Elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system informatyczny, który zarządza, tworzy, przechowuje i wysyła dokumenty w postaci elektronicznej. System EOD umożliwia firmom zarządzanie informacjami, a także przepływem informacji między pracownikami i innymi interesariuszami. EOD wykorzystuje technologie, takie jak skanowanie, składowanie, archiwizacja i zabezpieczanie dokumentów w celu zapewnienia bezpieczeństwa i integralności informacji. Idąc dalej systemy elektronicznego obiegu dokumentów umożliwiają również pracownikom bezpieczne udostępnianie dokumentów jednemu lub kilku użytkownikom, a także pozwalają na śledzenie historii dokumentów, aby upewnić się, że wszystkie informacje są aktualne i wiarygodne.
Czy warto, po co inwestować w elektroniczny obieg dokumentów?
Najnowsze technologie informatyczne umożliwiły korzystanie z takich rozwiązań, które na dzień dzisiejszy rzeczywiście świetnie się sprawdzają. Dlatego tak polecany jest też w ostatnim czasie elektroniczny obieg dokumentów. To nic innego jak system informatyczny do zarządzania obiegiem zadań oraz dokumentów, działający w oparciu o mechanizmy typu workflow. Elektroniczny obieg dokumentów, sprzyjający przede wszystkim rozszerzeniu się społeczeństwa informacyjnego, to obecnie standard proponowany w każdej firmie softwarowej. Również w Naszej, w której przede wszystkim kładzie się nacisk na to, żeby wypromować za pomocą tego systemu szybszą obsługę Klienta, co w naturalny sposób podniesie poziom konkurencyjności danej firmy.
Koszty maja znaczenie
Jesteśmy przekonani, że obieg dokumentów w formie elektronicznej jest bardziej opłacalny od tego w formie papierowej. Nie wymaga on materialnej obecności dokumentu, co pozwala uniknąć kosztów opłat pocztowych bądź kurierskich. Dzięki temu można także zaoszczędzić sporo czasu, gdyż zmniejsza się okres oczekiwania na dane papiery. Szybciej dzięki temu będzie, więc można podjąć konkretne decyzje. Proces obiegu dokumentów i zadań, czyli właśnie wcześniej wspomniany workflow jest pożyteczny, gdyż wszystkie jego ustawienia można dopasować bezpośrednio pod konkretnego Klienta.
Wykorzystanie systemów w obiegu domumentów
Nowoczesna platforma oraz wszechstronne właściwości systemu pozwalają na zastosowanie optymalnych rozwiązań w różnego rodzaju instytucjach. Elektroniczny obieg dokumentów jest nieograniczony, i co jeszcze ważniejsze – bezpieczny z uwagi na opatrzenie formalności określonymi prawami dostępu. Dzięki temu można wszystko kontrolować, nie obawiać się dezorganizacji pracy oraz w o wiele szybszym czasie zdobyć najważniejsze dla danej firmy informacje. Sekretariat WorkFlow pozwoli zarówno pracownikom, jak i pracodawcom uzyskać szybki dostęp do poszczególnych zasobów. Jest to możliwe do zrealizowania, dzięki specjalnemu systemowi dms, który pozwala na utworzenie zintegrowanej skrzynki wiadomości.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Eliminacja błędów i niedopatrzeń przy tworzeniu i wysyłaniu dokumentów
Ułatwienie pracy związanej z kontrolą jakości
Umożliwienie użytkownikom współdzielenie i współpracę w czasie rzeczywistym
Umożliwienie kontroli i ochrony danych poprzez możliwość tworzenia i monitorowania uprawnień dostępu
Stworzenie centralnego miejsca do przechowywania dokumentów, które można łatwo wyszukiwać i dostosowywać
Ułatwienie zarządzania złożonymi i złożonymi procesami biznesowymi
Umożliwienie wdrożenia wszystkich dokumentów w jednym systemie
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów
01
Krok po kroku: Jak zacząć wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów
Przygotowanie projektu: Jeśli chcesz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów, musisz najpierw przygotować projekt. Projekt powinien zawierać szczegółowe informacje na temat tego, co chcesz osiągnąć i w jaki sposób, oraz niezbędne narzędzia, których będziesz potrzebować.
02
Wybór odpowiedniego oprogramowania do obiegu dokumentów
Wybór odpowiednich narzędzi: Następnie musisz wybrać odpowiednie narzędzia do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Do tego celu możesz skorzystać z specjalnych systemów, jak również z gotowych platform internetowych.
03
Automatyzacja procesów w elektronicznym obiegu dokumentów
Wykonanie testów: Po wybraniu odpowiednich narzędzi należy przeprowadzić szereg testów, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z założeniami.
04
Wsparcie dla wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów - najlepsze praktyki
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów: Po przeprowadzeniu wszystkich testów można wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów. Najpierw trzeba skonfigurować odpowiednie ustawienia, a następnie uruchomić system.
Jak i po co wdrożyć Elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system, który umożliwia przechowywanie i przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej zamiast w wersji papierowej. System pozwala na wysyłanie, przeglądanie, aprobowanie i przechowywanie dokumentów za pośrednictwem sieci komputerowej. Umożliwia także automatyzację procesów dokumentowych, co zwiększa wydajność i poziom bezpieczeństwa danych. Program EOD jest często wykorzystywany w firmach i instytucjach rządowych, aby zoptymalizować obieg dokumentów.
Co robią za nas systemy do elektronicznego obiegu dokumentów?
W systemie EOD dane są przechowywane w formie cyfrowej, co oznacza, że można je łatwo przeszukiwać, opracowywać i zarządzać. Aplikacja umożliwia również tworzenie, kontrolowanie i monitorowanie procesów biznesowych, w których dokumenty są wymagane. Dzięki temu użytkownicy mogą w łatwy sposób wykonywać codzienne obowiązki i zarządzać procesami dokumentowymi. System elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia szybszy i bardziej efektywny przepływ informacji, które mogą być wykorzystywane do przeprowadzania transakcji, tworzenia dokumentacji i innych celów. Idąc dalej w systemach elektronicznego obiegu dokumentów wykorzystuje się aplikacje i technologie do zarządzania, składania, weryfikacji, wysyłania i odbierania dokumentów. Aplikacja pozwalają na szybkie przesyłanie dokumentów między różnymi lokalizacjami, dzięki czemu organizacje mogą z łatwością wymieniać się informacjami i dokumentami.
Usprawnianie procesów biznesowych
Elektroniczny obieg dokumentów może znacznie usprawnić proces zarządzania dokumentacją w firmie. Może on zastąpić tradycyjny sposób przesyłania papierowych dokumentów i znacznie skrócić czas ich przetwarzania. Wdrożenie zdigitalizowanego obiegu dokumentów pozwala zautomatyzować część procesów związanych z dokumentacją, co pozwoli na lepsze wykorzystanie czasu pracowników, a także zmniejszy koszty papieru, tonerów i innych materiałów potrzebnych do przetwarzania dokumentów. Ponadto, dzięki rozwiązaniu dla elektronicznego przepływu dokumentów możliwe będzie łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów i szybka wymiana informacji między pracownikami.
Elektroniczny obieg dokumentów – jak to działa?
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) jest systemem informatycznym, który umożliwia przyśpieszenie i usprawnienie obiegu dokumentów w organizacji. System pozwala na zarządzanie, archiwizowanie i wymianę dokumentów w formie elektronicznej, zamiast wykorzystywać tradycyjny papierowy sposób obiegu. E–obieg dokumentów wykorzystuje technologie informacyjne, takie jak sieci komputerowe, skanowanie, przesyłanie wiadomości e–mail i przechowywanie danych w systemach baz danych do przesyłania, przechowywania i archiwizowania dokumentów. Obieg dokumentów umożliwia automatyzację zadań związanych z dokumentacją, zmniejszając czas trwania procesu i zwiększając jego efektywność. Systemy e–obiegu dokumentów mogą być stosowane w wielu dziedzinach, od przemysłu do administracji państwowej.
Techniczne aspekty obiegu dokumentów
EOD wykorzystuje technologię sieciowej wymiany dokumentów, aby umożliwić przesyłanie dokumentów w postaci elektronicznej oraz śledzenie ich losu w ramach systemu. Dokumenty są przesyłane do określonego odbiorcy przez sieć komputerową lub pocztę internetową, a następnie odsyłane do nadawcy po wykonaniu wymaganych działań. System EOD zapewnia wiele korzyści, w tym zmniejszenie kosztów związanych z obiegiem dokumentów i przechowywaniem ich w papierowej formie, zwiększenie prędkości i wydajności procesu obiegu dokumentów oraz poprawę bezpieczeństwa dostępu do informacji.
Bezpieczeństwo danych w elektronicznym obiegu dokumentów
Dzięki obiegowi dokumentów możliwe jest również śledzenie stanu przetwarzania dokumentów, dzięki czemu można kontrolować przebieg procesów biznesowych i zapewnić ich efektywność. Jest to bardzo przydatne, ponieważ pozwala na szybkie wykrycie problemów i błędów w procesach, co skutkuje oszczędnością czasu i pieniędzy. Innymi słowy, elektroniczny obieg dokumentów zapewnia lepszą wydajność przedsiębiorstwa oraz oferuje również lepszą bezpieczeństwo danych, ponieważ wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym, bezpiecznym miejscu. Oznacza to, że dokumenty są zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem. Ponadto, obieg dokumentów zapewnia lepszą współpracę między pracownikami, ponieważ wszyscy pracownicy są w stanie współdzielić dokumenty i informacje w czasie rzeczywistym.
Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie staje się dziś nowoczesną metodą oszczędzania.
Z pewnością tak. Wraz z rosnącymi kosztami papieru i drukowania, więcej firm będzie się przenosić na systemy cyfrowe, aby obniżyć koszty i zapewnić lepszą wydajność. Elektroniczny obieg dokumentacji to prosty, szybki i wygodny sposób na zarządzanie i archiwizowanie danych, a także na ich szybką edycję i dostęp. Jest to rozwiązanie, które ma wiele zalet, w tym oszczędności czasu i pieniędzy, dzięki czemu coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemu cyfrowego obiegu dokumentacji.
Skuteczne strategie migracji z papierowego do elektronicznego obiegu dokumentów
Jednak, aby skutecznie wdrożyć elektroniczny obieg dokumentacji, należy dobrze przeanalizować i przygotować szczegółowe plany i procedury, a także wybrać odpowiednie narzędzia i wsparcie techniczne. Dzięki większej dostępności innowacyjnych technologii i usług, jak np. chmura, systemy informatyczne są coraz bardziej wydajne i dostępne, co pozwala firmom w pełni korzystać z korzyści płynących z elektronicznego obiegu dokumentacji.
Podsumowując, wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentacji pozwoli firmom zmniejszyć koszty, zwiększyć wydajność i zapewnić lepszy dostęp do danych. W związku z tym, w najbliższej przyszłości systemy cyfrowe mogą stać się głównym nośnikiem informacji w polskich firmach.
Pozostańmy w kontakcie
Potrzebujesz pomocy? Napisz do nas
Sekretariat Workflow
Elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny Obieg Dokumentów (EZD) to nowoczesne rozwiązanie, które umożliwia skuteczne zarządzanie przepływem informacji w firmie. Dzięki zaawansowanym technologiom, proces przetwarzania dokumentów staje się bardziej efektywny, szybki i bezpieczny. W tym artykule przedstawiamy, jak EZD może przyczynić się do zwiększenia wydajności pracy Twojej firmy.
Elektroniczny obieg dokumentów definicja
Wg Wikipedii Elektroniczny obieg dokumentów – potoczne określenie systemu informatycznego do zarządzania obiegiem zadań oraz dokumentów działającego w oparciu o mechanizmy typu workflow. Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system informatyczny, który umożliwia digitalizację i zarządzanie przepływem dokumentów w firmie. Dzięki EOD, tradycyjne, papierowe dokumenty są zastępowane ich cyfrowymi odpowiednikami, co znacznie usprawnia procesy biznesowe.
Obieg dokumentów w firmie – jak to działa?
System EOD działa na zasadzie workflow, czyli zdefiniowanych procesów, które określają kolejność działań wykonywanych na dokumencie. Od momentu jego utworzenia lub zeskanowania, dokument przechodzi przez kolejne etapy, takie jak:
- Rejestracja: Dokument zostaje wprowadzony do systemu i przypisany do odpowiedniego procesu.
- Przejrzenie i zatwierdzenie: Dokument jest przekazywany kolejnym osobom do wglądu i akceptacji.
- Archiwizacja: Po zakończeniu procesu, dokument jest bezpiecznie przechowywany w systemie, co umożliwia łatwy dostęp do niego w przyszłości.
Galeria systemu Sekretariat Workflow
Wybrane zdjęcia z systemu obiegu dokumentów
Sekretariat Workflow
Korzyści elektronicznego obiegu dokumentów EZD
Przesyłanie elektroniczne dokumentów jest znacznie szybsze niż przesyłanie dokumentów papierowych.
Niższe koszty używania, przesyłania elektronicznych dokumentów
Dokumenty przechowywane w systemie elektronicznym są łatwo dostępne dla wszystkich pracowników
Przechowywanie danych w formie elektronicznej zmniejsza ryzyko utraty danych.
Funkcje nowoczesnych systemów obiegu dokumentów
01
Zarządzanie wersjami dokumentów
Jedną z kluczowych funkcji nowoczesnych systemów obiegu dokumentów jest zarządzanie wersjami dokumentów. Dzięki tej funkcji każda zmiana wprowadzona do dokumentu jest automatycznie rejestrowana, tworząc nową wersję. To pozwala na:
- Śledzenie historii zmian: Z łatwością można prześledzić, kto i kiedy wprowadził daną zmianę oraz jakie były jej efekty.
- Przywracanie poprzednich wersji: W przypadku błędów lub niezamierzonych zmian, można przywrócić dowolną wcześniejszą wersję dokumentu.
- Współpraca nad dokumentami: Różne wersje dokumentu mogą być jednocześnie dostępne dla wielu użytkowników, co ułatwia pracę zespołową.
02
Integracje z innymi narzędziami obiegu dokumentów
Nowoczesne systemy obiegu dokumentów są zaprojektowane tak, aby seamlessly integrowały się z innymi narzędziami biznesowymi, takimi jak:
- CRM (Customer Relationship Management): Integracja z systemem CRM umożliwia automatyczne tworzenie i przypisywanie dokumentów do konkretnych klientów lub kontaktów.
- ERP (Enterprise Resource Planning): Integracja z systemem ERP pozwala na automatyczne generowanie dokumentów, takich jak faktury czy zamówienia, na podstawie danych z systemu ERP.
- Chmura: Wiele systemów obiegu dokumentów jest dostępnych w chmurze, co umożliwia pracę z dokumentami z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do internetu.
03
Śledzenie zmian i dostępność audytowa
Śledzenie zmian to funkcja, która pozwala na monitorowanie wszelkich modyfikacji wprowadzanych do dokumentów. Dzięki temu można:
- Zidentyfikować autora zmian: Wiedzieć, kto wprowadził daną zmianę.
- Sprawdzić datę i godzinę wprowadzenia zmiany: Określić, kiedy dokonano modyfikacji.
- Porównać różne wersje dokumentu: Zobaczyć, jakie zmiany zostały wprowadzone.
Sekretariat Workflow
Jak i po co wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) jest kluczowym krokiem w cyfryzacji procesów biznesowych, który może przynieść firmie wiele korzyści. Proces ten nie tylko usprawnia zarządzanie dokumentami, ale również zwiększa efektywność, redukuje koszty i podnosi poziom bezpieczeństwa danych.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?
Analiza potrzeb organizacji: Pierwszym krokiem jest zrozumienie, jak firma aktualnie zarządza dokumentami oraz jakie procesy wymagają automatyzacji. Warto zidentyfikować kluczowe obszary, które generują największe obciążenie związane z papierową dokumentacją, np. księgowość, HR czy dział sprzedaży.
Wybór odpowiedniego systemu EOD: Na rynku dostępne są różnorodne rozwiązania, które mogą być dostosowane do specyfiki działalności. Ważne jest, aby wybrać system, który umożliwi integrację z już istniejącymi narzędziami, np. systemami ERP lub CRM. Należy zwrócić uwagę na funkcjonalności takie jak: archiwizacja, workflow, zatwierdzanie dokumentów czy współpraca między działami.
Po co wdrażać elektroniczny obieg dokumentów?
Efektywność i oszczędność czasu: Elektroniczny obieg dokumentów automatyzuje procesy takie jak zatwierdzanie faktur, umów, czy wniosków urlopowych, co pozwala oszczędzać czas i unikać zbędnych opóźnień.
Redukcja kosztów: Ograniczenie zużycia papieru, tonerów, oraz potrzeby fizycznej przestrzeni do przechowywania dokumentów znacząco redukuje koszty operacyjne.
Bezpieczeństwo: Elektroniczne systemy obiegu dokumentów oferują zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych, dostęp na podstawie ról, oraz możliwość śledzenia zmian w dokumentach.
Sekretariat Workflow
Zalety Elektronicznego obiegu dokumentów
Automatyzacja
Automatyzacja zadań związanych z obiegiem dokumentów zmniejsza czas potrzebny na załatwienie spraw.
Bezpieczeństwo
System obiegu dokumentów zapewnia bezpieczne przechowywanie danych i umożliwia szybkie odzyskanie danych w razie awarii.
Kontrola
System do obiegu dokumentów umożliwia wygodną współpracę między pracownikami i jednostkami biznesowymi, co zapewnia skuteczne i szybkie wypełnianie zadań.
Raporty
Za pomocą systemu do obiegu dokumentów można szybko i łatwo wyszukać potrzebne informacje.
Sekretariat Workflow
Zalety rozwiązania elektronicznego obiegu informacji
Elektroniczny Obieg Dokumentów zapewnia przede wszystkim sprawniejszy obrót pismami w firmach oraz instytucjach. Pozwala na zredukowanie czasu, który zajmowałyby na wykonanie tej samej czynności w tradycyjny sposób. Dzięki temu szybko można dostarczyć ważne informacje. Elektroniczny obieg dokumentów jest również bardziej wydajnyw porównaniu do tradycyjnych metod. System EOD pomaga w zarządzaniu wszystkimi dokumentami, jakie są w firmie. Zapewnia śledzenie każdej czynności wraz z jej datą i godziną.
Bezpieczeństwo przetwarzania elektronicznych dokumentów
Bezpieczeństwo w organizacji jest znacznie podnoszone dzięki elektronicznemu archiwum. Dzięki temu wszystkie informacje są przechowywane w jednym miejscu i są dostępne dla każdego, kto ma odpowiednie uprawnienia. Ponadto procesy są automatycznie wykonywane przez program, co zmniejsza konieczność wykonywania prac przez ludzi. Dzięki systemowi elektronicznego obiegu dokumentów sam proces przekazywania dokumentów jest w znacznym stopniu skrócony.
Swobodny dostęp do repozytorium dokumentów
System elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na swobodny dostęp do dokumentów , które jest dostępne są w bazie danych. Dzięki temu systemowi można szybko aktualizować dane, co pozwala na szybszy dostęp do informacji. EOD pozwala także na tworzenie raportów i analizowanie danych, co pozwala na lepsze zarządzanie procesami w firmie. Dzięki aplikacji do elektronicznego obiegu dokumentów może być wykorzystywany do tworzenia wydruków i archiwizowania danych.
Sekretariat Workflow
Przyszłość elektronicznego obiegu dokumentów
Rola AI i automatyzacji w przyszłości
Sztuczna inteligencja (AI) odgrywa coraz większą rolę w różnych dziedzinach, a zarządzanie dokumentami nie jest tu wyjątkiem. W przyszłości możemy spodziewać się, że AI jeszcze bardziej zautomatyzuje i usprawni procesy związane z elektronicznym obiegiem dokumentów. Oto kilka przykładów zastosowań AI:
- Automatyczne rozpoznawanie treści: Algorytmy AI będą coraz lepiej radzić sobie z rozpoznawaniem tekstu, obrazów i innych rodzajów danych zawartych w dokumentach. To umożliwi automatyczne indeksowanie, klasyfikowanie i wyszukiwanie dokumentów.
- Inteligentne wyszukiwanie: Dzięki AI wyszukiwanie informacji w dużych zbiorach dokumentów stanie się jeszcze bardziej precyzyjne. Systemy będą w stanie zrozumieć kontekst zapytania i dostarczać najbardziej relewantne wyniki.
Blockchain i bezpieczeństwo dokumentów
Technologia blockchain, znana przede wszystkim z zastosowania w kryptowalutach, ma również duży potencjał w dziedzinie zarządzania dokumentami. Dzięki blockchainowi można zapewnić:
- Niezmienność danych: Każda zmiana wprowadzona do dokumentu jest rejestrowana w blockchainie, co uniemożliwia późniejsze modyfikacje.
- Zwiększone bezpieczeństwo: Blockchain zapewnia wysoką odporność na ataki hakerskie i pozwala na śledzenie historii dokumentu.
- Zwiększenie zaufania: Dzięki transparentności blockchain, można łatwo zweryfikować autentyczność dokumentu i jego pochodzenie.
Cyfrowe podpisy
Cyfrowe podpisy są kolejnym elementem, który w przyszłości będzie odgrywał coraz większą rolę w elektronicznym obiegu dokumentów. Cyfrowy podpis pozwala na:
- Autentyfikację osoby podpisującej: Zapewnia, że dokument został podpisany przez uprawnioną osobę.
- Zapewnienie integralności dokumentu: Gwarantuje, że dokument nie został zmieniony po podpisaniu.
- Niezaprzeczalność: Odbiorca dokumentu może zweryfikować autentyczność podpisu, co uniemożliwia jego podważenie.
Sekretariat WorkFlow
Program elektroniczny obieg dokumentów – często zadawane pytania
Co to jest EOD?
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to proces wymiany i przetwarzania informacji w systemie informatycznym. System ten pozwala na wymianę dokumentów i informacji między użytkownikami, dostawcami, pracownikami i klientami. Pozwala on ujednolicić formaty dokumentów, zmniejszyć czas przetwarzania danych i wymiany informacji, a także na zmniejszenie kosztów związanych z przesyłaniem papierowych dokumentów.
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to technologia, która pozwala na skanowanie, zarządzanie i wymianę dokumentów w formie elektronicznej, w miejsce wysyłania i przechowywania ich w postaci papierowej. Systemy e–dokumentów pozwalają na dostęp do informacji, które są przechowywane w bezpiecznych i zabezpieczonych repozytoriach danych, a także umożliwiają automatyzację procesów biznesowych. Pozwalają one również na szybką i łatwą wymianę informacji między pracownikami, klientami i partnerami biznesowymi za pośrednictwem sieci.
Czy elektroniczny system obiegu dokumentów jest bezpieczny?
Elektroniczny system obiegu dokumentów może być bardzo bezpieczny, jeśli jest odpowiednio skonfigurowany i przestrzegane są środki bezpieczeństwa. Warto jednak pamiętać, że istnieje ryzyko cyberataków, które mogą być szczególnie niebezpieczne dla systemów obiegu dokumentów. Dlatego ważne jest, aby stosować wszelkie dostępne środki ochrony, w tym właściwe zabezpieczenia sieci i aktualizacje oprogramowania, aby zminimalizować ryzyko wycieku danych.
Czy z systemu elektronicznego obiegu dokumentów mogą korzystać tylko duże firmy?
Nie, system elektronicznego obiegu dokumentów może być wykorzystywany przez przedsiębiorstwa wszystkich wielkości. Jest on przydatny również dla małych firm, ponieważ pozwala na wyeliminowanie drogiego i czasochłonnego procesu papierowego i zapewnia lepszą organizację dokumentacji.
Z czego składa się elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów składa się z systemu do skanowania dokumentów, oprogramowania do digitalizacji dokumentów, bazy danych do przechowywania i wyszukiwania skanowanych dokumentów oraz oprogramowania do współpracy, takiego jak edytor tekstowy do edycji dokumentów lub system do zarządzania zadaniami. System może również zawierać narzędzia do wizualizacji i raportowania, aby upewnić się, że dokumentacja jest aktualna.Odbiorcami naszych produktów i usług są małe, średnie jak i duże przedsiębiorstwa z różnorodnych branż. Korzystając z naszego zaplecza technicznego jesteśmy w stanie zrealizować nawet najtrudniejsze projekty.
Oprócz gotowych rozwiązań oferujemy także projektowanie i realizację programów na zamówienie, dopasowanych do indywidualnych potrzeb Klienta.
Co mogę zyskać wdrażając EOD do mojego przedsiębiorstwa?
1. Poprawa efektywności – EOD dostarczy informacji i narzędzi, które ułatwią zrozumienie i zautomatyzowanie procesów, poprawiając w ten sposób ogólną efektywność przedsiębiorstwa.
2. Większa elastyczność – EOD pozwoli na szybkie dostosowanie procesów biznesowych do zmieniających się potrzeb, dzięki czemu przedsiębiorstwo będzie mogło dostosować się do zmieniającego się otoczenia.
3. Oszczędność czasu – EOD zmniejszy czas potrzebny na wykonanie zadań, dzięki czemu pracownicy będą w stanie wykonywać więcej w krótszym czasie.
4. Poprawa bezpieczeństwa danych – EOD umożliwi lepszą kontrolę nad danymi i ich wykorzystaniem, co zminimalizuje ryzyko wycieku informacji lub nadużyć.
5. Zwiększenie skuteczności – EOD zapewni przedsiębiorstwu szybsze i bardziej skuteczne działanie, co pozwoli zwiększyć rentowność biznesu.
Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie
1. Wdróż system zarządzania obiegiem dokumentów: System zarządzania obiegiem dokumentów (EOD) pozwala firmom na szybkie i skuteczne zarządzanie dokumentami. Umożliwia on zarządzanie, przechowywanie, wyszukiwanie i dostęp do dokumentów wewnątrz firmy.
2. Wprowadź skanowanie dokumentów: Skanowanie dokumentów pozwala na przechowywanie ich w postaci cyfrowej, co znacznie usprawnia proces obiegu dokumentów.
3. Ustaw automatyczne powiadomienia: Automatyczne powiadomienia mogą być ustawione w systemie EOD, aby na bieżąco informować o postępie obiegu dokumentów.
4. Wprowadź zabezpieczenia: Bezpieczeństwo dokumentów jest bardzo ważne, szczególnie w dzisiejszych czasach. Wprowadzenie zabezpieczeń w systemie EOD zapewni, że tylko upoważnione osoby będą miały dostęp do dokumentów.
5. Utwórz procedury: Utworzenie procedur obiegu dokumentów zapewni, że każdy z pracowników będzie wiedział, jak postępować z każdym dokumentem.
Jak zorganizować obieg dokumentów?
1. Zdefiniuj swoje potrzeby – Przed przystąpieniem do organizacji obiegu dokumentów należy określić, jakie dokumenty będą przetwarzane i jaki jest cel obiegu. Należy również określić, kto będzie odpowiedzialny za określone procedury i jakie będą ich obowiązki.
2. Ustal procesy obiegu dokumentów – Można to zrobić poprzez wypracowanie i wyrażenie wszystkich procedur w formie wizualnego schematu lub diagramu. Wszystkie potrzebne informacje powinny zostać zawarte w diagramie, aby zapewnić jednoznaczność.
3. Wybierz odpowiedni system obiegu dokumentów – Istnieje wiele technologii do automatyzacji obiegu dokumentów, od prostych narzędzi do zarządzania dokumentami po systemy wspomagające procesy biznesowe. Wybór odpowiedniego systemu zależy od Twoich potrzeb.
4. Ustal zasady bezpieczeństwa – Aby zapewnić bezpieczeństwo danych i dokumentów, należy określić zasady dotyczące ich obiegu, w tym zasady przechowywania, archiwizacji i usuwania.
5. Monitoruj i testuj obieg dokumentów – Po wdrożeniu systemu obiegu dokumentów, należy monitorować proces i regularnie go testować, aby upewnić się, że system działa zgodnie z oczekiwaniami.
Pozostańmy w kontakcie
Potrzebujesz pomocy? Napisz do nas