Kiedy wchodzi EZD?
Kiedy wchodzi EZD? Od 1 stycznia 2026 roku polskie urzędy i jednostki podległe są zobowiązane do wprowadzenia systemu Elektronicznej Zintegrowanej Dokumentacji, zwanej EZD. Ta data stanowi przełomowy moment dla administracji publicznej oraz dla firm, które współpracują z sektorem publicznym. W tym rozdziale przyjrzymy się bliżej temu, czym jest EZD, jakie są cele jego wprowadzenia oraz co oznacza to dla przedsiębiorstw.
Czym jest EZD?
Elektroniczna Zintegrowana Dokumentacja (EZD) to system informatyczny, który ma na celu zautomatyzowanie i usprawnienie procesów zarządzania dokumentacją w urzędach i jednostkach podległych. Dzięki EZD dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej, co ma zastąpić tradycyjne, papierowe archiwum. System ten umożliwia także integrację różnych typów dokumentów oraz usprawnienie ich obiegu i przetwarzania.
Cele wprowadzenia EZD
Głównym celem wprowadzenia systemu EZD jest usprawnienie pracy administracji publicznej poprzez:
- Eliminację papierowej dokumentacji i przechodzenie na formę elektroniczną, co ma przyczynić się do oszczędności czasu, miejsca i kosztów.
- Poprawę dostępności i przejrzystości dokumentów dla pracowników administracji oraz dla obywateli.
- Zwiększenie efektywności procesów zarządzania dokumentacją poprzez automatyzację różnych zadań, takich jak generowanie, wyszukiwanie czy archiwizowanie dokumentów.
- Zapewnienie zgodności z wymaganiami prawno-organizacyjnymi, w tym przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Konsekwencje dla firm
Wprowadzenie systemu EZD ma także istotne konsekwencje dla firm współpracujących z sektorem publicznym:
- Firmy będą zobowiązane do przesyłania dokumentów do urzędów w formie elektronicznej, co może wymagać dostosowania swoich procesów i systemów informatycznych.
- Konieczne będzie ścisłe przestrzeganie wymogów dotyczących formatu i zabezpieczeń elektronicznych dokumentów.
- Firmy mogą skorzystać z korzyści wynikających z większej przejrzystości i efektywności komunikacji z administracją publiczną.
Nadchodzące zmiany w związku z wprowadzeniem systemu EZD
Dokładna data wejścia w życie systemu EZD: Od 1 stycznia 2026 roku wszystkie urzędy i jednostki podległe będą zobowiązane do korzystania z systemu Elektronicznej Zintegrowanej Dokumentacji (EZD). Jest to kluczowa data, która oznacza przejście administracji publicznej na elektroniczny sposób zarządzania dokumentacją.
Kto jest objęty systemem EZD
Urzędy i jednostki podległe są zobowiązane do wprowadzenia systemu: System EZD obejmuje wszystkie urzędy administracji publicznej na różnych szczeblach – centralnych, regionalnych oraz lokalnych. Dotyczy to również innych jednostek podległych, takich jak instytucje, agendy rządowe, samorządowe oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne.
Konsekwencje nieprzestrzegania
Sankcje za brak przestrzegania nowych przepisów: Brak przestrzegania przepisów dotyczących systemu EZD może skutkować różnymi sankcjami dla urzędów i jednostek podległych. Sankcje te mogą obejmować:
Kary finansowe: Administracja publiczna może być obłożona wysokimi karami finansowymi za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących EZD. Wysokość kar może zależeć od wielkości urzędu oraz stopnia naruszenia przepisów.
Utrata zaufania publicznego: Brak efektywnego zarządzania dokumentacją może prowadzić do utraty zaufania społecznego wobec urzędu lub instytucji, co może mieć negatywne konsekwencje polityczne i społeczne dla osób zarządzających.
Problemy prawne: Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących EZD może skutkować problemami prawno-organizacyjnymi, takimi jak pozwolenia na działanie, utrata akredytacji czy konieczność poniesienia kosztów naprawczych.
Opóźnienia w realizacji zadań: Z powodu trudności związanych z zarządzaniem dokumentacją, urzędy mogą napotykać opóźnienia w realizacji swoich zadań, co może negatywnie wpłynąć na jakość świadczonych usług oraz na relacje z klientami i obywatelami.
Inne sankcje administracyjne: Ponadto, nieprzestrzeganie przepisów dotyczących EZD może skutkować innymi sankcjami administracyjnymi, takimi jak zawieszenie działalności, zmniejszenie dotacji czy utrata przywilejów.
Wprowadzenie systemu EZD oznacza więc konieczność przygotowania się zarówno dla urzędów i jednostek podległych, jak i dla firm współpracujących z sektorem publicznym, aby uniknąć negatywnych konsekwencji wynikających z nieprzestrzegania nowych przepisów.
Przygotowanie się do EZD szczegółowe informacje o procesie wdrożenia
Wprowadzenie systemu Elektronicznej Zintegrowanej Dokumentacji (EZD) wymaga starannego przygotowania oraz ścisłego przestrzegania określonych kroków. Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje o procesie wdrożenia systemu EZD krok po kroku:
- Ocena aktualnej sytuacji: Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie szczegółowej oceny aktualnych procesów zarządzania dokumentacją w organizacji. Należy zidentyfikować, jakie dokumenty są przechowywane, jakie są procesy ich generowania, przetwarzania i archiwizowania oraz jakie są ewentualne problemy z nimi związane.
- Analiza wymagań systemu EZD: Następnie należy dokładnie zapoznać się z wymaganiami systemu EZD oraz przepisami dotyczącymi przechowywania i przetwarzania dokumentów. Wymagania te mogą dotyczyć formatu dokumentów, sposobu archiwizacji, zabezpieczeń oraz dostępu do dokumentacji.
- Wybór odpowiedniego rozwiązania: Po zrozumieniu wymagań systemu EZD konieczne jest wybranie odpowiedniego rozwiązania informatycznego, które umożliwi skuteczne zarządzanie dokumentacją zgodnie z nowymi przepisami. Może to być gotowe oprogramowanie dedykowane do zarządzania dokumentacją lub system stworzony specjalnie dla danej organizacji.
- Wdrożenie systemu: Po wyborze odpowiedniego rozwiązania należy przystąpić do jego wdrożenia. Proces ten może obejmować instalację oprogramowania, dostosowanie do potrzeb organizacji, migrację danych oraz szkolenie personelu.
Jak dostosować swoje procedury
Po wdrożeniu systemu EZD konieczne jest dostosowanie obecnych procedur organizacyjnych do wymagań systemu. Poniżej przedstawiamy wskazówki dotyczące zmiany obecnych praktyk:
- Przejście na formę elektroniczną: Wszystkie dokumenty powinny być generowane, przetwarzane i przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z wymaganiami systemu EZD. Należy zrezygnować z papierowej dokumentacji i wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów.
- Ustandaryzowanie procedur: Procedury związane z zarządzaniem dokumentacją powinny być ustandaryzowane i zgodne z wytycznymi systemu EZD. Należy określić klarowne zasady dotyczące tworzenia, identyfikacji, przechowywania i udostępniania dokumentów.
- Wdrożenie zabezpieczeń: Wprowadzenie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak kontrola dostępu czy szyfrowanie danych, aby zapewnić bezpieczeństwo dokumentacji przechowywanej w systemie EZD.
Po więcej informacji zapraszamy do artykułu jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów?