Przy zmianie numeracji korespondencji przychodzącej należy pamiętać o kilku ważnych krokach. Po pierwsze, należy określić, jakiego rodzaju numeracji będziemy używać – czy chcemy, aby numeracja była ciągła, czy też preferujemy numerację okresową. Po drugie, należy zdecydować, od jakiego numeru chcemy zacząć numerację. Przy zmianie numeracji warto również zaznaczyć jakiś dokument jako pierwszy dokument, aby łatwiej było później odnaleźć pierwszy numer. Po trzecie, wszystkie dokumenty należy oznaczyć nowymi numerami. Wreszcie, należy odpowiednio odnotować nowe numery korespondencji w systemie informatycznym, jeśli został użyty do przetwarzania korespondencji.

Aby program numerował każdą korespondencję wg rodzaju dokumentu należy zmienić maskę numeracji jak na obrazku poniżej

KO’/Dotyczy Symbol/Numer/Miesiac2/Rok4/
‘KW’/Dotyczy Symbol/Numer/Miesiac2/Rok4/