Zmiana numeracji w dzienniku korespondencji przychodzącej — na przykład dodanie do maski członu „Dotyczy” — wymaga zaplanowania kilku kroków. Poniżej wyjaśniamy, jak w programie dziennik korespondencji poprawnie przeprowadzić zmianę numeracji oraz jak ustawić maskę, aby program numerował dokumenty według ich rodzaju.
Zmiana numeracji — dodanie członu „Dotyczy”
Przy zmianie numeracji korespondencji przychodzącej należy pamiętać o kilku ważnych krokach:
- Określ, jakiego rodzaju numeracji będziemy używać – czy chcemy, aby numeracja była ciągła, czy też preferujemy numerację okresową.
- Zdecyduj, od jakiego numeru chcemy zacząć numerację. Warto również zaznaczyć jakiś dokument jako pierwszy dokument, aby łatwiej było później odnaleźć pierwszy numer.
- Oznacz wszystkie dokumenty nowymi numerami.
- Odnotuj nowe numery korespondencji w systemie informatycznym, jeśli został użyty do przetwarzania korespondencji.
Aby program numerował każdą korespondencję według rodzaju dokumentu, należy zmienić maskę numeracji jak na obrazku poniżej.
Przykładowa maska numeracji z członem „Dotyczy”
„KO”/Dotyczy Symbol/Numer/Miesiac2/Rok4/
„KW”/Dotyczy Symbol/Numer/Miesiac2/Rok4/
Najczęściej zadawane pytania
Od czego zacząć zmianę numeracji w dzienniku korespondencji?
Od dwóch decyzji. Pierwsza: czy numeracja ma być ciągła, czy okresowa – na przykład resetowana co miesiąc lub rok. Druga: od jakiego numeru zacząć. Warto przy tym oznaczyć konkretny dokument jako pierwszy w nowej numeracji, żeby później łatwo odnaleźć punkt zmiany.
Jak sprawić, żeby program numerował dokumenty według ich rodzaju?
Trzeba zmienić maskę numeracji, dopisując do niej człon odpowiadający rodzajowi dokumentu. W dzienniku korespondencji służy do tego symbol pola Dotyczy – po jego dodaniu do maski program nadaje osobne serie numerów dokumentom różnych rodzajów, zamiast prowadzić jedną wspólną numerację.
Z jakich elementów składa się maska numeracji z członem Dotyczy?
Przykładowa maska ma postać „KO”/Dotyczy Symbol/Numer/Miesiac2/Rok4 dla korespondencji przychodzącej i „KW”/Dotyczy Symbol/Numer/Miesiac2/Rok4 dla wychodzącej. Składa się więc z oznaczenia kierunku pisma, symbolu rodzaju dokumentu, kolejnego numeru oraz dwucyfrowego miesiąca i czterocyfrowego roku.
O czym pamiętać po zmianie numeracji?
O dwóch krokach porządkowych. Wszystkie dokumenty objęte zmianą trzeba oznaczyć nowymi numerami, żeby oznaczenie na papierze zgadzało się z rejestrem. Nowe numery należy też odnotować w systemie informatycznym używanym do przetwarzania korespondencji, inaczej wyszukiwanie po numerze przestanie działać.