Korzyści z automatyzacji obiegu dokumentów w firmie

Automatyzacja obiegu dokumentów (EOD) to system, który wykorzystuje technologie informatyczne do automatyzacji przepływu dokumentów w firmie. Zamiast ręcznego przesyłania papierowych dokumentów i zatwierdzania ich, EOD pozwala na elektroniczne zarządzanie dokumentami, co znacząco usprawnia cały proces.

Korzyści z automatyzacji obiegu dokumentów w firmie
Co znajdziesz na stronie

Co to jest automatyzacja obiegu dokumentów?

Automatyzacja obiegu dokumentów (EOD) to system, który wykorzystuje technologie informatyczne do automatyzacji przepływu dokumentów w firmie. Zamiast ręcznego przesyłania papierowych dokumentów i zatwierdzania ich, EOD pozwala na elektroniczne zarządzanie dokumentami, co znacząco usprawnia cały proces i daje realne korzyści.

Główne technologie i narzędzia stosowane w automatyzacji obiegu dokumentów:

  • Systemy ECM (Enterprise Content Management): Centra gromadzenia, zarządzania i udostępniania dokumentów cyfrowych.
  • Oprogramowanie do obiegu workflow: Automatyzuje procesy zatwierdzania i obiegu dokumentów.
  • Rozpoznawanie znaków optycznych (OCR): Konwertuje dokumenty papierowe na format cyfrowy.
  • Elektroniczny podpis (e-podpis): Umożliwia bezpieczne podpisywanie dokumentów elektronicznych.
  • Magazynowanie w chmurze: Zapewnia bezpieczne i skalowalne przechowywanie dokumentów cyfrowych.

Korzyści automatyzacji obiegu dokumentów

Wdrożenie EOD niesie ze sobą wiele wymiernych korzyści dla firmy:

  • Zwiększona produktywność: Automatyzacja rutynowych zadań związanych z dokumentami pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych działaniach.
  • Oszczędność czasu: Elektroniczny obieg dokumentów znacznie skraca czas potrzebny na zatwierdzanie, przetwarzanie i wyszukiwanie dokumentów.
  • Poprawa komunikacji: EOD ułatwia i usprawnia komunikację między pracownikami, działami i klientami.
  • Zmniejszenie kosztów: Automatyzacja eliminuje potrzebę drukowania, kopiowania i archiwizowania papierowych dokumentów, co prowadzi do oszczędności kosztów.
  • Zwiększone bezpieczeństwo: EOD zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa dokumentów, chroniąc je przed utratą, kradzieżą lub nieuprawnionym dostępem.
  • Poprawa zgodności z przepisami: EOD ułatwia przestrzeganie przepisów i regulacji dotyczących przechowywania i obiegu dokumentów.

Przykłady zastosowań robotyzacji obiegu dokumentów

Automatyzacja obiegu dokumentów (EOD) może być z powodzeniem stosowana w wielu różnych obszarach działalności firmy i dawać realne korzyści. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów:

a) Zarządzanie fakturami

EOD może zautomatyzować wiele zadań związanych z przetwarzaniem faktur, co pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Systemy EOD mogą:

  • Automatycznie pobierać i skanować faktury: Eliminuje to ręczne wprowadzanie danych i zmniejsza ryzyko błędów.
  • Rozpoznawać kluczowe informacje z faktur: Systemy EOD mogą wyodrębniać takie dane jak nazwa dostawcy, numer faktury, kwota i pozycje faktury.
  • Zatwierdzać faktury automatycznie lub ręcznie: Systemy EOD mogą kierować faktury do odpowiednich osób do zatwierdzenia na podstawie z góry określonych reguł.
  • Integrować się z systemami księgowymi: Po zatwierdzeniu faktury mogą one zostać automatycznie zaksięgowane w systemie księgowym firmy.

b) Obsługa klienta

EOD może również usprawnić obsługę klienta poprzez:

  • Szybsze odpowiadanie na zapytania: Systemy EOD mogą automatycznie wyszukiwać odpowiednie dokumenty i informacje na podstawie zapytania klienta.
  • Automatyczne generowanie i wysyłanie dokumentów: Systemy EOD mogą automatycznie generować takie dokumenty jak faktury, rachunki i listy przewozowe.
  • Usprawnienie procesu składania wniosków i zatwierdzania: EOD może automatyzować proces składania wniosków i zatwierdzania, takich jak wnioski o zwrot pieniędzy lub reklamacje.