Definicja elektronicznego obiegu dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów to zaplanowany i uporządkowany proces przekazywania dokumentów formalnych, które wcześniej występowały w formie papierowej, teraz zaś są przechowywane i przetwarzane w formie elektronicznej. Może obejmować różne obszary działalności firmy, takie jak dokumenty księgowe (np. faktury zakupu i sprzedaży), magazynowe (np. PZ, WZ, RW) czy kadrowe (np. umowy z pracownikami, ewidencja urlopów), co w efekcie usprawnia współpracę w firmie oraz ułatwia podział zadań. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wymaga odpowiedniego systemu, który umożliwia:
- Rejestrowanie wszystkich pism zarówno tych wystawianych, jak i otrzymywanych.
- Porządkowanie i klasyfikowanie dokumentów.
- Bezpieczne przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji.
Schemat obiegu dokumentów w firmie
Często informacje na temat przepływu dokumentów w firmie są nieformalne, co oznacza, że nie wszyscy pracownicy znają dokładnie jego przebieg, a informacje te nie zostały formalnie udokumentowane. W takiej sytuacji konieczne jest przeprowadzenie wywiadów, uporządkowanie i spisanie tej wiedzy. Istnieje wiele metod realizacji tego zadania. Jeśli dokumentacja ma posłużyć programistom, którzy będą dodawać nowe funkcje do systemu, warto zastosować technikę mapowania procesów, co pozwoli stworzyć diagram przepływu procesu. Przykładowy wycinek takiego diagramu przedstawiono poniżej.
6 korzyści wynikających z elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów
- Efektywna praca z dokumentacją: Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia łatwiejsze procesowanie dokumentów, zwłaszcza gdy wymagają one akceptacji wielu interesariuszy. Zapewnia to zwiększone bezpieczeństwo oraz pozwala zachować poufność, np. zgodnie z przepisami RODO. Ponadto ułatwia rejestrowanie, monitorowanie i przebieg całego procesu, pozwalając wielu osobom jednocześnie pracować nad ostatecznym dokumentem.
- Automatyzacja powtarzalnych czynności: Wiele programów do elektronicznego obiegu dokumentów automatyzuje proces sczytywania danych z zeskanowanych dokumentów i wprowadzania ich do systemu lub łączenia dokumentów z konkretnymi pracownikami, kontrahentami lub projektami.
- Monitoring: System zarządzania dokumentacją może przypominać o terminach lub informować o aktualizacjach lub zmianach naniesionych przez współpracowników.
- Łatwiejszy dostęp: Elektronicznie opisane i sklasyfikowane dokumenty są łatwo dostępne w elektronicznych folderach, z dowolnego miejsca i o każdej porze, co ułatwia pracę zdalną. Stała rejestracja historii zdarzeń zapewnia lepszą kontrolę nad korzystaniem z dokumentów.
- Porządek w przestrzeni biurowej: Elektroniczne przechowywanie dokumentów eliminuje potrzebę szaf wypełnionych papierami, co przekłada się na obniżenie kosztów administracyjnych.
- Skrócenie czasu: Elektroniczne obiegi dokumentów skracają czas przesyłania dokumentów do zainteresowanych osób, eliminując fizyczne przenoszenie papierów z biurka na biurko oraz ryzyko zgubienia załączników do maili.
Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie – dobre praktyki
Przed wprowadzeniem systemu wspierającego elektroniczny obieg dokumentów, firma powinna przeprowadzić rozeznanie dostępnych na rynku rozwiązań oraz przeprowadzić analizę obecnego stanu. Należy zbadać, z jakimi problemami firma obecnie się boryka lub będzie musiała się zmierzyć w przyszłości.
Warto przygotować kilka scenariuszy testowych i poddać wybrane systemy ich ocenie. Scenariusz testowy to realny problem, który program powinien być w stanie rozwiązać. Do testów należy zaprosić przedstawicieli różnych działów, którzy będą pracować w nowym systemie. Dzięki temu będzie łatwiej wybrać odpowiedni system i później go wdrożyć.
Ponieważ każda zmiana może spotkać się z oporem, warto zaplanować szkolenia dla pracowników wraz z wdrożeniem systemu. Należy jasno zakomunikować cel przejścia na system elektroniczny oraz określić oczekiwania co do codziennej pracy w systemie i całkowitej eliminacji wersji papierowej. Wskazane jest również wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za nadzór nad tym, aby pracownicy przyswoili sobie nawyki pracy w nowym systemie.
Najczęściej zadawane pytania
Jakich dokumentów dotyczy elektroniczny obieg?
Może obejmować wiele obszarów działalności firmy naraz: dokumenty księgowe, takie jak faktury zakupu i sprzedaży, magazynowe – PZ, WZ, RW – oraz kadrowe, czyli umowy z pracownikami i ewidencję urlopów. Zakres zależy od tego, które procesy firma zdecyduje się przenieść do systemu.
Co powinien umożliwiać system do elektronicznego obiegu dokumentów?
Trzy rzeczy stanowią minimum: rejestrowanie wszystkich pism, zarówno wystawianych, jak i otrzymywanych, porządkowanie oraz klasyfikowanie dokumentów, a także bezpieczne przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji. Bez któregokolwiek z tych elementów obieg elektroniczny nie zastąpi dotychczasowego papierowego.
Jak opisać obieg dokumentów, jeśli nikt go dotąd nie spisał?
Wiedza o przepływie dokumentów bywa nieformalna – rozproszona między pracownikami i nigdzie nieudokumentowana. Trzeba ją zebrać przez wywiady, uporządkować i zapisać. Jeśli opis ma trafić do programistów rozwijających system, warto zastosować mapowanie procesów i przygotować diagram przepływu.
Czym są scenariusze testowe przy wyborze systemu?
To realne problemy, które program powinien umieć rozwiązać, przygotowane przed decyzją zakupową. Testy warto przeprowadzić na kilku systemach i zaprosić do nich przedstawicieli różnych działów, bo to oni będą w narzędziu pracować. Ułatwia to zarówno wybór, jak i późniejsze wdrożenie.
Jak ograniczyć opór pracowników przy wdrożeniu?
Szkolenia warto zaplanować razem z wdrożeniem, a nie po nim. Trzeba jasno zakomunikować cel przejścia na system elektroniczny oraz oczekiwania wobec codziennej pracy, łącznie z rezygnacją z wersji papierowej. Pomaga też wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za pilnowanie, żeby nowe nawyki się utrwaliły.