Automatyzacja obiegu dokumentów (EOD) to system, który wykorzystuje technologie informatyczne do automatyzacji przepływu dokumentów w firmie. Zamiast ręcznego przesyłania papierowych dokumentów i zatwierdzania ich, EOD pozwala na elektroniczne zarządzanie dokumentami, co znacząco usprawnia cały proces.
Co to jest automatyzacja obiegu dokumentów?
Automatyzacja obiegu dokumentów (EOD) to system, który wykorzystuje technologie informatyczne do automatyzacji przepływu dokumentów w firmie. Zamiast ręcznego przesyłania papierowych dokumentów i zatwierdzania ich, EOD pozwala na elektroniczne zarządzanie dokumentami, co znacząco usprawnia cały proces i daje realne korzyści.
Główne technologie i narzędzia stosowane w automatyzacji obiegu dokumentów:
- Systemy ECM (Enterprise Content Management): Centra gromadzenia, zarządzania i udostępniania dokumentów cyfrowych.
- Oprogramowanie do obiegu workflow: Automatyzuje procesy zatwierdzania i obiegu dokumentów.
- Rozpoznawanie znaków optycznych (OCR): Konwertuje dokumenty papierowe na format cyfrowy.
- Elektroniczny podpis (e-podpis): Umożliwia bezpieczne podpisywanie dokumentów elektronicznych.
- Magazynowanie w chmurze: Zapewnia bezpieczne i skalowalne przechowywanie dokumentów cyfrowych.
Korzyści automatyzacji obiegu dokumentów
- Zwiększona produktywność: Automatyzacja rutynowych zadań związanych z dokumentami pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych działaniach.
- Oszczędność czasu: Elektroniczny obieg dokumentów znacznie skraca czas potrzebny na zatwierdzanie, przetwarzanie i wyszukiwanie dokumentów.
- Poprawa komunikacji: EOD ułatwia i usprawnia komunikację między pracownikami, działami i klientami.
- Zmniejszenie kosztów: Automatyzacja eliminuje potrzebę drukowania, kopiowania i archiwizowania papierowych dokumentów, co prowadzi do oszczędności kosztów.
- Zwiększone bezpieczeństwo: EOD zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa dokumentów, chroniąc je przed utratą, kradzieżą lub nieuprawnionym dostępem.
- Poprawa zgodności z przepisami: EOD ułatwia przestrzeganie przepisów i regulacji dotyczących przechowywania i obiegu dokumentów.
Przykłady zastosowań robotyzacji obiegu dokumentów
a) Zarządzanie fakturami
- Automatycznie pobierać i skanować faktury: Eliminuje to ręczne wprowadzanie danych i zmniejsza ryzyko błędów.
- Rozpoznawać kluczowe informacje z faktur: Systemy EOD mogą wyodrębniać takie dane jak nazwa dostawcy, numer faktury, kwota i pozycje faktury.
- Zatwierdzać faktury automatycznie lub ręcznie: Systemy EOD mogą kierować faktury do odpowiednich osób do zatwierdzenia na podstawie z góry określonych reguł.
- Integrować się z systemami księgowymi: Po zatwierdzeniu faktury mogą one zostać automatycznie zaksięgowane w systemie księgowym firmy.
b) Obsługa klienta
EOD może również usprawnić obsługę klienta poprzez:
- Szybsze odpowiadanie na zapytania: Systemy EOD mogą automatycznie wyszukiwać odpowiednie dokumenty i informacje na podstawie zapytania klienta.
- Automatyczne generowanie i wysyłanie dokumentów: Systemy EOD mogą automatycznie generować takie dokumenty jak faktury, rachunki i listy przewozowe.
- Usprawnienie procesu składania wniosków i zatwierdzania: EOD może automatyzować proces składania wniosków i zatwierdzania, takich jak wnioski o zwrot pieniędzy lub reklamacje.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie technologie składają się na automatyzację obiegu dokumentów?
Na automatyzację obiegu dokumentów składa się pięć elementów: system ECM gromadzący i udostępniający dokumenty cyfrowe, oprogramowanie workflow prowadzące pismo przez kolejne etapy zatwierdzania, OCR zamieniający papier na plik cyfrowy, podpis elektroniczny oraz magazyn w chmurze. Zestaw dobiera się do skali i procesów firmy.
Jak automatyzacja obiegu dokumentów obniża koszty?
Automatyzacja obniża koszty przede wszystkim przez wyeliminowanie drukowania, kopiowania i papierowej archiwizacji. Skraca też czas potrzebny na zatwierdzanie, przetwarzanie i wyszukiwanie dokumentów, a rutynowe zadania zdejmuje z pracowników, którzy mogą zająć się pracą merytoryczną. Mniej ręcznego przepisywania danych oznacza również mniej kosztownych pomyłek.
Jak wygląda automatyczna obsługa faktur w systemie EOD?
System EOD pobiera i skanuje fakturę, po czym odczytuje z niej kluczowe dane: nazwę dostawcy, numer dokumentu, kwotę i pozycje. Następnie kieruje fakturę do zatwierdzenia według wcześniej ustalonych reguł, a po akceptacji przekazuje ją do systemu księgowego, bez ręcznego przepisywania danych.
Czy elektroniczny obieg dokumentów pomaga w obsłudze klienta?
Tak. System wyszukuje dokumenty i informacje potrzebne do odpowiedzi na zapytanie klienta, więc czas reakcji się skraca. Potrafi też automatycznie generować i wysyłać faktury, rachunki czy listy przewozowe oraz prowadzić przez kolejne etapy wnioski o zwrot pieniędzy i reklamacje.
Czy dokumenty w systemie EOD są bezpieczniejsze niż papierowe?
Elektroniczny obieg dokumentów chroni pliki przed utratą, kradzieżą i dostępem osób nieuprawnionych, czego papierowa teczka nie zapewnia. Ułatwia też przestrzeganie przepisów dotyczących przechowywania i obiegu dokumentów, bo reguły dostępu oraz archiwizacji ustawia się w samym systemie, a nie w nawykach pracowników.