Jakie są obowiązki urzędów w zakresie prowadzenia książki korespondencji?

Książka korespondencji to uporządkowany rejestr całej wpływającej i wysyłanej dokumentacji w urzędzie. Służy do ewidencji pism, petycji, skarg, wniosków i innych form komunikacji z interesantami. Pełni funkcję kontrolną, zapewniając przejrzystość i porządek w przepływie informacji. Prowadzenie książki korespondencji to obowiązek każdego urzędu, ale może być również cennym narzędziem do usprawnienia obsługi interesantów, zwiększenia przejrzystości działań i poprawy efektywności pracy.

Jakie są obowiązki urzędów w zakresie prowadzenia książki korespondencji
Co znajdziesz na stronie

Czym jest książka korespondencji i kiedy jest używana?

Książka korespondencji to uporządkowany rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej w urzędzie. Służy do ewidencji pism, petycji, skarg, wniosków i innych form komunikacji z interesantami.

W jakich sytuacjach używana jest książka korespondencji?

Książka korespondencji wykorzystywana jest w wielu sytuacjach, m.in.:

  • Przy rejestrowaniu wpływającej korespondencji: Każda wpływająca do urzędu przesyłka powinna zostać wpisana do książki korespondencji. Należy odnotować m.in. datę wpływu, numer identyfikacyjny sprawy, dane nadawcy, treść sprawy i sposób załatwienia.
  • Przy rejestrowaniu wysyłanej korespondencji: Wpis do książki korespondencji powinien zostać sporządzony również dla każdej wysyłanej z urzędu przesyłki. Należy odnotować m.in. datę wysłania, numer identyfikacyjny sprawy, dane adresata, treść sprawy i sposób wysłania (np. pocztą, e-mailem).
  • Przy wyszukiwaniu spraw: Książka korespondencji ułatwia szybkie odnalezienie konkretnej sprawy na podstawie numeru identyfikacyjnego, daty wpływu/wysłania, danych nadawcy/odbiorcy lub innych kryteriów.
  • Przy kontroli terminowości załatwiania spraw: Na podstawie zapisów w książce korespondencji można kontrolować, czy sprawy są załatwiane w terminach określonych przepisami prawa.
  • Do celów archiwalnych: Książka korespondencji stanowi ważny dokument archiwalny, który może być dowodem w przypadku sporów lub kontroli.

Podstawy prawne i regulacje dotyczące prowadzenia książki korespondencji

Obowiązek prowadzenia książki korespondencji w urzędach administracji publicznej wynika z:

  • Ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 205)
  • Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej z dnia 15 grudnia 2009 r. (Dz.U. z 2009 r. Nr 229, poz. 1466)

Dodatkowo, sposób prowadzenia książki korespondencji może być szczegółowo uregulowany w aktach wewnętrznych urzędu, np. w zarządzeniu Prezesa Urzędu.

wydruk książki korespondencji
Wydruk książki korespondencji w programie Sekretariat Firma

Obowiązki urzędów w zakresie prowadzenia książki korespondencji

Prowadzenie książki korespondencji to nie tylko formalny obowiązek, ale i narzędzie do zapewnienia porządku i przejrzystości w przepływie informacji w urzędzie. Urzędy mają szereg obowiązków związanych z jej prowadzeniem, m.in.:

1. Zapewnienie odpowiedniej formy książki korespondencji

Książka korespondencji może być prowadzona w formie:

  • Książki papierowej: Tradycyjna forma, która wymaga ręcznego wpisywania danych.
  • Elektronicznej: Nowoczesna forma, która pozwala na automatyzację wielu procesów i ułatwia wyszukiwanie informacji.

2. Określenie zakresu informacji zawartych w książce korespondencji

Do minimalnego zestawu informacji, które powinny znaleźć się w książce korespondencji, należą:

  • Numer identyfikacyjny sprawy
  • Data wpływu/wysłania korespondencji
  • Dane nadawcy/odbiorcy
  • Treść sprawy
  • Sposób załatwienia sprawy (np. wysłano pismo, złożono do akt)
  • Uwagi

Urzędy mogą rozszerzyć ten zestaw o dodatkowe informacje, np. numer przesyłki, dane osoby odbierającej korespondencję, informację o załącznikach.

3. Ustalenie procedur przyjmowania i rejestrowania korespondencji

Procedury powinny określać m.in.:

  • Sposób przyjmowania korespondencji (np. w kancelarii urzędu, za pośrednictwem poczty)
  • Sposoby rejestrowania korespondencji (np. ręcznie, elektronicznie)
  • Zasady nadawania numerów identyfikacyjnych sprawom
  • Obowiązki pracowników urzędu w zakresie przyjmowania i rejestrowania korespondencji

4. Zapewnienie dostępu do książki korespondencji

Osoby uprawnione, np. interesanci, pracownicy urzędu, organy kontrolne, powinny mieć możliwość wglądu do książki korespondencji zgodnie z przepisami prawa.

5. Archiwizacja książki korespondencji

Książka korespondencji stanowi ważny dokument archiwalny, który powinien być przechowywany zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jak urzędy powinny rejestrować korespondencję? Szczegółowy przewodnik krok po kroku

Rejestracja korespondencji to kluczowy element zapewniający porządek i kontrolę nad przepływem informacji w urzędzie. Poniżej przedstawiamy szczegółowy przewodnik krok po kroku, jak urzędy powinny rejestrować korespondencję:

Krok 1: Przyjęcie korespondencji

  • Korespondencja może być przyjmowana w kancelarii urzędu, za pośrednictwem poczty lub elektronicznie.
  • Pracownik urzędu powinien sprawdzić stan przesyłki i odnotować ewentualne uszkodzenia.
  • Należy sprawdzić kompletność dokumentów i załączników.

Krok 2: Nadanie numeru identyfikacyjnego sprawy

  • Każdej wpływającej sprawie powinien zostać nadany unikalny numer identyfikacyjny.
  • Numer identyfikacyjny powinien być nadany w sposób chronologiczny, np. według daty wpływu lub numeru dziennika korespondencji.

Krok 3: Rejestracja korespondencji w książce korespondencji

  • Wpis w książce korespondencji powinien zawierać co najmniej następujące informacje:
    • Numer identyfikacyjny sprawy
    • Data wpływu/wysłania korespondencji
    • Dane nadawcy/odbiorcy
    • Treść sprawy
    • Sposób załatwienia sprawy (np. wysłano pismo, złożono do akt)
    • Uwagi
  • Możliwe jest rozszerzenie zakresu informacji o dodatkowe dane, np. numer przesyłki, dane osoby odbierającej korespondencję, informację o załącznikach.

Krok 4: Oznaczenie korespondencji

  • Na korespondencji i ewentualnych załącznikach należy umieścić numer identyfikacyjny sprawy.
  • Można również użyć pieczątki urzędowej z datą wpływu.

 

Zapraszamy do dalszej lektury:

Elektroniczna książka korespondencji sprosta wymogom RODO

Jak prawidłowo prowadzić książkę korespondencji

Czy książka korespondencji jest obowiązkowa?

Ocena
5/5