40. 1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

2. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.
3. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej
   kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej:

1)    liczby porządkowej;

2)    daty wpływu przesyłki do podmiotu;

3)    tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki;

4)    nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna;

5)    daty widniejącej na przesyłce;

6)    znaku występującego na przesyłce;

7)    wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności mogą to być osoba, komórka organizacyjna lub,
w przypadku określonym w § 43, dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat;

8)    liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki;

9)    dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne.

4. Rejestr przesyłek wpływających prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:

1)    sortowanie listy przesyłek według informacji określonych w ust. 3;

2)    wydrukowanie listy przesyłek zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, określone w ust. 3, oraz, na
każdej stronie, datę wykonania wydruku;

3)    zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informa-
cji określonych w ust. 3.

• 41. 1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza
  prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim
   ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opako-
   waniu oraz na potwierdzeniu odbioru.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożo-
   nego.

• 42. 1. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1)    danych zawartych w treści pisma – w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania
się z treścią pisma;

2)    danych na kopercie, w której są zamknięte pisma – w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

2. Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć
   wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie.
3. Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt
   kancelaryjny.
4. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych,
   jest obowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpły-
   wających.

• 43. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpo-
  średnio do właściwego adresata.
• 44. 1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na
  celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących ko-
  respondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających
  złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1)    przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako
właściwą do kontaktu z podmiotem;

2)    przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

1. a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez po-
   dmiot,
2. b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,
3. c) pozostałe.
4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pie-
   częć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio
   do akt sprawy.
5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

• 45. 1. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:

1)    przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym
do obsługi danego rodzaju przesyłek;

2)    pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są
   one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu,
   od którego przesyłka pochodzi.
3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć
   wpływu na pierwszej stronie wydruku.

• 46. 1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1)    przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2)    stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na
   pierwszej stronie wydruku.
3. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się zgodnie z § 42, odnotowując
   w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.

• 47. 1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej
  lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagra-
  nie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument
  zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane
  przez podmiot urządzenia), należy:

1)    wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli
jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć
wpływu na pierwszej stronie wydruku;

2)    informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do mo-
mentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.

2. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze prze-
   syłek wpływających.
3. Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycz-
   nych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyj-
   nych.
4. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący
   jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności
   podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację
   o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przy-
   kład “podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ….[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości
   weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.
5. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

• 48. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek punkt kancelaryjny
  dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób oraz przekazania w sposób przyjęty
  w danym podmiocie. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji
  w podmiocie.
• 49. Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich in
  formacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego.
• 50. 1. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do
  dekretacji.

2. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia
   bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę.
   Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub
   wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.
3. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.

• 51. 1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub
  prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do które-
  go należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi
  wtedy komórkę merytoryczną.

2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia po-
   szczególnych spraw.

• 52. 1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1)    dotyczy sprawy już wszczętej;

2)    rozpoczyna nową sprawę.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nano-
   sząc na nią znak sprawy.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę zało-
   żenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.
4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

• 53. 1. Spis spraw prowadzony w systemie tradycyjnym zawiera następujące dane:

1)    odnoszące się do całego spisu:

1. a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie,
2. b) oznaczenie komórki organizacyjnej,
3. c) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
4. d) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;

2)    odnoszące się do każdej sprawy w spisie:

1. a) liczbę porządkową,
2. b) tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,
3. c) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,
4. d) znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
5. e) datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
6. f) datę wszczęcia sprawy,
7. g) datę ostatecznego załatwienia sprawy,
8. h) uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje dotyczące sposobu
   załatwienia sprawy.
9. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecz-
   nie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.
10. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.
11. Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wy-
    kazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku
    zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.
12. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się
    wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W ta-
    kim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych
    spisów spraw.

6. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się
   akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe).
7. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.

• 54. 1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy
  nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki
  lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę osta-
  tecznego załatwienia sprawy.

2. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący
   sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.
3. Przy sporządzaniu projektu pisma należy wykorzystywać wzory i formularze przewidziane odrębnymi
   przepisami.

• 55. 1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotych-
  czasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero
   wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji,
   akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.
3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w do-
   tychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: “przeniesiono do znaku sprawy ……..”, i przenosi się akta spra-
   wy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.

• 56. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowa-
  dzący sprawę:

1)    sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy;

2)    umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy;

3)    wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.

• 57. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:

1)    przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących;

2)    notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych poza siedzibą
podmiotu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;

3)    pisma przesłane za pomocą telefaksu;

4)    wydruki treści naturalnych dokumentów elektronicznych, o których mowa w § 44 ust. 3 i 4, § 45 ust. 3 i § 46
ust. 2;

5)    projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych lub kierownika
podmiotu oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, o których mowa
w § 58 ust. 7, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.

• 58. 1. Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.

2. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione
   do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do jego pod-
   pisania.
3. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić:

1)    w postaci papierowej albo

2)    w postaci elektronicznej.

4. Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji odpo-
   wiednio kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik podmiotu.
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę
   umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia.

6. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo
   w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest
   wymagana większa liczba egzemplarzy.
7. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu
   sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1)    nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma;

2)    ustnie.

8. W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący
   lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa egzem-
   plarze pisma, o których mowa w ust. 6.

• 59. 1. Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia
  się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej.

2. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący:

1)    podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;

2)    podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włą-
czenia do akt sprawy).

• 60. 1. Pisma na nośniku papierowym są wysyłane przez punkt kancelaryjny.

2. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po ich pod-
   pisaniu podpisem elektronicznym.
3. Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do spo-
   sobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie doko-
   nania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia.
4. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do
   włączenia do akt sprawy.

• 61. 1. Prowadzi się rejestr przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej,
  zawierający w szczególności następujące informacje:

1)    liczbę porządkową;

2)    datę przekazania wysyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu;

3)    nazwę podmiotu, do którego wysyłano przesyłkę; w przypadku przesyłek kierowanych do wielu podmiotów
dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów (na przykład urzędy gmin,
szkoły podstawowe);

4)    znak sprawy wysyłanego pisma;

5)    sposób przekazania przesyłki (na przykład list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
faks, poczta elektroniczna, ESP).

2. Rejestr przesyłek wychodzących prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:

1)    sortowanie listy przesyłek wychodzących według informacji, o których mowa w ust. 1;

2)    wydrukowanie listy przesyłek wychodzących zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, o których mo-
wa w ust. 1, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku;

3)    zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informa-
cji, o których mowa w ust. 1.

• 62. 1. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.

2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:

1)    pełnej nazwy podmiotu oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej – na środku u góry;

2)    części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt,
a w przypadku, o którym mowa w § 5 ust. 6, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydziele-
nia grupy spraw – po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

3)    kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B – również okresu przechowywania dokumentacji – po
prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

4)    tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji
występującej w teczce – na środku;

5)    roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego – po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej tecz-
ce – rokiem najpóźniejszego pisma w teczce – pod tytułem;

6)    numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt
w danym roku obejmują kilka teczek – pod rocznymi datami skrajnymi.

3. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w § 53:

1)    ust. 5 – tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie
kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce;

2)    ust. 6 – tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko
pracownika w przypadku akt osobowych);

3)    ust. 7 – zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, zamieszcza się pełny znak sprawy i ty-
tuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.

• 63. 1. Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego
  stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego
  okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instruk-
  cji archiwalnej.

2. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organiza-
   cyjnej wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego.
3. Wewnątrz teczki aktowej akta spraw zakończonych powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, po-
   cząwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw – chronologicznie.
4. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna
   ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożycza-
   jącego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano, oraz termin zwrotu.
   Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.

Rozdział 4

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji

• 64. 1. W przypadku gdy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności podmiotu lub
  do jego reorganizacji, prowadzącej do powstania nowego podmiotu, kierownik podmiotu zawiadamia o tym
  fakcie dyrektora właściwego archiwum państwowego.

2. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną ko-
   mórkę kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zada-
   nia dokumentację spraw niezakończonych. Protokół otrzymuje do wiadomości archiwum zakładowe.
3. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego
   zarejestrowania, zgodnie z odpowiednio § 28 ust. 3 i § 55 ust. 3.
4. Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do archiwum zakładowego, w trybie i na warun-
   kach, o których mowa w instrukcji archiwalnej.

Załącznik Nr 1 do instrukcji kancelaryjnej

A – Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą

(zestaw minimalny)

B – Struktura metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą

(zestaw minimalny)

C – Struktura metadanych opisujących elementy akt sprawy
niebędące przesyłkami
(zestaw minimalny)

D – Struktura metadanych opisujących sprawę

(zestaw minimalny)

*   Wymagalność elementu metadanych oznacza obowiązek jego określenia, jeżeli to określenie jest możliwe.

Załącznik Nr 2 do instrukcji koncelaryjnej

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

*) To znaczy, że kolor nie ma znaczenia dla zrozumienia treści, na przykład gdy cały tekst jest w jednym kolorze, a jedynie
nagłówki, stopki, pieczątki, podpisy itp. są w innym kolorze.

**) Na przykład fragmenty istotne dla zrozumienia treści są wyróżnione kolorem, tekst zawiera kolorowe rysunki itp.