Dziennik korespondencji w Excelu?

Czy w dzisiejszych czasach prowadzenie dziennika korespondencji w Excelu jest jeszcze popularną formą prowadzenia obiegu  dokumentów w sekretariacie? Tak, prowadzenie dziennika korespondencji w Excelu jest nadal popularne. Pytanie czy to ma sens? Na rynku istnieje sporo rozwiązań do prowadzenia rejestrów/dzienników korespondencji dzięki którym możemy znacznie przyśpieszyć postęp prac oraz kontrolować wszystkie informacje wpływające do firmy.

 

Dziennik korespondencji Excel
Co znajdziesz na stronie

Dziennik korespondencji – czym jest?

Dziennik korespondencji to rodzaj dokumentu, w którym rejestruje się wszystkie przychodzące i wychodzące korespondencje w firmie lub instytucji. Zawiera on daty, adresy nadawców i odbiorców, treści listów i inne potrzebne informacje. Idąc dalej dziennik korespondencji jest zwykle prowadzony przez dział administracyjny lub dział obsługi klienta. Można go również wykorzystać do przechowywania kopii wszystkich wysyłanych i otrzymywanych dokumentów.

Rejestr korespondencji potocznie zwany dziennikiem korespondencji jest zwykle prowadzony w postaci papierowej lub elektronicznej jako dziennik korespondencji Excel lub dedykowana aplikacja i używany jako środek dokumentacji i monitorowania korespondencji. W dzienniku korespondencji można zarejestrować wszystkie informacje dotyczące wysyłanych i odbieranych listów, wraz z ich zawartością. Narzędzie te może być również używane do monitorowania innych działań, takich jak rozmowy telefoniczne, spotkania i inne czynności. Zazwyczaj dziennik jest prowadzony przez osobę odpowiedzialną za komunikację w firmie i jest zazwyczaj zatwierdzany przez wyższych pracowników.

Dziennik korespondencji – na straży porządku w firmie

Dziennik korespondencji, znany również jako rejestr korespondencji lub księga korespondencji, to dokument lub system służący do rejestrowania i śledzenia przychodzącej i wychodzącej korespondencji w organizacji. Jest to rodzaj dziennika, w którym gromadzone są informacje dotyczące przesyłanych dokumentów, takie jak data, numer dokumentu, nadawca, odbiorca, temat, rodzaj dokumentu itp. Ponadto dziennik korespondencji ma na celu zapewnienie kompletności, transparentności i kontroli nad przepływem informacji w organizacji. Wpisy w dzienniku korespondencji umożliwiają łatwe odnalezienie informacji dotyczących konkretnego dokumentu, jego historii, statusu, odpowiedzialnych osób itp. Częstym przypadkiem jest prowadzenie w firmach dziennika korespondencji w Excelu jako dedykowany arkusz kalkulacyjny zawierające wszystkie informacje o przesyłce. 

Podstawowe elementy dziennika korespondencji to:

  1. Numeracja: Każdemu wpisowi przypisywany jest unikalny numer identyfikacyjny, który ułatwia identyfikację i śledzenie dokumentów.

  2. Data: Rejestr korespondencji zawiera datę przyjęcia lub wysłania dokumentu.

  3. Nadawca i odbiorca: Wpisuje się informacje dotyczące nadawcy i odbiorcy korespondencji. Może to być nazwa osoby, nazwa działu lub nazwa zewnętrznej organizacji.

  4. Temat: Krótki opis lub temat dokumentu umożliwiający szybkie zidentyfikowanie jego zawartości.

  5. Rodzaj dokumentu: Wpisuje się rodzaj dokumentu, na przykład list, fax, e-mail, pismo urzędowe itp.

  6. Status: Może być zaznaczony status dokumentu, na przykład “odebrany”, “przekazany do działu X”, “oczekujący na odpowiedź” itp.

  7. Uwagi: Możliwość dodawania uwag, komentarzy lub dodatkowych informacji dotyczących dokumentu.

Czy Excel jest darmowy?

Trzeba odpowiedzieć wprost –  Nie, darmowej wersji programu Excel nie ma. Należy wykupić licencję i co za tym idzie ponieść jakiś koszt. Microsoft oferuje program Excel jako część swojej pakietu Office 365, a także jako osobny produkt w wersjach dla systemów Windows i Mac. Dlatego rozmywa się argument w postaci darmowego rozwiązania do prowadzenie korespondencji w Excelu. 

Oprogramowanie do prowadzenia dziennika korespondencji

Aplikacja wdrożona jako   Dziennik korespondencji to narzędzie które umożliwia wygodne i szybkie zarządzanie korespondencją. Program pozwala na przechowywanie i udostępnianie wymiany korespondencji w jednym miejscu. Umożliwia on szybki dostęp do wszystkich dokumentów i informacji związanych z korespondencją. Może być wykorzystywany do tworzenia i zarządzania historiami korespondencji, a także do tworzenia i wysyłania nowych wiadomości. Narzędzie Dziennik korespondencji można wykorzystać do optymalizacji procesu komunikacji, dzięki czemu można uniknąć niepotrzebnych opóźnień w wymianie informacji.

W naszej ofercie posiadamy sporo rozwiązań do zarządzania dokumentami oraz całym obszarem związanym z funkcjonowaniem sekretariatu. 

Na pewno warto zapoznać się z:

Gotowy program czy dziennik korespondencji w Excelu?

Program proponowany przez Naszą firmę ma wiele innych, równie przydatnych funkcji. Wśród nich wystarczy wymienić: podpinanie załączników pod korespondencję, współpracę z urządzeniami skanującymi, skanowanie seryjne dokumentów, tworzenie korespondencji seryjnej, tworzenie wysyłek seryjnych, wydruki korespondencji, kopert i książki nadawczej oraz prowadzenie konkretnych spraw. Widać więc, że e – korespondencja jest wszechstronna. Może być wykorzystywana w wielu różnych celach. Nasz dziennik korespondencji ma również wbudowane narzędzie wyszukiwania, które ułatwia szybkie przeszukiwanie dziennika w poszukiwaniu konkretnej informacji. Narzędzie to jest bardzo przydatne dla pracowników, którzy wykonują zadania związane z korespondencją. Można dzięki niemu łatwo odnaleźć szukaną informację w krótkim czasie. Dziennik korespondencji zawiera również możliwość tworzenia raportów. Dzięki temu można w prosty sposób przeglądać wszystkie wysyłane i otrzymywane korespondencje oraz wyciągać wnioski na ich podstawie. Raporty mogą być wykorzystywane do analizy sprawy, która może pomóc w podjęciu decyzji lub zoptymalizowaniu procesu.

Jak zastąpić Excel - zastosować gotowe rozwiązanie

Korespondencja to jeden z najważniejszych elementów każdego biznesu. Aby skutecznie prowadzić korespondencję, należy mieć odpowiednie narzędzie do jej zarządzania. Dobre narzędzie do korespondencji oferuje wiele korzyści dla firmy, w tym wygodne przechowywanie dokumentów, automatyczne wysyłanie i odbieranie wiadomości e–mail, a także zintegrowany system zarządzania procesem obsługi klienta. Dzięki temu można zaoszczędzić czas i pieniądze, a także zwiększyć wydajność pracowników. Narzędzia do korespondencji umożliwiają również szybkie wysyłanie i odbieranie wiadomości, ułatwiając komunikację między pracownikami, klientami i partnerami. Narzędzia do korespondencji zapewniają również bezpieczeństwo danych, chroniąc je przed nieautoryzowanym dostępem.

Zapraszamy do zapoznania się z naszym blogiem na którym publikujemy kilka ciekawych artykułów dotyczących funkcjonowania korespondencji w firmie: