Instrukcja kancelaryjna oraz jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia nr …../2020

Dyrektora OPS
z dnia ………………………..

Instrukcja kancelaryjna

Ośrodka Pomocy Społecznej

w ……………………

………………….., 2020 r.

Spis treści:

Rozdz. I          Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej …………………………………………….str. 3

Rozdz. II        System kancelaryjny. Jednolity rzeczowy wykaz akt.

Podział dokumentacji na kategorie archiwalne ……………………………………….str. 5

Rozdz. III       Podział czynności kancelaryjnych i obieg dokumentacji ………………………….str. 7

Rozdz. IV       Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek …………………………………str. 8

Rozdz. V        Przeglądanie i przydzielanie korespondencji …………………………………………str. 11

Rozdz. VI       Rejestrowanie spraw i znakowanie akt.

Zakładanie i prowadzenie teczek aktowych ………………………………………….str. 12

Rozdz. VII     Formy załatwiania spraw ……………………………………………………………………str. 16

Rozdz. VIII    Sporządzanie czystopisów i odpisów …………………………………………………..str. 18

Rozdz. IX       Podpisywanie pism, umieszczanie pieczęci służbowej …………………………..str. 19

Rozdz. X        Wysyłanie korespondencji ………………………………………………………………….str. 19

Rozdz. XI       Przechowywanie akt spraw załatwionych …………………………………………….str. 20

Rozdz. XII     Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt ……………………………………..str. 21

Rozdz. XIII    Wykorzystanie narzędzi informatycznych

w czynnościach kancelaryjnych …………………………………………………………..str. 23

Rozdz. XIV    Postanowienia końcowe ……………………………………………………………………..str. 23

Rozdział I

Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej

• 1

1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ośrodku Pomocy Społecznej w ………………
2. Określony w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem, bądź utratą dokumentacji od chwili jej wpływu lub powstania wewnątrz komórek organizacyjnych Ośrodku Pomocy Społecznej w ……………… do momentu przekazania jej do składnicy akt lub do zniszczenia.
3. Przedmiotem instrukcji są zasady postępowania z aktami jawnymi i dokumentacją oznaczoną klauzulą “zastrzeżone”. Postępowanie z pozostałą dokumentacją zawierającą informacje niejawne regulują odrębne przepisy.
4. W sprawach związanych z obiegiem i przechowywaniem dokumentacji zawierającej informacje niejawne tylko wówczas stosuje się tryb postępowania podany w niniejszej instrukcji, gdy czynności te nie zostały uregulowane w odrębnych przepisach.
5. Niniejsza instrukcja określa zasady postępowania z dokumentacją, niezależnie od techniki jej wykonania i jej formy zewnętrznej.

• 2

Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:

Rozdział II

System kancelaryjny. Jednolity rzeczowy wykaz akt.

Podział dokumentacji na kategorie archiwalne.

• 3

1. W Ośrodku obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt.
2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej Ośrodka, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności OPS oraz zawiera jej kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Ośrodka oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania dokumentacji.
3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na siedem klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do 6. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 00, 01, 02 … 69. W miarę potrzeb wprowadza się dalszy podział akt na klasy trzeciego rzędu, oznaczone symbolami trzycyfrowymi: 000, 001, 002 … 699, a w ramach klas trzeciego rzędu, podział na klasy czwartego rzędu, oznaczone symbolami czterocyfrowymi 0000, 0001 … 6999, itd. Niektóre klasy z pierwszego, drugiego i dalszych rzędów pozostawiono wolne, na wypadek konieczności uzupełnienia w przyszłości wykazu akt o nowe klasy.
4. Klasy końcowe w wykazie akt, tj. klasy oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają teczkom aktowym.
5. Akta jednorodne tematycznie pochodzące z różnych komórek organizacyjnych będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą tylko symbole komórek organizacyjnych.

• 4

1. Każda komórka organizacyjna może sporządzić do własnego użytku wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie pozycje wykazu akt, tj. symbole, hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną akt i informacje z rubryki “uwagi”.
2. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w co najmniej dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do składnicy akt.

• 5

Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych dokonuje się na podstawie zarządzenia Dyrektora w porozumieniu
z Dyrektorem Archiwum Narodowego w ………………………

• 6

1. Komórki organizacyjne Ośrodka wytwarzają i gromadzą wyłącznie dokumentację niearchiwalną, tj. posiadającą czasową wartość praktyczną i niestanowiącą materiałów archiwalnych.
2. Do oznaczenia kategorii archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu “B”,
   z tym że:

1)     symbolem “B” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy;

2)     symbolem “BE” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, liczonego
w sposób określony w pkt 1), podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione;

3)     symbolem “Bc” oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w sposób określony w pkt 1).

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Archiwum Narodowe w ………………… może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji, o której mowa w ust. 2, między innymi uznając ją za materiały archiwalne.

• 7

1. W wykazie akt Ośrodka ustala się kategorię archiwalną dokumentacji dla komórek merytorycznych.
2. Komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.
3. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji, wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi, komórki organizacyjne inne niż komórka merytoryczna przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej.
4. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 3, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc.
5. Zmiany kwalifikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4, może dokonać Dyrektor Archiwum Narodowego w ……………………..

Rozdział III

Podział czynności kancelaryjnych i obieg dokumentacji.

• 8

1. Czynności kancelaryjne w Ośrodku wykonują:

1)   sekretariat;

2)   Dyrektor;

3)   kierownicy;

4)   referenci.

2. Do podstawowych czynności kancelaryjnych sekretariatu należy:

1)   przyjmowanie pism do podpisu Dyrektora;

2)   przyjmowanie korespondencji, otwieranie i sprawdzanie przesyłek oraz umieszczanie pieczęci wpływu, a w jej obrębie daty wpływu i numeru pisma z rejestru pism przychodzących;

3)   przedstawianie korespondencji Dyrektorowi do wglądu i dekretacji;

4)   segregowanie korespondencji według treści i przekazywanie jej komórkom organizacyjnym;

5)   prowadzenie rejestrów pism przychodzących i wychodzących;

6)   przygotowanie przesyłek do wysyłki (z zastrzeżeniem postanowień ust. 3 pkt 3) i przekazywanie ich do operatora pocztowego, bezpośrednio lub za pośrednictwem innego pracownika OPS, w tym kierowcy;

7)   przygotowywanie przesyłek do przekazania za pośrednictwem kierowcy lub innego pracownika Ośrodka;

8)   gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych, w zakresie wyznaczonym przez Dyrektora i ich przekazywanie do składnicy akt.

3. Do podstawowych czynności kancelaryjnych referentów należy:

1)   rejestrowanie spraw w spisach spraw;

2)   przygotowanie projektów pism, oznaczanie pism znakiem sprawy oraz przekazywanie ich podpisującemu w celu aprobaty;

3)   w przypadku przesyłek przekazywanych za pośrednictwem operatora pocztowego – adresowanie kopert oraz wypełnianie druków zwrotnego potwierdzenia odbioru (jeśli dotyczy);

4)   gromadzenie i przechowywanie akt spraw w teczkach aktowych w zakresie wyznaczonym przez przełożonego;

5)   przekazywanie akt spraw załatwionych do składnicy akt.

4. Szczegółowy podział czynności kancelaryjnych w Ośrodka ustala Dyrektor.

• 9

Obieg typowych akt w Ośrodku przebiega w następujący sposób:

1)    sekretariat przyjmuje korespondencję, otwiera ją, sprawdza, opatruje pieczęcią wpływu (wzór pieczęci wpływu stanowi Załącznik Nr 1 do instrukcji), odnotowuje w rejestrze pism przychodzących, a następnie przedkłada korespondencję Dyrektorowi do dekretacji,

2)    zadekretowaną korespondencję sekretariat przekazuje poszczególnym komórkom organizacyjnym celem załatwienia,

3)    kierownik dekretuje sprawę na referenta,

4)    referent rejestruje sprawę w spisie spraw, załatwia sprawę zgodnie z dyspozycjami kierownika, powierzonym zakresem obowiązków oraz obowiązującymi procedurami, z uwzględnieniem przyjętych standardów oraz zasad etycznego postępowania, a także przygotowuje projekt pisma,

5)    w przypadku projektu pisma, dla którego podpisującym jest Dyrektor – referent,
po zaaprobowaniu projektu pisma przez kierownika, przekazuje projekt do sekretariatu,
a sekretariat przedkłada Dyrektorowi projekt pisma do podpisu,

6)    w przypadku projektu pisma, dla którego podpisującym jest kierownik – referent po podpisaniu pisma przez kierownika przekazuje pismo do sekretariatu,

7)    podpisane przez podpisującego pismo sekretariat odnotowuje w rejestrze pism wychodzących, nanosi numer pisma wychodzącego z rejestru i datę, kopertuje
(z zastrzeżeniem postanowień § 8 ust. 3 pkt 3) i wysyła pod wskazany adres.

Rozdział IV

Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek

• 10

1. Sekretariat uprawniony jest do przyjmowania korespondencji wpływającej do Ośrodka, w tym przesyłek przekazywanych pocztą elektroniczną.
2. Korespondencję może przyjmować bezpośrednio komórka organizacyjna. Wszelka korespondencja przyjęta przez komórki organizacyjne, za wyjątkiem korespondencji, o której mowa w § 12 ust. 2 pkt 2), przekazywana jest niezwłocznie do sekretariatu celem opatrzenia jej pieczęcią wpływu i odnotowania w rejestrze pism przychodzących.
3. Podczas odbioru przesyłek należy sprawdzić prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania przesyłki. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki sporządza się adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda się od osoby doręczającej przesyłkę spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
4. Przesyłki mylnie doręczone (adresowane do innego adresata, tzn. których adresatem nie jest OPS ) zwraca się niezwłocznie do podmiotu doręczającego przesyłkę.
5. W przypadku przesyłek w wersji papierowej niewiadomego pochodzenia, nieopatrzonych danymi umożliwiającymi identyfikację nadawcy (imię, nazwisko, adres), pracownik sekretariatu lub inny pracownik OPS, który przyjął przesyłkę, podejmuje czynności mające na celu w miarę możliwości zidentyfikowanie nadawcy.
6. Po uzyskaniu danych umożliwiających identyfikację nadawcy, korespondencję odnotowuje w rejestrze pism przychodzących i przekazuje do dekretacji. W przypadku braku możliwości zidentyfikowania nadawcy, korespondencji nie ewidencjonuje się w rejestrze pism przychodzących, ale przekazuje się ją odpowiednim komórkom do ewentualnego wykorzystania. Wyjątek stanowią wnioski o pomoc, które – nawet w przypadku braku danych nadawcy – przekazuje się komórkom właściwym do załatwienia sprawy.
7. Tryb postępowania z przesyłkami niewiadomego pochodzenia otrzymanymi pocztą elektroniczną określa § 12 ust. 5 i ust. 6 instrukcji.
8. Z przesyłkami wiadomego i niewiadomego pochodzenia, co do których istnieje podejrzenie, że mogą stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa osób przebywających w Ośrodku, postępuje się w trybie określonym w odrębnych przepisach.

• 11

1. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki (wpływy) z wyjątkiem:

1)   adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

2)   przesyłek oznakowanych jako oferty złożone w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, które przekazuje bezpośrednio do Działu ……………………….; jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz jako oferta złożona
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego okaże się, że zawiera ona taką ofertę, sekretariat bezzwłocznie przekazuje ją do Działu ……………………… z adnotacją
o przyczynie otwarcia koperty;

3)   przesyłek oznakowanych jako oferty kandydatów złożone w związku z naborem na wolne stanowisko pracy, które przekazuje bezpośrednio do Działu …………………; jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz jako oferta złożona w związku z naborem na wolne stanowisko pracy okaże się, że zawiera ona taką ofertę, sekretariat bezzwłocznie przekazuje ją do Działu ……………….. z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty;

4)   przesyłek niejawnych, które przekazuje adresatom; jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz jako zawierająca korespondencję niejawną (np. napisem “zastrzeżone”, lub “poufne”, lub “do rąk własnych”) okaże się, że zawiera ona pisma tego rodzaju, sekretariat bezzwłocznie przekazuje je w zamkniętej kopercie właściwej do jej odbioru osobie, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty;

5)   wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem; ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nieoznaczonych jako wartościowe, np. pieniądze i inne walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości, składa się do kasy podręcznej, a pismo opatruje się pieczęcią wpływu, obok której umieszcza się informację o walorach i przesyła się je zgodnie z postanowieniami § 9;

6)   przesyłek, co do których istnieje podejrzenie, że mogą stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa osób przebywających w Ośrodku.

2. Po otwarciu koperty sekretariat sprawdza:

1)   czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

2)   czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidocznione są na kopercie; brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

3. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do:

1)   pism zastrzeżonych, poufnych, wartościowych, poleconych, priorytetowych, za dowodem doręczenia;

2)   pism, dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego);

3)   pism, dla których brak jest nadawcy lub daty pisma;

4)   pism mylnie skierowanych;

5)   załączników nadesłanych bez pisma przewodniego;

6)   faktur;

7)   w razie niezgodności zapisów na kopercie z jej zawartością.

4. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo. Potwierdzenie wydaje się w postaci pieczęci wpływu naniesionej na kopii pisma przeznaczonej dla składającego pismo.
5. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji na dowód przyjęcia umieszcza się w górnej części pisma po lewej stronie pieczęć wpływu (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty).
6. W przypadku braku możliwości naniesienia pieczęci wpływu w lewej górnej części pisma, pieczęć nanosi się w innym miejscu górnej części pisma lub na dodatkowej kartce połączonej z pismem w sposób trwały.
7. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach i pismach
   (np. drukach) niewymagających merytorycznego załatwienia.

• 12

1. Pracownicy przyjmujący przesyłki przekazane pocztą elektroniczną dokonują ich wstępnej selekcji, mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.
2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1)   przesyłki adresowane na oficjalną skrzynkę poczty elektronicznej OPS oraz przesyłki adresowane na skrzynki poczty elektronicznej komórek organizacyjnych lub indywidualne skrzynki poczty elektronicznej pracowników Ośrodka, z których treści wynika, że tworzą akta sprawy i winny zostać odnotowane w rejestrze pism przychodzących; w przypadku, gdy przesyłka taka wpłynęła na skrzynkę poczty elektronicznej komórki organizacyjnej lub indywidualną skrzynkę poczty elektronicznej pracownika OPS, pracownik obsługujący daną skrzynkę niezwłocznie przesyła korespondencję na oficjalną skrzynkę poczty elektronicznej OPS;

2)   przesyłki adresowane na skrzynki poczty elektronicznej komórek organizacyjnych oraz na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej pracowników OPS, z których treści wynika, że nie wymagają odnotowania w rejestrze pism przychodzących.

3. Z przesyłkami, o których mowa w ust. 2 pkt 1), po ich wydrukowaniu, postępuje się jak
   z przesyłkami w postaci papierowej.
4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2), drukuje się i włącza się bez dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.
5. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej nie posiada danych umożliwiających identyfikację nadawcy (imię, nazwisko, adres), pracownik sekretariatu lub inny pracownik OPS,
   na którego skrzynkę poczty elektronicznej wpłynęła przesyłka, występuje do nadawcy drogą elektroniczną o uzupełnienie danych umożliwiających jego identyfikację.
6. Po uzyskaniu danych umożliwiających identyfikację nadawcy, korespondencję drukuje się, odnotowuje w rejestrze pism przychodzących i przekazuje do dekretacji. W przypadku braku uzupełnienia danych, korespondencji nie drukuje się i nie ewidencjonuje w rejestrze pism przychodzących, ale przekazuje się ją pocztą elektroniczną odpowiednim komórkom do ewentualnego wykorzystania. Wyjątek stanowią:

1)   wnioski o pomoc – nawet w przypadku braku danych wnioskodawcy drukuje się je
i przekazuje komórkom właściwym do załatwienia sprawy;

2)   korespondencja, z treści której wynika, że została niewłaściwie skierowana – wysyła się odpowiedź na adres poczty elektronicznej, z którego korespondencja została przysłana, ze wskazaniem podmiotu właściwego do rozpatrzenia sprawy.

7. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej (lub załącznik do niej) zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informacje o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (np. “podpis elektroniczny zweryfikowano w dniu……[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji”), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

Rozdział V

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

• 13

1. Sekretariat przedkłada przyjętą korespondencję Dyrektorowi do wglądu i dekretacji.
2. W zależności od ustalonego trybu przeglądania i przydzielania korespondencji sekretariat przedkłada Dyrektorowi do wglądu i dekretacji:

1)   całą otrzymaną korespondencję,

2)   jedynie pisma, które zostały przez niego zastrzeżone – pozostałą korespondencję sekretariat przekazuje kierownikom i referentom.

• 14

1. Dekretujący korespondencję umieszcza na piśmie obok pieczątki wpływu symbol komórki organizacyjnej lub osoby wyznaczonej do załatwienia sprawy, ewentualną dyspozycję co do terminu i sposobu załatwienia sprawy oraz podpis.
2. Przy dekretacji można stosować typowe skróty (np. “p.m.” – proszę mówić, “aa” – do akt sprawy).
3. Sprawy pilne i terminowe rejestrowane są przez sekretariat w wykazie spraw terminowych w programie kancelaryjnym, gdzie odnotowywany jest wyznaczony termin załatwienia sprawy oraz komórka wyznaczona do jej załatwienia.
4. Jeżeli pismo wpływające dotyczy spraw należących do zakresu działania kilku komórek organizacyjnych, dekretujący wyznacza komórkę odpowiedzialną za ostateczne sformułowanie odpowiedzi (jeżeli nie oznaczono inaczej, komórką odpowiedzialną za załatwienie sprawy jest komórka ujęta na dekretacji jako pierwsza). Sekretariat sporządza odpowiednią liczbę kopii tego pisma i kieruje je do właściwych komórek. Ostateczne sformułowanie odpowiedzi następuje na podstawie materiałów (np. notatek służbowych, wyjaśnień, kopii dokumentów dotyczących danej sprawy będących w posiadaniu komórki) sporządzonych przez komórki organizacyjne i przekazanych do komórki wyznaczonej przez dekretującego do ostatecznego załatwienia sprawy.

• 15

1. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez Dyrektora sekretariat dzieli zgodnie
   z dyspozycjami i przekazuje właściwym komórkom organizacyjnym lub referentom.
2. Kierownicy umieszczają na piśmie obok pieczątki wpływu adnotację wskazującą referenta oraz w miarę potrzeby dyspozycje odnośnie sposobu i terminu załatwienia sprawy.

Rozdział VI

Rejestrowanie spraw i znakowanie akt.

Zakładanie i prowadzenie teczek aktowych.

• 16

1. Dokumentacja nadsyłana i składana w OPS oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób rejestrowania tej dokumentacji i jej przechowywania na:

1)   tworzącą akta spraw;

2)   nietworzącą akt spraw.

2. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.
3. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt, a tym samym nie jest rejestrowana w spisie spraw, lecz w sposób dla niej przewidziany jest grupowana w ramach teczki aktowej.
4. Dokumentację, o której mowa w ust. 3, mogą stanowić w szczególności:

1)   dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy);

2)   listy obecności;

3)   karty urlopowe;

4)   środki ewidencyjne składnicy akt;

5)   dane w systemach teleinformatycznych przeznaczonych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań;

6)   rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, materiałów biurowych);

7)   zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, o ile nie stanowią części akt sprawy;

8)   niezamawiane przez OPS oferty, które nie zostały wykorzystane;

9)   publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma.

5. Niezamówione oferty i materiały reklamowe podlegają rejestracji, jeżeli podejmuje się czynności zmierzające do ich wykorzystania.

• 17

1. Zarejestrowanie sprawy w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym polega na wpisaniu jej do spisu spraw (wzór spisu spraw stanowi Załącznik Nr 2 do instrukcji) lub do rejestru kancelaryjnego.
2. Referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia, rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent odręcznie wpisuje znak sprawy w prawym górnym rogu pisma.
3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy
   w porządku chronologicznym, umożliwiającym ustalenie dat wszczęcia i zakończenia sprawy. Dopuszcza się prowadzenie spisu spraw umożliwiającego odnotowanie poszczególnych pism w obrębie danej sprawy (wzór spisu spraw, pozwalającego na odnotowanie każdego pisma w sprawie, stanowi Załącznik Nr 3 do instrukcji). O rodzaju stosowanego formularza spisu spraw dla poszczególnych teczek decyduje Dyrektor lub upoważniona przez niego osoba.
4. Spis spraw prowadzi się na nośniku papierowym lub informatycznym, oddzielnie dla każdej teczki aktowej zawierającej jednorodne tematycznie akta i założonej na podstawie wykazu akt.

• 18

1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje ten sam znak.
2. Znak sprawy zawiera:

1)   symbol komórki organizacyjnej wynikający z aktualnego Regulaminu Organizacyjnego OPS;

2)   symbol liczbowy hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt;

3)   kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw lub
w rejestrze kancelaryjnym;

4)   rok kalendarzowy, w którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw.

3. Elementy znaku sprawy oddziela się kropkami.

Wzór znaku sprawy:

                  OPS.DP.0…..1.2020

4. Oznaczając pismo znakiem sprawy, można na jego końcu umieścić symbol referenta (stanowiący inicjały imienia i nazwiska), oddzielając go od znaku sprawy kropką
   w następujący sposób:

Wzór znaku sprawy uwzględniającego symbol referenta:

                  OPS.DP.0…..1.2020.AK

5. Jeżeli wpływające pismo dotyczy kilku spraw, rejestruje się je pod odpowiednimi znakami, zaznaczając w uwagach, pod którym znakiem przechowywany będzie oryginał pisma.
   W takim przypadku odpowiedź należy sformułować odrębnym pismem w każdej sprawie.
6. Akta spraw niezałatwionych ostatecznie w ciągu roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania pod nową pozycją spisu spraw lub rejestru kancelaryjnego.
7. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisaniem pod nową pozycją spisu spraw lub rejestru kancelaryjnego może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa zaczyna się od nowa. Wówczas sprawę wpisuje się pod nową pozycją spisu spraw lub rejestru kancelaryjnego, zaznaczając ten fakt w uwagach przy dotychczasowej pozycji spisu spraw lub rejestru kancelaryjnego
   w formie wzmianki: “przeniesiono do znaku ……..” i przenosi się akta sprawy pod nowy znak sprawy, bez zmiany ich dotychczasowego znaku.

• 19

1. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji wykazu akt.
2. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw. Dopuszcza się w sytuacji znikomej ilości akt wytworzonych w ciągu roku prowadzenie teczek ze spisami przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw. Odnosi się to także do akt, których charakter wymaga łączenia przez dłuższy czas, np. zbioru normatywów.
3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerycznym.
4. W przypadku założenia podteczki można założyć dla niej oddzielny spis spraw, wówczas
   w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. W takim przypadku znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz rok (np. DP.0……1.2.2020 lub DP.0…1.2.2020.AB).
5. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się tzw. teczki zbiorcze,
   do których odkłada się dokumentację zarejestrowaną w kilku różnych teczkach aktowych
   (np. akta osobowe pracowników).
6. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy. W takim przypadku znakiem akt jest znak sprawy.
7. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku, nie
   w poszczególnych teczkach aktowych, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej “Spisy spraw do teczek o symbolach ……. w roku …..”. Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek aktowych. W przypadku prowadzenia spisów spraw w wersji elektronicznej, po odłożeniu wszystkich zamkniętych spraw do teczki aktowej, spisy spraw należy wydrukować i odłożyć do właściwych teczek aktowych.

• 20

1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw,
   o których mowa w § 17-19, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone na nośniku papierowym lub informatycznym. W rejestrze kancelaryjnym można wprowadzać rubryki na informacje potrzebne dla ewidencji określonej grupy spraw (np. rejestr szkoleń pracowników OPS w Dziale Personalnym).
2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny znak akt.
3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik.
4. Rejestry kancelaryjne prowadzą referenci.
5. Każdemu rejestrowi kancelaryjnemu odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru kancelaryjnego, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych
   i wpisanych do danego rejestru kancelaryjnego.
6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów kancelaryjnych przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej niezapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od numeru 1.
7. Znak sprawy wpisanej do rejestru kancelaryjnego składa się z tych samych elementów
   co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze kancelaryjnym.

• 21

1. Każda teczka aktowa zawiera opis umieszczony na okładce, składający się z następujących elementów niezbędnych do sprawnego wyszukiwania dokumentacji (wzór opisu teczki aktowej stanowi Załącznik Nr 4 do instrukcji):

1)   pełnej nazwy ops oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej – na środku u góry;

2)   znaku akt złożonego z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu liczbowego hasła według wykazu akt lub znaku sprawy, jeżeli jest to teczka, o której mowa w § 19 ust. 6 – po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

3)   kategorii archiwalnej z wykazu akt – po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

4)   tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i uzupełnionego o informację o rodzaju dokumentacji występującej w teczce – na środku;

5)   roku założenia teczki lub lat krańcowych (tj. daty najwcześniejszej i najpóźniejszej dokumentacji zawartej w teczce) – pod tytułem.

2. Jeżeli akta gromadzi się w segregatorach, dane te należy umieścić na grzbiecie segregatora.
3. Dokumentacji niepodlegającej rejestracji należy nadać znak akt, złożony z symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu danego hasła z wykazu akt. Dotyczy to m. in. rozmaitych kartotek i urządzeń księgowych, gdzie znak akt umieszcza się na segregatorze, teczce, itp.

Rozdział VII

Formy załatwiania spraw.

• 22

1. Każdą sprawę należy załatwiać odrębnym pismem.
2. Przy załatwianiu spraw stosuje się najprostsze i najbardziej celowe formy załatwiania.

• 23

1. Obowiązek wykonywania wszystkich czynności w sprawie oraz terminowego jej załatwienia spoczywa na referencie.
2. Przez terminowe załatwienie sprawy rozumie się załatwienie jej w terminie wynikającym
   z postanowień Rozdziału 7 (art. 35 – 38) ustawy z dnia 14.06.1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego z zastrzeżeniem, że w przypadku wskazania przez kierownika / Dyrektora innego terminu załatwienia sprawy, obowiązuje termin wskazany przez kierownika / Dyrektora.
3. Referent ma obowiązek zapewnienia terminowego wykonywania wszystkich czynności
   w przydzielonej mu do załatwienia sprawie. Obowiązek ten dotyczy również tych czynności, do których zobowiązane są inne osoby.
4. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia ich pilności.
5. Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe, należy poinformować o tym bezpośredniego przełożonego oraz zainteresowane strony ze wskazaniem obiektywnych przyczyn niezałatwienia sprawy w terminie oraz postąpić ze sprawą zgodnie
   z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia spraw.

• 24

1. Załatwienie sprawy może być:

1)   wstępne – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;

2)   ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończący sprawę w OPS.

2. Załatwienie ostateczne sprawy odnotowuje się w spisie spraw, wpisując w odpowiedniej rubryce datę jej załatwienia.

• 25

1. Załatwienie sprawy może być dokonane w formie ustnej lub pisemnej.
2. Typową formą załatwiania spraw jest forma pisemna.
3. Załatwienie sprawy w formie pisemnej polega na zgromadzeniu i analizie przez referenta wszelkich dokumentów i informacji, a także obowiązujących przepisów prawa, mających lub mogących mieć wpływ na sposób załatwienia sprawy, opracowaniu projektu pisma przez referenta, a po zaaprobowaniu projektu – sporządzeniu czystopisu przez referenta w formie wydruku komputerowego. Podpisany czystopis jest wysyłany do adresata, drugi egzemplarz pozostawia się w aktach sprawy w OPS.
4. Przy ustnym załatwieniu sprawy sporządza się notatkę zawierającą treść udzielonej odpowiedzi, nazwisko adresata, datę załatwienia oraz stanowisko służbowe i podpis referenta.
5. Formy ustnego załatwienia spraw powinny być stosowane pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, jak również w odniesieniu do spraw pilnych, niewymagających pisemnego udokumentowania, gdy jednocześnie istnieje możliwość łatwego porozumienia się z adresatem (np. telefonicznie).

• 26

1. Każdy projekt pisma powinien zawierać:

1)   znak sprawy;

2)   oznaczenie adresata w pierwszym przypadku wraz z adresem;

3)   treść, napisaną pismem czytelnym, zwięźle i przejrzyście, zgodnie z zasadami ujętymi
w odrębnych regulacjach wewnętrznych; treść pisma powinna w szczególności zawierać:

1. a) wstęp – w którym należy wskazać temat sprawy i odwołać się do dotychczasowej korespondencji w sprawie (z podaniem numerów, znaków i dat pism);
2. b) rozwinięcie – w którym należy przedstawić problematykę sprawy, której dotyczy pismo, odwołać się do faktów i/lub przepisów prawa, ew. postanowień wiążących strony porozumień i umów;
3. c) zakończenie – w którym należy przedstawić podsumowanie treści rozwinięcia,
   w szczególności ściśle i precyzyjnie zaprezentować stanowisko lub konkluzję wynikającą z rozwinięcia pisma, a także wskazać oczekiwania wobec adresata
   odnośnie działań jakie ma podjąć i terminów ich podjęcia;

4)   parafę referenta opatrzoną pieczęcią imienną oraz datą opracowania projektu pisma;

5)   parafę kierownika opatrzoną pieczęcią imienną oraz datą zatwierdzenia projektu pisma (nie dotyczy projektów pism w sprawach, dla których referentem jest kierownik, projektów pism, dla których podpisującym jest kierownik, a także projektów pism przygotowanych przez referentów nieposiadających zwierzchnika w osobie kierownika);

6)   ponadto projekt powinien zawierać:

1. a) w pismach stanowiących odpowiedź – datę pisma, na które projekt stanowi odpowiedź oraz – jeśli pismo to oznaczone zostało przez nadawcę znakiem sprawy – znak sprawy;
2. b) oznaczenie liczby załączników lub ich wyszczególnienie – pod treścią z lewej strony;
3. c) jeżeli treść pisma winna zostać podana do wiadomości innym niż adresat instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma, adresy tych instytucji lub osób – pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą “Otrzymują”;

7)   do projektu pisma na każdym etapie załatwiania sprawy winna być dołączona kompletna dokumentacja sprawy, pozwalająca parafującemu oraz podpisującemu pismo na dokonanie wglądu w całość sprawy i merytoryczną weryfikację treści projektu pisma.

2. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystywać formularze i druki przewidziane odrębnymi przepisami.

Rozdział VIII

Sporządzanie czystopisów i odpisów

• 27

1. Czystopisy pism sporządza się ściśle według tekstu projektu pisma i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism.
2. Czystopisy sporządza się techniką komputerową, w liczbie egzemplarzy wskazanej na projekcie pisma. Jeżeli nie ma takiej wskazówki, należy sporządzić czystopis w dwóch egzemplarzach.
3. Sporządzając czystopisy należy stosować następujące zasady:

1)   pozostawia się miejsce na datę pisma, którą uzupełnia pracownik sekretariatu po odnotowaniu pisma w rejestrze pism wychodzących;

2)   pod znakiem sprawy wpisuje się “Nr kanc.:”, gdzie pracownik sekretariatu po odnotowaniu pisma w rejestrze pism wychodzących, uzupełnia numer kolejny z rejestru;

3)   jeżeli pismo stanowi odpowiedź na pismo przychodzące, należy w lewym dolnym rogu egzemplarza przeznaczonego do pozostawienia w aktach sprawy nanieść numer z rejestru pism przychodzących;

4)   na egzemplarzu przeznaczonym do pozostawienia w aktach sprawy należy podać
w rozdzielniku pisma przy słowie “Adresat” sposób doręczenia pisma (list zwykły, list priorytetowy, list polecony, list polecony ze zwrotką, kierowca, zwrot do działu);

5)   egzemplarz przeznaczony do pozostawienia w aktach winien być tożsamy z egzemplarzem wysłanym do adresata zarówno pod względem treści, jak i załączników do pisma, z zastrzeżeniem, że jeżeli załączniki wysyłane do adresata to wszystkie będące
w posiadaniu ops oryginały danego dokumentu (np. oryginały umów wysyłane do podpisu lub odsyłane zwrotnie oryginały innych dokumentów), do egzemplarza przeznaczonego do pozostawienia w aktach winny zostać dołączone kserokopie takich dokumentów.

• 28

1. Sporządzając odpis należy zachować wszelkie cechy pisma, z którego sporządza się odpis. Jeśli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie pod tekstem należy umieścić napis “Odpis”. Jeżeli natomiast odpis sporządza się z odpisu, umieszcza się napis “Odpis z odpisu”.
2. Jeżeli z oryginału sporządza się kserokopię, a pismo posiada charakter dokumentu (zaświadczenie, decyzja), należy tę kserokopię uwierzytelnić pieczęcią uwierzytelniającą oraz podpisem uwierzytelniającego.

• 29

Każdy czystopis i odpis powinien być starannie sprawdzony przez osobę, która go sporządza,
z tym, że ostateczna korekta należy do obowiązków referenta załatwiającego sprawę.
Po stwierdzeniu, że czystopis jest zgodny z tekstem projektu pisma, referent umieszcza na jednym egzemplarzu pisma, u dołu z lewej strony swoją parafę, opatrując ją datą i przedstawia pismo wraz z aktami sprawy do akceptacji kierownika (nie dotyczy projektów pism w sprawach, dla których referentem jest kierownik, a także projektów pism przygotowanych przez referentów nieposiadających zwierzchnika w osobie kierownika), a następnie przekazuje do podpisu.

W przypadku, gdy podpisujący wymaga parafowania pisma również przez inne osoby niż wskazane powyżej, referent przedkłada pismo tym osobom do parafowania. Referent parafuje również dokumentację wewnętrzną, sporządzaną w celu pozostawienia w aktach sprawy, nieprzeznaczoną do wysyłki.

Rozdział IX

Podpisywanie pism, umieszczanie pieczęci służbowej

• 30

1. Uprawnienia do podpisywania pism określa regulamin organizacyjny Ośrodka.
2. Podpisujący na wszystkich egzemplarzach pisma umieszcza swój podpis wraz z pieczątką określającą stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. Gdy podpisujący działa w zastępstwie aprobującego, zamieszcza przed stanowiskiem służbowym aprobującego znak “wz”
   (w zastępstwie). Gdy podpisujący podpisuje na podstawie upoważnienia do podpisywania pewnej kategorii pism lub podpisywania danego pisma, stawia przed stanowiskiem aprobującego znak “z up.” (z upoważnienia). Gdy pismo podpisuje pełniący obowiązki aprobującego, stawia przed stanowiskiem aprobującego znak “p.o.” (pełniący obowiązki).

Rozdział X

Wysyłanie korespondencji

• 31

1. Pisma przeznaczone do wysłania przygotowują referenci oraz sekretariat.
2. Czynności w zakresie wysyłania pism, należące do obowiązków referentów, polegają na:

1)   adresowaniu kopert oraz wypełnieniu druków zwrotnego potwierdzenia odbioru (jeśli dotyczy);

2)   przekazaniu wszystkich egzemplarzy pism przeznaczonych do wysłania wraz
z załączonymi kopertami i drukami zwrotnego potwierdzenia odbioru (jeśli dotyczy)
do sekretariatu.

3. Czynności w zakresie wysyłania pism, należące do obowiązków sekretariatu, polegają na:

1)   sprawdzeniu, czy pismo jest podpisane przez upoważnioną osobę, oznaczone znakiem sprawy oraz czy dołączono do niego wszystkie załączniki;

2)   ewidencjonowaniu pisma w rejestrze pism wychodzących oraz – w przypadku wysyłania przesyłki pocztą – w pocztowej książce nadawczej i/lub systemie informatycznym udostępnionym przez operatora pocztowego;

3)   naniesienie na piśmie numeru z rejestru pism wychodzących, w miejscu oznaczonym
“Nr kanc.:”;

4)   umieszczeniu pisma przeznaczonego do wysłania w kopercie i zaklejeniu jej, a także dołączeniu druku zwrotnego potwierdzenia odbioru (jeśli dotyczy);

5)   umieszczeniu na kopertach znaczków pocztowych lub pieczęci o opłacie pocztowej;

6)   przekazaniu przesyłek do operatora pocztowego, bezpośrednio lub za pośrednictwem innego pracownika Ośrodka, w tym kierowcy;

7)   przygotowaniu korespondencji przeznaczonej do dostarczenia bezpośrednio przez kierowcę lub innego pracownika OPS;

8)   naniesieniu na egzemplarzu pisma przeznaczonym do pozostawienia w aktach sprawy adnotacji lub pieczęci informującej o formie wysłania (list zwykły, list polecony itp.) oraz dacie wysłania pisma.

• 32

1. Korespondencja jest wysyłana zgodnie z zamieszczoną dyspozycją, co do sposobu wysyłki (np. list polecony, list priorytetowy, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru itp.). Brak dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
2. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej wysyłane są ze skrzynki poczty elektronicznej sekretariatu lub ze skrzynek komórek organizacyjnych, a wydrukowana
   i odręcznie podpisania treść pisma zostaje włączona do akt sprawy wraz z wydrukiem
   z aplikacji obsługującej pocztę elektroniczną potwierdzającym wysłanie pisma do adresata.
3. Pisma, o których mowa w ust. 2, mogą być wysyłane w formie załącznika (pliku tekstowego, pliku graficznego, pliku w formacie PDF, skanu itp.) nieopatrzonego podpisem elektronicznym, lub automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym.

Rozdział XI

Przechowywanie akt spraw załatwionych.

• 33

1. Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych i w składnicy akt.
2. Akta spraw będące w trakcie załatwiania oraz przydzielone do załatwienia, pracownicy przechowują w oddzielnych teczkach.

• 34

1. Akta spraw załatwionych należy przechowywać w teczkach założonych zgodnie z wykazem akt. Teczki układa się w kolejności pozycji wykazu akt. Wewnątrz teczki akta powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, a w obrębie spraw chronologicznie.
2. Teczki zawierające akta spraw zakończonych powinny być opisane zgodnie
   z postanowieniami § 21 ust. 1 i uzupełnione o datę roczną najpóźniejszego pisma w teczce oraz o numer tomu, jeżeli akta o tym samym symbolu obejmują kilka teczek.
3. Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez okres dwóch lat. Okres przechowywania liczy się od pierwszego stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy. Po upływie tego okresu akta należy przekazać do składnicy akt.
4. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą (wzór karty zastępczej stanowi Załącznik Nr 5 do instrukcji). Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, względnie nazwę i adres jednostki organizacyjnej,
   do której akta sprawy wysłano oraz termin zwrotu.

Rozdział XII

Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt.

• 35

1. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do składnicy akt pełnymi rocznikami. Dokumentacja niezbędna do bieżącej pracy może pozostać w komórce organizacyjnej na zasadzie jej wypożyczenia ze składnicy akt, tj. po dokonaniu formalności przekazania (uporządkowanie dokumentacji, sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych, wypełnienie kart udostępniania akt).
2. Archiwista w porozumieniu z kierownikami ustala corocznie termin przekazywania dokumentacji do składnicy akt.
3. Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji w wypadku:

1)   gdy dokumentacja nie została uporządkowana w sposób uregulowany postanowieniami instrukcji archiwalnej i niniejszej instrukcji,

2)   gdy spisy zdawczo-odbiorcze zawierają błędy lub niedokładności,

3)   gdy przekazywana dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

4. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista powiadamia bezpośredniego przełożonego.

• 36

1. Dokumentacja przekazywana do składnicy akt powinna być uporządkowana przez komórki organizacyjne przekazujące akta.
2. Przez uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej, o kategorii archiwalnej wyższej niż B10, rozumie się:

1)   ułożenie akt wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 34 ust. 1, tj. sprawami według spisu spraw, a w obrębie każdej sprawy chronologicznie, tak by pismo rozpoczynające sprawę było na wierzchu; poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami; akta umieszczone w teczce, o której mowa w § 19 ust. 6, należy ułożyć chronologicznie;

2)   wyłączenie zbędnych kopii tych samych pism;

3)   odłożenie do teczek spisów spraw lub innych środków ewidencyjnych;

4)   usunięcie z teczek części metalowych i plastikowych (np. spinacze, zszywki, wąsy, koszulki itp.);

5)   w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej kategorii B25 – dodatkowo ponumerowanie stron (paginacja) akt znajdujących się w teczce. Paginowanie wykonuje się zwykłym miękkim ołówkiem numerując strony w prawym górnym rogu. Liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: “Niniejsza teczka (księga, poszyt, zeszyt) zawiera …. stron kolejno ponumerowanych, miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta”;

6)   umieszczenie dokumentacji w teczkach wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a teczek w pudłach; jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm należy teczkę podzielić na tomy;

7)   opisanie uporządkowanych teczek aktowych, zgodnie z postanowieniami § 21 ust. 1
i § 34 ust. 2;

8)   ułożenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

3. Przez uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej o kategorii archiwalnej B10 i niższej, rozumie się:

1)   odłożenie do teczek spisów spraw lub innych środków ewidencyjnych;

2)   umieszczenie dokumentacji w teczkach wiązanych o grubości nie przekraczającej 5 cm, a teczek w pudłach lub umieszczenie dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub w pudłach; jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm należy teczkę podzielić na tomy;

3)   opisanie teczek aktowych lub pudeł, zgodnie z postanowieniami § 21 ust. 1 i § 34 ust. 2;

4)   ułożenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

• 37

1. Poszczególne komórki organizacyjne przekazują dokumentację do składnicy akt,
   z uwzględnieniem postanowień § 36, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (wzór spisu zdawczo-odbiorczego stanowi Załącznik Nr 6 do instrukcji), których sporządzenie należy do obowiązków komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację.
2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się komputerowo w trzech egzemplarzach. Na osobnych spisach zdawczo-odbiorczych spisuje się dokumentację kategorii B25. Spisy te sporządza się w czterech egzemplarzach.
3. Osoba sporządzająca spis zdawczo-odbiorczy wypełnia rubryki nr 1, 2, 3, 4, 5, 6 formularza spisu oraz nanosi informacje o nazwie jednostki oraz komórki organizacyjnej, która akta wytworzyła, w lewym górnym rogu spisu. Dokumentację należy ujmować w spisie zgodnie z nadanym jej układem po uporządkowaniu akt, tj. według kolejności haseł klasyfikacyjnych z wykazu akt.
4. Nośniki informatyczne dołączone do akt spraw przekazuje się odrębnie, a w składnicy akt otrzymują one sygnaturę archiwalną dokumentacji, z którą są powiązane. W spisie zdawczo-odbiorczym należy odnotować informację o rodzaju dokumentacji zapisanej w formie elektronicznej i rodzaju nośnika, jeśli taka występuje przy danej sprawie. Nośnik należy opisać znakiem sprawy, której dotyczy.
5. Na końcu spisu osoba sporządzająca spis umieszcza swój podpis i datę sporządzenia spisu.
6. Spis zdawczo-odbiorczy podpisuje kierownik komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację oraz archiwista. Umieszcza się także datę przejęcia akt do składnicy akt.
7. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego zatrzymuje komórka przekazująca akta, pozostałe są przeznaczone dla składnicy akt.
8. Razem z wydrukami spisów, komórka przekazująca akta przekazuje archiwiście również spis w wersji elektronicznej.

• 38

Do przekazanych akt należy dołączyć wszelkie pomoce ewidencyjne: rejestry, kartoteki, skorowidze, itp.

• 39

1. Przekazywanie do składnicy akt osobowych pracowników zwolnionych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych (wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych stanowi Załącznik Nr 7 do instrukcji), sporządzonego w trzech egzemplarzach,
   z uwzględnieniem zasad ujętych w § 37, z zastrzeżeniem, że osoba sporządzająca spis wypełnia rubryki nr 1 – 14. Spisy sporządza się odrębnie dla każdego roku zwolnienia pracowników. Akta osobowe w spisie ujmowane są w kolejności alfabetycznej nazwisk pracowników.
2. Dokumentacja techniczna, czyli plany, projekty, rysunki techniczne, kosztorysy, harmonogramy robót, opisy technologiczne i techniczne zarówno obiektów architektonicznych, jak i urządzeń mechanicznych, przekazywana jest do składnicy akt
   na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej (wzór spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej stanowi Załącznik Nr 8 do instrukcji), sporządzonego w trzech egzemplarzach, z uwzględnieniem zasad ujętych w § 37. Układ dokumentacji
   w spisie powinien uwzględniać podział na obiekty, a w ich obrębie na stadia i branże.

Rozdział XIII

Wykorzystanie narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych.

• 40

Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych OPS pod warunkiem zapewnienia ochrony danych przetwarzanych w systemach informatycznych,
w tym zwłaszcza danych osobowych.

• 41

Zaleca się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:

1)   przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej;

2)   prowadzenia rejestrów pism przychodzących, wychodzących oraz spisów spraw;

3)   współdziałania z bazami danych innych współpracujących instytucji;

4)   tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, baz danych, arkuszy, plików graficznych itp.

• 42

1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

1)   dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,

2)   odpowiednie archiwizowanie danych na nośnikach informatycznych, zgodnie z odrębną instrukcją.

2. Dostęp do danych zawartych w komputerach zabezpiecza się w sposób określony w Polityce Bezpieczeństwa Informacji, obowiązującej w Ośrodku.
3. W przypadku przetwarzania danych osobowych, do ich zabezpieczania należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych, w tym wewnętrzne akty normatywne wydane w tym zakresie przez Dyrektora.

Rozdział XIV

Postanowienia końcowe.

• 43

W przypadku likwidacji Ośrodka lub jego reorganizacji prowadzącej do powstania nowej jednostki organizacyjnej należy zawiadomić o tym fakcie Archiwum Narodowe w ………………. które określi procedury postępowania z dokumentacją likwidowanej jednostki organizacyjnej.

• 44

W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez nową komórkę należy przekazać jej na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akta spraw niezakończonych. Kopię tego spisu przejmuje składnica akt. Pozostałe akta uporządkowane zgodnie z przepisami niniejszej instrukcji należy przekazać do składnicy akt.

• 45

1. Kierownicy zobowiązani są regularnie kontrolować prace kancelaryjne wykonywane przez podległych im referentów.
2. Kontrola ta polega w szczególności na sprawdzaniu:

1)   terminowości i prawidłowości załatwiania spraw;

2)   prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją, w tym przekazywania korespondencji wpływającej do rejestracji w sekretariacie;

3)   prawidłowości prowadzenia spisów spraw i teczek aktowych;

4)   terminowości przekazywania dokumentacji do składnicy akt.

• 46

Procedura brakowania dokumentacji może być przeprowadzona wyłącznie przez składnicę akt lub – w przypadku dokumentacji kat. Bc – przez daną komórkę organizacyjną w porozumieniu ze składnicą akt, zgodnie z zapisami instrukcji archiwalnej i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Załączniki do instrukcji kancelaryjnej:

nr 1 – wzór pieczęci wpływu

nr 2 – wzór spisu spraw

nr 3 – wzór spisu spraw, pozwalający na odnotowanie każdego pisma w sprawie,

nr 4 – wzór opisu teczki aktowej

nr 5 – wzór karty zastępczej

nr 6 – wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt

nr 7 – wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych

nr 8 – wzór spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej

Załącznik Nr 1 do Instrukcji kancelaryjnej

OPS w ……………….

Wzór pieczęci wpływu

Załącznik Nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej

OPS w ………………………

Wzór spisu spraw

Załącznik Nr 3 do Instrukcji kancelaryjnej

OPS w ……………………….

Wzór spisu spraw, pozwalający na odnotowanie każdego pisma w sprawie

Załącznik Nr 4 do Instrukcji kancelaryjnej

OPS w …………………..

Wzór opisu teczki aktowej

Ośrodek Pomocy Społecznej w ………………………

(nazwa komórki organizacyjnej)

(znak akt)                                                                                            (kategoria archiwalna)

tytuł teczki

(hasło klasyfikacyjne poszerzone o informacje o rodzaju dokumentacji)

(roczne daty krańcowe akt)

(ewentualnie kolejny numer tomu)

(sygnatura archiwalna)

Załącznik Nr 5 do Instrukcji kancelaryjnej

OPS w ……………………….

Karta zastępcza

Znak sprawy: …………………………………………………………………………………………….

Sprawa: …………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………

Wypożyczający:

Imię i nazwisko ………………………………………………………………………………………….

Komórka organizacyjna: …………………………………………………………………………….

Termin zwrotu: ………………………………………………………………………………………….

Załącznik Nr 6 do Instrukcji kancelaryjnej

OPS w …………………..

Ośrodek Pomocy Społecznej w …………………………….

………………………………………………………………………….

(nazwa komórki organizacyjnej)

Spis zdawczo – odbiorczy akt nr …………..

Spis zakończono na poz.: ……………………………………

……………………., dnia: ………………………………………..

Spis sporządził: …………………………………………………

Data przekazania akt: …………………………………………

Przekazujący akta:                                                                                                                     Przejmujący akta:

Załącznik Nr 7 do Instrukcji kancelaryjnej

OPS w ……………………

Ośrodek Pomocy Społecznej w …………………………….

………………………………………………………………………….

(nazwa komórki organizacyjnej)

Spis zdawczo – odbiorczy akt osobowych nr …………..

Spis zakończono na poz.: ……………………………………

……………………., dnia: ………………………………………..

Spis sporządził: …………………………………………………

Data przekazania akt: …………………………………………

Przekazujący akta:                                                                                                                     Przejmujący akta:

Załącznik Nr 8 do Instrukcji kancelaryjnej

OPS w ……………………

Ośrodek Pomocy Społecznej w …………………………….

………………………………………………………………………….

(nazwa komórki organizacyjnej)

Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji technicznej nr …………

Spis zakończono na poz.: ……………………………………

……………………., dnia: ………………………………………..

Spis sporządził: …………………………………………………

Data przekazania akt: …………………………………………

Przekazujący akta:                                                                                                                     Przejmujący akta: