Elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system informatyczny, który zarządza, tworzy, przechowuje i wysyła dokumenty w postaci elektronicznej. System EOD umożliwia firmom zarządzanie informacjami, a także przepływem informacji między pracownikami i innymi interesariuszami. EOD wykorzystuje technologie, takie jak skanowanie, składowanie, archiwizacja i zabezpieczanie dokumentów w celu zapewnienia bezpieczeństwa i integralności informacji. Idąc dalej systemy elektronicznego obiegu dokumentów umożliwiają również pracownikom bezpieczne udostępnianie dokumentów jednemu lub kilku użytkownikom, a także pozwalają na śledzenie historii dokumentów, aby upewnić się, że wszystkie informacje są aktualne i wiarygodne.
Czy warto, po co inwestować w elektroniczny obieg dokumentów?
Najnowsze technologie informatyczne umożliwiły korzystanie z takich rozwiązań, które na dzień dzisiejszy rzeczywiście świetnie się sprawdzają. Dlatego tak polecany jest też w ostatnim czasie elektroniczny obieg dokumentów. To nic innego jak system informatyczny do zarządzania obiegiem zadań oraz dokumentów, działający w oparciu o mechanizmy typu workflow. Elektroniczny obieg dokumentów, sprzyjający przede wszystkim rozszerzeniu się społeczeństwa informacyjnego, to obecnie standard proponowany w każdej firmie softwarowej. Również w Naszej, w której przede wszystkim kładzie się nacisk na to, żeby wypromować za pomocą tego systemu szybszą obsługę Klienta, co w naturalny sposób podniesie poziom konkurencyjności danej firmy.
Koszty maja znaczenie
Jesteśmy przekonani, że obieg dokumentów w formie elektronicznej jest bardziej opłacalny od tego w formie papierowej. Nie wymaga on materialnej obecności dokumentu, co pozwala uniknąć kosztów opłat pocztowych bądź kurierskich. Dzięki temu można także zaoszczędzić sporo czasu, gdyż zmniejsza się okres oczekiwania na dane papiery. Szybciej dzięki temu będzie, więc można podjąć konkretne decyzje. Proces obiegu dokumentów i zadań, czyli właśnie wcześniej wspomniany workflow jest pożyteczny, gdyż wszystkie jego ustawienia można dopasować bezpośrednio pod konkretnego Klienta.
Wykorzystanie systemów w obiegu domumentów
Nowoczesna platforma oraz wszechstronne właściwości systemu pozwalają na zastosowanie optymalnych rozwiązań w różnego rodzaju instytucjach. Elektroniczny obieg dokumentów jest nieograniczony, i co jeszcze ważniejsze – bezpieczny z uwagi na opatrzenie formalności określonymi prawami dostępu. Dzięki temu można wszystko kontrolować, nie obawiać się dezorganizacji pracy oraz w o wiele szybszym czasie zdobyć najważniejsze dla danej firmy informacje. Sekretariat WorkFlow pozwoli zarówno pracownikom, jak i pracodawcom uzyskać szybki dostęp do poszczególnych zasobów. Jest to możliwe do zrealizowania, dzięki specjalnemu systemowi dms, który pozwala na utworzenie zintegrowanej skrzynki wiadomości.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Eliminacja błędów i niedopatrzeń przy tworzeniu i wysyłaniu dokumentów
Ułatwienie pracy związanej z kontrolą jakości
Umożliwienie użytkownikom współdzielenie i współpracę w czasie rzeczywistym
Umożliwienie kontroli i ochrony danych poprzez możliwość tworzenia i monitorowania uprawnień dostępu
Stworzenie centralnego miejsca do przechowywania dokumentów, które można łatwo wyszukiwać i dostosowywać
Ułatwienie zarządzania złożonymi i złożonymi procesami biznesowymi
Umożliwienie wdrożenia wszystkich dokumentów w jednym systemie
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów
01
Krok po kroku: Jak zacząć wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów
Przygotowanie projektu: Jeśli chcesz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów, musisz najpierw przygotować projekt. Projekt powinien zawierać szczegółowe informacje na temat tego, co chcesz osiągnąć i w jaki sposób, oraz niezbędne narzędzia, których będziesz potrzebować.
02
Wybór odpowiedniego oprogramowania do obiegu dokumentów
Wybór odpowiednich narzędzi: Następnie musisz wybrać odpowiednie narzędzia do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Do tego celu możesz skorzystać z specjalnych systemów, jak również z gotowych platform internetowych.
03
Automatyzacja procesów w elektronicznym obiegu dokumentów
Wykonanie testów: Po wybraniu odpowiednich narzędzi należy przeprowadzić szereg testów, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z założeniami.
04
Wsparcie dla wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów - najlepsze praktyki
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów: Po przeprowadzeniu wszystkich testów można wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów. Najpierw trzeba skonfigurować odpowiednie ustawienia, a następnie uruchomić system.
Jak i po co wdrożyć Elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system, który umożliwia przechowywanie i przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej zamiast w wersji papierowej. System pozwala na wysyłanie, przeglądanie, aprobowanie i przechowywanie dokumentów za pośrednictwem sieci komputerowej. Umożliwia także automatyzację procesów dokumentowych, co zwiększa wydajność i poziom bezpieczeństwa danych. Program EOD jest często wykorzystywany w firmach i instytucjach rządowych, aby zoptymalizować obieg dokumentów.
Co robią za nas systemy do elektronicznego obiegu dokumentów?
W systemie EOD dane są przechowywane w formie cyfrowej, co oznacza, że można je łatwo przeszukiwać, opracowywać i zarządzać. Aplikacja umożliwia również tworzenie, kontrolowanie i monitorowanie procesów biznesowych, w których dokumenty są wymagane. Dzięki temu użytkownicy mogą w łatwy sposób wykonywać codzienne obowiązki i zarządzać procesami dokumentowymi. System elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia szybszy i bardziej efektywny przepływ informacji, które mogą być wykorzystywane do przeprowadzania transakcji, tworzenia dokumentacji i innych celów. Idąc dalej w systemach elektronicznego obiegu dokumentów wykorzystuje się aplikacje i technologie do zarządzania, składania, weryfikacji, wysyłania i odbierania dokumentów. Aplikacja pozwalają na szybkie przesyłanie dokumentów między różnymi lokalizacjami, dzięki czemu organizacje mogą z łatwością wymieniać się informacjami i dokumentami.
Usprawnianie procesów biznesowych
Elektroniczny obieg dokumentów może znacznie usprawnić proces zarządzania dokumentacją w firmie. Może on zastąpić tradycyjny sposób przesyłania papierowych dokumentów i znacznie skrócić czas ich przetwarzania. Wdrożenie zdigitalizowanego obiegu dokumentów pozwala zautomatyzować część procesów związanych z dokumentacją, co pozwoli na lepsze wykorzystanie czasu pracowników, a także zmniejszy koszty papieru, tonerów i innych materiałów potrzebnych do przetwarzania dokumentów. Ponadto, dzięki rozwiązaniu dla elektronicznego przepływu dokumentów możliwe będzie łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów i szybka wymiana informacji między pracownikami.
Elektroniczny obieg dokumentów – jak to działa?
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) jest systemem informatycznym, który umożliwia przyśpieszenie i usprawnienie obiegu dokumentów w organizacji. System pozwala na zarządzanie, archiwizowanie i wymianę dokumentów w formie elektronicznej, zamiast wykorzystywać tradycyjny papierowy sposób obiegu. E–obieg dokumentów wykorzystuje technologie informacyjne, takie jak sieci komputerowe, skanowanie, przesyłanie wiadomości e–mail i przechowywanie danych w systemach baz danych do przesyłania, przechowywania i archiwizowania dokumentów. Obieg dokumentów umożliwia automatyzację zadań związanych z dokumentacją, zmniejszając czas trwania procesu i zwiększając jego efektywność. Systemy e–obiegu dokumentów mogą być stosowane w wielu dziedzinach, od przemysłu do administracji państwowej.
Techniczne aspekty obiegu dokumentów
EOD wykorzystuje technologię sieciowej wymiany dokumentów, aby umożliwić przesyłanie dokumentów w postaci elektronicznej oraz śledzenie ich losu w ramach systemu. Dokumenty są przesyłane do określonego odbiorcy przez sieć komputerową lub pocztę internetową, a następnie odsyłane do nadawcy po wykonaniu wymaganych działań. System EOD zapewnia wiele korzyści, w tym zmniejszenie kosztów związanych z obiegiem dokumentów i przechowywaniem ich w papierowej formie, zwiększenie prędkości i wydajności procesu obiegu dokumentów oraz poprawę bezpieczeństwa dostępu do informacji.
Bezpieczeństwo danych w elektronicznym obiegu dokumentów
Dzięki obiegowi dokumentów możliwe jest również śledzenie stanu przetwarzania dokumentów, dzięki czemu można kontrolować przebieg procesów biznesowych i zapewnić ich efektywność. Jest to bardzo przydatne, ponieważ pozwala na szybkie wykrycie problemów i błędów w procesach, co skutkuje oszczędnością czasu i pieniędzy. Innymi słowy, elektroniczny obieg dokumentów zapewnia lepszą wydajność przedsiębiorstwa oraz oferuje również lepszą bezpieczeństwo danych, ponieważ wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym, bezpiecznym miejscu. Oznacza to, że dokumenty są zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem. Ponadto, obieg dokumentów zapewnia lepszą współpracę między pracownikami, ponieważ wszyscy pracownicy są w stanie współdzielić dokumenty i informacje w czasie rzeczywistym.
Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie staje się dziś nowoczesną metodą oszczędzania.
Z pewnością tak. Wraz z rosnącymi kosztami papieru i drukowania, więcej firm będzie się przenosić na systemy cyfrowe, aby obniżyć koszty i zapewnić lepszą wydajność. Elektroniczny obieg dokumentacji to prosty, szybki i wygodny sposób na zarządzanie i archiwizowanie danych, a także na ich szybką edycję i dostęp. Jest to rozwiązanie, które ma wiele zalet, w tym oszczędności czasu i pieniędzy, dzięki czemu coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemu cyfrowego obiegu dokumentacji.
Skuteczne strategie migracji z papierowego do elektronicznego obiegu dokumentów
Jednak, aby skutecznie wdrożyć elektroniczny obieg dokumentacji, należy dobrze przeanalizować i przygotować szczegółowe plany i procedury, a także wybrać odpowiednie narzędzia i wsparcie techniczne. Dzięki większej dostępności innowacyjnych technologii i usług, jak np. chmura, systemy informatyczne są coraz bardziej wydajne i dostępne, co pozwala firmom w pełni korzystać z korzyści płynących z elektronicznego obiegu dokumentacji.
Podsumowując, wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentacji pozwoli firmom zmniejszyć koszty, zwiększyć wydajność i zapewnić lepszy dostęp do danych. W związku z tym, w najbliższej przyszłości systemy cyfrowe mogą stać się głównym nośnikiem informacji w polskich firmach.
Pozostańmy w kontakcie
Potrzebujesz pomocy? Napisz do nas
